Sprzedaż na rzecz innych podatników powinna być co do zasady dokumentowana fakturą, natomiast sprzedaż na rzecz osób prywatnych – paragonem fiskalnym (chociaż i tutaj są wyjątki). Przepisy o VAT nie zabraniają jednak, by sprzedaż na rzecz podatników była dodatkowo ewidencjonowana w kasie fiskalnej. W takim przypadku sprzedający ma sporządzone dwa dokumenty: fakturę oraz paragon.

Dokumentowanie sprzedaży fakturą

Transakcje dokonywane pomiędzy podatnikami powinny być dokumentowane fakturą sprzedaży. Jak wynika bowiem z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, wystawienie faktury jest obowiązkowe wobec sprzedaży dokonywanej przez podatnika VAT czynnego:

• na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
• w ramach WDT na rzecz innych podmiotów niż wymienione powyżej,
• w ramach WSTO (z pewnymi wyjątkami),
• z tytułu otrzymanej części lub całości zapłaty, przed dokonaniem sprzedaży.

Tak więc fakturę wystawia się generalnie na rzecz innego podatnika z tytułu dokonanej dostawy towarów lub świadczenia usług. Przy czym obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz innego podatnika nie wyklucza jednocześnie możliwości zaewidencjonowania tej sprzedaży w kasie fiskalnej i wystawienia do niej paragonu fiskalnego. Należy pamiętać, że w tym przypadku sprzedawca ma możliwość wystawienia faktury (z NIP nabywcy) do paragonu na rzecz podatnika, wyłącznie w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym znajduje się NIP nabywcy. Sprzedawca, sporządzając fakturę do paragonu, na którym nie został wskazany NIP nabywcy, naraża się na karę w postaci sankcji w wysokości 100% podatku VAT wykazanego na fakturze.

Zatem, jak wynika z powyższego, zaewidencjonowanie w kasie fiskalnej sprzedaży potwierdzonej paragonem fiskalnym bez NIP nabywcy wyklucza możliwość późniejszego wystawienia faktury zawierającej jego NIP do takiego paragonu.

Stanowisko takie potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 20 grudnia 2022 r., sygn. akt I SA/Gd 1109/22 (orzeczenie nieprawomocne). WSA stwierdził, że w sytuacji, gdy sprzedaż dokumentowana jest paragonem fiskalnym, na którym nie zamieszczono NIP podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, podatnik nie ma prawa do wystawienia faktury do paragonu na dane tego podmiotu (z jego NIP).

Sprawa dotyczyła czynnego podatnika VAT prowadzącego działalność gospodarczą m.in. w branży hotelarskiej i sanatoryjnej. Jedną z rozstrzyganych wątpliwości była kwestia możliwości (prawa) wystawienia faktury z NIP nabywcy z tytułu świadczonych usług noclegowych, gastronomicznych oraz opieki medycznej udokumentowanych wcześniej paragonem bez NIP.

Sąd, zgadzając się z organem podatkowym, powołując się na art. 106b ust. 5 i ust. 6 ustawy o VAT, uznał, że w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

Sąd podkreślił, że jeśli sprzedawca wystawi do paragonu fakturę bez NIP nabywcy (jak dla konsumenta), zaś nabywca wystawi do takiej faktury notę korygującą, którą uzupełni NIP, to wówczas akceptacja takiej noty korygującej przez wystawcę faktury będzie równoznaczna z naruszeniem zakazu, o którym mowa w art. 106b ust. 5 ustawy o VAT. WSA wyjaśnił, że naruszenie obowiązku wynikającego z komentowanych przepisów jest zagrożone sankcjami podatkowymi i ewentualnie karnymi skarbowymi. W razie stwierdzenia tego faktu właściwy organ nakłada na podatnika dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Nie jest to rozstrzygnięcie uznaniowe. Organ ma obowiązek nałożyć na podatnika naruszającego obowiązek, o którym mowa, dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Wysokość zobowiązania odpowiada kwocie podatku z faktury wystawionej wbrew komentowanym przepisom. Sankcja ta jest nakładana decyzją.

Natomiast podatnik uważał, że art. 106b ust. 5 i ust. 6 ustawy o VAT nie znajduje zastosowania do świadczonych przez niego usług opieki zdrowotnej, usług noclegowych i gastronomicznych. Stanowisko to, w ocenie Sądu zasadnie zostało uznane w interpretacji za nieprawidłowe. Rację ma, zdaniem WSA, Dyrektor KIS twierdząc, że podatnik jest i będzie uprawniony do wystawiania na żądanie klienta faktury do paragonu fiskalnego niezawierającego NIP, jednakże faktura taka nie może/nie będzie mogła zawierać NIP nabywcy. Jak wskazał WSA, niewątpliwie art. 106b ust. 5 i ust. 6 ustawy o VAT nie uzależnia braku możliwości wystawienia faktury z NIP do paragonu niezawierającego NIP od rodzaju sprzedaży (opodatkowana/zwolniona).

Dokumentowanie sprzedaży dla osób prywatnych

Paragonem fiskalnym jest dokumentowana sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, który sprzedający jest zobowiązany wydać kupującemu. Przy czym często zdarza się, że osoby prywatne występują do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. W takiej sytuacji sprzedawca zobowiązany jest do jej wystawienia:

• w terminie 15. dnia kolejnego miesiąca, jeśli zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
• nie później niż do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Przy czym sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na rzecz osoby prywatnej, jeśli takie żądanie wpłynęło do niego w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miało miejsce wykonanie usługi lub dostawa towarów. Po upływie tego terminu sprzedawca może, ale nie musi sporządzić faktury.

Faktura do paragonu w JPK_VAT

W pliku JPK_VAT faktury sprzedaży wystawiane do paragonów muszą być wykazane w części ewidencyjnej pliku JPK i być oznaczone FP. Oznacza to, że sprzedawca, wystawiając fakturę do paragonu, niezależnie od tego, czy jest to faktura na rzecz podatnika, czy na rzecz osoby prywatnej, musi ją wykazać w pliku JPK_VAT w części ewidencyjnej z oznaczeniem FP. Wykazanie tej faktury w pliku JPK_VAT ma tylko charakter ewidencyjny, faktura ta (z oznaczeniem FP) nie jest bowiem uwzględniana wartościowo. Natomiast wartość sprzedaży z tytułu transakcji zaewidencjonowanych w kasie fiskalnej (i dodatkowo udokumentowanych fakturą) zostanie wykazana na podstawie raportu okresowego z kasy fiskalnej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 59 (2038) z dnia 2023-07-24

Rozpoczynamy działalność gospodarczą – prawa i obowiązki podatników VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl