W myśl przepisów ustawy o pracowniczych planach kapitałowych podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną, w imieniu której zobowiązany jest zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Jakie sankcje grożą za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie?

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Za niedopełnienie tego obowiązku w terminie grozi kara grzywny. Może ona zostać nałożona na podmiot zatrudniający albo osobę zobowiązaną do działania w imieniu tego podmiotu – w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u tego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym rok popełnienia czynu zabronionego.

Sprawdzenia, czy dany podmiot wywiązał się z tego obowiązku w wymaganym terminie, dokonuje Polski Fundusz Rozwoju. W tym celu do ostatniego dnia miesiąca następującego po każdym kwartale danego roku kalendarzowego ZUS udostępnia PFR informację zawierającą nazwę, NIP, adres siedziby i adres do korespondencji lub adres zamieszkania i adres wykonywania działalności gospodarczej płatników będących podmiotami zatrudniającymi, którzy deklarowali w tym kwartale składki na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby zatrudnione. Dane te są zgodne ze stanem odpowiednio na dzień 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia każdego roku. W razie ustalenia, że dany podmiot nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, PFR wzywa ten podmiot do zawarcia, w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wezwania, umowy o zarządzanie PPK z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową (PFR TFI SA) albo do przekazania do PFR informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. PFR w komunikacie zamieszczonym na stronie internetowej www.moje.ppk.pl wyjaśnia, że: „Ten 30-dniowy termin nie stanowi przedłużenia terminu na zawarcie umowy o zarządzanie PPK. Jeżeli podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu tego podmiotu nie dopełnił/dopełniła obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, podlega odpowiedzialności wykroczeniowej za niewykonanie tego obowiązku”.

Może też się okazać, że podmiot zwolniony jest z obowiązku wdrożenia PPK. Ustawodawca przewidział taką możliwość w odniesieniu do:

• osób fizycznych, które zatrudniają, w zakresie niezwiązanym z ich działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby,
• mikroprzedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• podmiotów zatrudniających, które w dniu objęcia ich przepisami ustawy o PPK prowadziły Pracowniczy Program Emerytalny oraz naliczały i odprowadzały składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia dla minimum 25% osób zatrudnionych i nadal są uprawnione do korzystania z tego zwolnienia.

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia. Nie ma to zastosowania, gdy osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną.

Za niezawarcie w terminie umowy o prowadzenie PPK grozi kara grzywny. Może być ona wymierzona w wysokości od 1.000 zł do 1.000.000 zł. Ściganie w tym zakresie należy do obowiązków Państwowej Inspekcji Pracy.

Z wyjaśnień PFR zamieszczonych na stronie internetowej www.mojeppk.pl wynika, że w przypadku, gdy podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w maksymalnym terminie wynikającym z ustawy o PPK, tj. do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia, należy przyjąć, że: „(…) w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK”. W takiej sytuacji umowę o prowadzenie PPK uważa się za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK. Z tym że regulacja ta nie znajduje zastosowania w odniesieniu do osoby, która nie została zapisana do PPK przez podmiot zatrudniający w terminie określonym w przepisach przejściowych ustawy o PPK – taką osobę należy zapisać zaraz po wykryciu sytuacji.

Odprowadzanie wpłat na rachunek

Zgodnie z art. 28 ustawy o PPK pierwsze wpłaty oblicza się i pobiera od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po powstaniu stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK. Pierwsze wpłaty są dokonywane w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Podmiot zatrudniający jest obowiązany do obliczenia i dokonania wpłat finansowanych przez ten podmiot do wybranej instytucji finansowej oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika PPK.

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Kalkulator obliczania wysokości wpłat do PPK dostępny w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

Wpłaty obliczone i pobrane, które nie zostaną przekazane w terminie do instytucji finansowej, stanowią wpłaty spóźnione. W razie zaistnienia takiej sytuacji należy jak najszybciej dokonać wpłaty. Rozwiązanie to nie ma zastosowania, gdy przez błąd leżący po stronie podmiotu zatrudniającego lub osoby działającej w jego imieniu nie naliczono i nie pobrano należnych wpłat z wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia – w takiej sytuacji mamy do czynienia z wpłatami zaległymi. PFR nie dopuszcza możliwości późniejszego pobrania zaległych wpłat z wynagrodzenia, bowiem takie działanie byłoby niekorzystne dla pracownika, kiedy z jednej pensji pracodawca musiałby pobrać wpłaty za kilka miesięcy. W takim przypadku szkodę wyrządzoną pracownikowi niedokonaniem wpłat do PPK pracodawca powinien naprawić na zasadach określonych przepisami Kodeksu cywilnego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 46 ze zm.)

autor: Kinga Romas
Gazeta Podatkowa nr 3 (2086) z dnia 2024-01-08

Sposoby weryfikacji przez urząd skarbowy rozliczeń podatników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl