Odpłatne udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako odpłatne świadczenie usług. Natomiast nieodpłatne udostępnienie samochodu służbowego pracownikowi nie podlega opodatkowaniu VAT, w sytuacji gdy przy nabyciu tego samochodu odliczono 50% VAT.

Odliczenie VAT od samochodów

Ustawodawca w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT wskazał, że od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego. Natomiast 100% odliczenia VAT przysługuje od wydatków związanych m.in. z pojazdami wykorzystywanymi przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej. Tak więc pojazdy te, co do zasady, nie mogą być wykorzystywane do celów prywatnych.

Odpłatne udostępnianie aut pracownikom

Opodatkowaniu podatkiem VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Świadczeniem usług jest każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy.

W związku z tym odpłatne udostępnienie pracownikowi firmowego samochodu na jego prywatny użytek stanowi świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. Świadczenie tych usług jest opodatkowane 23% stawką VAT.

Nie oznacza to, że czynność tę należy udokumentować fakturą. W przypadku bowiem sprzedaży na rzecz osób prywatnych (w tym pracowników) fakturę trzeba wystawiać tylko na ich żądanie (art. 106b ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Jeżeli zatem pracownik, któremu jest odpłatnie udostępniany samochód, nie żąda wystawienia faktury, nie trzeba jej wystawiać.

Odpłatnego udostępniania samochodu pracownikowi nie należy także ewidencjonować w kasie fiskalnej. Czynność taka korzysta bowiem ze zwolnienia z ewidencjonowania w kasie rejestrującej a podstawą zastosowania tego zwolnienia jest § 2 w związku z poz. 34 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 2442 ze zm.). Zwolnienie wymienione w poz. 34 załącznika do rozporządzenia ma również zastosowanie, w przypadku gdy opłata za udostępnienie pojazdu obejmuje koszty paliwa. Warto także zwrócić uwagę na stanowisko prezentowane przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 4 maja 2021 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.20.2021.2.JM. Organ podatkowy potwierdził, że podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur na rzecz pracowników (osób fizycznych niebędących podatnikami VAT), przy czym jednocześnie organ zaznaczył, że nie ma przeszkód, aby podatnik dobrowolnie wystawił pracownikowi fakturę za usługę. Dodatkowo organ zauważył, że sam fakt wystawienia faktury nie pozostanie bez wpływu na powstanie obowiązku podatkowego, zwłaszcza w przypadku, gdy jest ona wystawiana przed terminem płatności za usługę. Zdaniem organu, obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi udostępniania samochodów pracownikom powstaje z chwilą upływu terminu płatności za przedmiotową usługę. Natomiast, jeśli podatnik wystawi fakturę za świadczone usługi udostępniania samochodów służbowych do celów prywatnych przed upływem terminu płatności, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury dokumentującej te usługi. W omawianym przypadku organ uznał bowiem, że udostępnianie pracownikom za odpłatnością samochodów w celach prywatnych na podstawie umowy o powierzeniu pracownikowi samochodu służbowego można zaliczyć do usług o podobnym charakterze, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) ustawy o VAT.

Nieodpłatne udostępnienie firmowego pojazdu

Przepisy o VAT w niektórych przypadkach zrównują z odpłatnym świadczeniem usług czynności wykonywane nieodpłatnie. Za odpłatne świadczenie usług uznaje się bowiem także użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników. Na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT czynność ta podlega opodatkowaniu VAT, jeśli przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tych towarów lub ich części podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT w całości lub w części.

Jednak nie każde udostępnienie na cele prywatne samochodów firmowych będzie się wiązało z obowiązkiem naliczenia VAT należnego. W art. 8 ust. 5 ustawy o VAT wyłączono bowiem z opodatkowania nieodpłatne wykorzystanie samochodów na cele prywatne pracowników, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, obliczoną zgodnie z art. 86a ust. 1 (czyli 50% VAT), z tytułu:

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów lub

2) nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Zatem w sytuacji, gdy podatnikowi przysługiwało 50% prawo do odliczenia VAT przy nabyciu pojazdu, nieodpłatne jego udostępnianie pracownikowi, nie podlega opodatkowaniu VAT. W związku z tym czynność ta również nie podlega ewidencji w kasie fiskalnej.

Odliczanie VAT

W praktyce może powstać wątpliwość, czy w przypadku odpłatnego udostępnienia pojazdu służbowego pracownikowi można uznać, że pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych i od wydatków z nim związanych można odliczać 100% kwoty VAT.

Zdaniem organów podatkowych w takiej sytuacji pełne odliczenie VAT nie przysługuje. Podobne stanowisko prezentują także sądy administracyjne. Przykładowo NSA w wyroku z dnia 11 kwietnia 2017 r., sygn. akt I FSK 1721/15, uznał, że przekazanie samochodów firmowych do użytku pracowników nie jest działalnością gospodarczą podatnika, gdy podatnik nie trudni się wynajmem samochodów dla podmiotów trzecich (pojazdy wynajmował tylko pracownikom). Dlatego też ich odpłatne udostępnienie pracownikom wyklucza prawo do pełnego odliczania VAT od wydatków z nimi związanych. NSA wskazał także, że rozszerzenie działalności o wynajem samochodów wyłącznie dla pracowników nosi znamiona nadużycia prawa.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 47 (2026) z dnia 2023-06-12

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl