Jeżeli podatnik dokonuje zapłaty zaliczki w wysokości przekraczającej 15.000 zł na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, to jej zapłaty powinien dokonać w mechanizmie podzielonej płatności. W takim przypadku w komunikacie przelewu w miejsce numeru faktury podatnik wpisuje wyraz „zaliczka”.

MPP a zaliczka

Jak wynika z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT, przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności.

Powyższa zasada dotyczy także płatności, o których mowa w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, czyli w przypadku regulowania zaliczek. Wtedy w komunikacie przelewu w miejsce numeru faktury podatnik wpisuje wyraz „zaliczka”. Tak określa art. 108a ust. 1c ustawy o VAT.

Przy czym należy pamiętać, na co zwracają uwagę organy podatkowe, że w przypadku zapłaty zaliczki w MPP, podatnik powinien być w stanie udokumentować, że zapłacona przez niego zaliczka dotyczy konkretnej faktury, którą otrzymał po zapłacie zaliczki. Jeżeli podatnik nie będzie w stanie powiązać płatności zaliczki z konkretną fakturą dokumentującą tę zaliczkę, istnieje ryzyko powstania wątpliwości, czy podatnik wywiązał się z obowiązku zapłaty w MPP, jeżeli taki obowiązek u niego powstał w związku z tą zaliczką. W przypadku płatności zaliczek o tym, czy powstaje obowiązek zapłaty w MPP decydują zasady ogólne, a więc wartość brutto zaliczki oraz przedmiot transakcji (nabycie towarów i usług z załącznika nr 15).

Faktura pro forma

Przez fakturę, w myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast, zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jak widać, przepisy o VAT nie zawierają regulacji dotyczących wystawiania faktur pro forma. Pomimo tego dokument ten często jest stosowany w praktyce pomiędzy podmiotami, np. w celu potwierdzenia przyjęcia zamówienia do realizacji.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 4 maja 2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.67.2022.1.KO, wyjaśnił, że oznaczenie dokumentu wyrazami „pro forma” powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku. Zdaniem organu, wystawienie takiego dokumentu, choćby zawierał wszystkie elementy faktury, nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie sprzedaży albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi.

W związku z tym, w sytuacji gdy kontrahent sporządził fakturę pro forma, podatnik ją otrzymujący nie musi jej, co do zasady, regulować w MPP. Jednak gdy kwota wpłaty będzie przekraczała kwotę 15.000 zł i będzie dotyczyła towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15, to zapłata ta będzie musiała być dokonana w MPP. W komunikacie przelewu podatnik wpisze słowo „zaliczka” zamiast numeru faktury.

W tym miejscu należy także nadmienić, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o VAT, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) WDT,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 (dotyczy, co do zasady, mediów),

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT (m.in. przeniesienia z mocy prawa prawa własności towarów w zamian za odszkodowanie).

Fakturę zaliczkową, co do zasady, należy sporządzić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Można ją również wystawić przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed tym terminem (art. 106b ust. 1 pkt 4 i art. 106i ust. 2 i ust. 7 ustawy o VAT).

Warto także pamiętać, że od 1 września 2023 r. wprowadzono rozwiązanie, stosowane wcześniej w praktyce, pozwalające na odstąpienie od obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu danej czynności w tym samym miesiącu, w którym jej dokonał. Brak obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, o którym mowa, nie ma zastosowania w przypadkach, dla których terminy wystawienia faktury określone są w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT (szczególne zasady wystawiania faktur).

Sankcja

Podatnik, który pomimo obowiązku nie dokonał zapłaty w MPP, może liczyć się z ustaleniem przez naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego sankcji w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, sankcji nie ustala się. Podatnik może uniknąć ustalania tej sankcji, pod warunkiem że sprzedawca rozliczy całą kwotę VAT wynikającą z faktury, która została zapłacona z naruszeniem art. 108a ust. 1a ustawy o VAT.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 93 (2072) z dnia 2023-11-20

Składki na FP, FS i FGŚP za pracowników oraz zleceniobiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl