Podatnik VAT nawiązując współpracę z nieuczciwym kontrahentem, może narazić się na nieprzyjemne konsekwencje podatkowe. Dlatego każdy przedsiębiorca, aby nie być oskarżonym przez urząd o niezachowanie należytej staranności w transakcjach, powinien sprawdzać swoich kontrahentów. Weryfikacja kontrahenta może być przeprowadzona na wiele sposobów.

Wykaz podatników VAT

Szef KAS na podstawie art. 96b ust. 1 ustawy o VAT prowadzi w postaci elektronicznej Wykaz podmiotów:

• w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
• zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Wykaz taki jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę.

Aby sprawdzić kontrahenta poprzez Wykaz podatników VAT, czyli tzw. białą listę, należy skorzystać z wyszukiwarki internetowej: www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.

W celu znalezienia danych kontrahenta należy wpisać jedną z poniższych danych:

• NIP,
• numer REGON,
• nazwę podmiotu (minimum 5 znaków z wyłączeniem znaków specjalnych),
• numer rachunku.

Podatnicy mogą także skorzystać z możliwości wnioskowania o zaświadczenie z urzędu skarbowego w tym zakresie na podstawie art. 96 ust. 13 ustawy o VAT.

Dodatkowo, na stronie internetowej podatki.gov.pl, podatnik ma możliwość za pośrednictwem bazy on-line pod nazwą „Sprawdź status podmiotu w VAT” sprawdzenia i potwierdzenia, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Sprawdzanie kontrahenta z UE w rejestrach

Jak wynika z art. 97 ust. 17 ustawy o VAT, podatnicy mogą uzyskać potwierdzenie statusu unijnego kontrahenta od krajowych organów podatkowych. Zainteresowanym może być podatnik lub osoba prawna, która nie jest takim podatnikiem, mający interes w uzyskaniu potwierdzenia.

Należy podkreślić, że każde państwo członkowskie zobowiązane jest do udostępniania innym państwom UE swojej krajowej bazy podatników zarejestrowanych dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego, zawierającej dane podmiotów, którym nadano numer identyfikacyjny VAT. W bazie tej umieszczone są następujące informacje na temat każdego podatnika:

• indywidualny numer identyfikacyjny VAT,
• imię i nazwisko lub nazwa podatnika,
• adres przedsiębiorstwa, tj. adres, zgodnie z którym przedsiębiorstwo przypisane jest do odpowiedniego urzędu skarbowego,
• data przyznania numeru identyfikacyjnego,
• data wygaśnięcia numeru identyfikacyjnego.

Potwierdzanie numerów identyfikacyjnych przydzielonych podatnikom VAT odbywa się za pośrednictwem jednostek administracyjnych (np. urzędów skarbowych) kraju, z którego pochodzi podatnik zwracający się o weryfikację takiego numeru (telefonicznie, pocztą elektroniczną lub faksem), w niektórych krajach także w systemie on-line.

Wniosek dotyczący potwierdzania numeru identyfikacyjnego VAT kontrahenta z UE podatnik może złożyć, na podstawie rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia (Dz. U. z 2017 r. poz. 434), do Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu:

• drogą pocztową na adres: Biuro Wymiany Informacji Podatkowych Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu, ul. Poznańska 46, 62-510 Konin, bądź
• telefonicznie: potwierdzanie numerów VAT kontrahentów unijnych odbywa się za pośrednictwem infolinii Krajowej Informacji Podatkowej.

Wnioski można także kierować do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, np. na druku VAT-ID.

Ponadto numer identyfikacyjny VAT kontrahenta z UE podatnik może potwierdzić poprzez wyszukiwarkę internetową (VIES) znajdującą się na stronie Komisji UE pod adresem ec.europa.eu/taxation_customs/vies/? locale=pl. Ważne jest to, aby podatnik zachował dowód weryfikacji kontrahenta na wypadek kontroli.

W systemie wymiany informacji o VAT (VIES) nie ma możliwości wyszukania numeru identyfikacyjnego VAT na podstawie nazwy lub adresu kontrahenta.

Europejski portal e-Sprawiedliwość

Podatnik może też wyszukać informacje na temat spółek zarejestrowanych w dowolnym państwie UE przy pomocy europejskiego portalu e-Sprawiedliwość (https://e-justice.europa.eu).

Zgodnie bowiem z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2017/1132 państwa członkowskie zapewniają dostępność aktualnych informacji wyjaśniających przepisy prawa krajowego, zgodnie z którymi osoby trzecie mogą powoływać się na informacje i każdy rodzaj dokumentu, o których mowa w art. 14 (dotyczy to ujawniania przez spółki m.in. aktów założycielskich czy statutu, informacji o zmianie siedziby spółki, powołania i zakończenia sprawowania funkcji w spółce czy też rozwiązania spółki).

Jak określa art. 17 tej dyrektywy, państwa UE dostarczają informacji wymaganych do publikacji na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” zgodnie z zasadami funkcjonowania tego portalu oraz jego wymogami technicznymi. Informacje te publikowane są na portalu we wszystkich językach urzędowych Unii.

Na podstawie powyższych przepisów Minister Sprawiedliwości utworzył Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego, zwaną „Centralną Informacją”. Wyszukiwanie spółki może odbywać się według nazwy spółki lub numeru w rejestrze.

Oprócz tego podatnik w celu sprawdzenia kontrahenta z UE, poza weryfikacją w powyżej wskazanych rejestrach, może także skontaktować się z polską placówką dyplomatyczną w kraju, w którym działa dany kontrahent.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 79 (2058) z dnia 2023-10-02

Zasady korygowania transakcji opodatkowanych VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl