Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego kończy prace dotyczące jego sporządzenia. Na co zwrócić uwagę, aby ta ostatnia czynność związana z rocznym zamknięciem ksiąg była wykonana poprawnie?

Ostateczny termin podpisania sprawozdania

Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W odniesieniu do sprawozdania finansowego sporządzanego na koniec roku obrotowego przypadającego 31 grudnia 2022 r. termin na ostateczne zakończenie prac z tym związanych to 31 marca 2023 r. Zakończenie prac wieńczy podpisanie sprawozdania, więc do 31 marca 2023 r. sprawozdanie takie musi być podpisane przez wszystkie osoby do tego zobowiązane (przy czym daty składania poszczególnych podpisów mogą być różne).

BILANS XML do przygotowania i wysyłki e-sprawozdań dostępny w Programie DRUKI Gofin

Niekiedy zdarza się, że w sporządzonym już sprawozdaniu finansowym, przed jego zatwierdzeniem, wykryte zostaną błędy lub jednostka otrzyma informacje, które sprawiają, że sprawozdanie to przedstawia istotnie zniekształcony obraz jednostki. Wtedy zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostka powinna otworzyć wstępnie zamknięte księgi rachunkowe i wprowadzić korektę błędu lub odpowiednio zmienić informację dodatkową (gdy są to zdarzenia niewpływające na stan wynikający z ksiąg) i sporządzić nowe sprawozdanie finansowe oraz zaopatrzyć we wszystkie niezbędne podpisy. Data sporządzenia (i podpisania) kolejnej wersji sprawozdania może wtedy przypadać po ostatecznym terminie określonym na jego sporządzenie, czyli w odniesieniu do sprawozdania finansowego za 2022 r. – po 31 marca 2023 r., i będzie to prawidłowa sytuacja, dopuszczona przepisami ustawy o rachunkowości. Warto bowiem zauważyć, że ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych dokonywane jest w dacie zatwierdzenia sprawozdania finansowego – od tej daty w sprawozdaniu nie można już wprowadzać żadnych zmian. Natomiast w czasie między wstępnym zamknięciem ksiąg rachunkowych a ostatecznym ich zamknięciem (tj. między datą sporządzenia sprawozdania finansowego za dany rok a datą zatwierdzenia tego sprawozdania) skutki wszelkich istotnych zdarzeń i informacji (w tym błędów) dotyczących tego sprawozdania powinny być wprowadzone do ksiąg i skutkować nową wersją sprawozdania. Wersję pierwotną sprawozdania, sporządzoną w ustawowym terminie, należy wówczas przechowywać dla celów dowodowych wraz z ostateczną wersją.

Podpisanie sprawozdania finansowego bez ułatwień

W klasycznej sytuacji sprawozdanie finansowe podpisać powinni kierownik jednostki – jeśli kierownictwo jednostki jest organem wieloosobowym, to wszyscy członkowie tego organu – oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Sprawozdanie finansowe opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości).

Pod pojęciem kierownika jednostki rozumie się w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy m.in.:

• w przedsiębiorstwie osoby fizycznej – tę osobę,
• w spółce jawnej i spółce cywilnej – wspólników prowadzących sprawy spółki,
• w spółce komandytowej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki,
• w spółce z o.o. – zarząd.

W razie zmiany osób zarządzających w trakcie roku lub na przełomie roku, do podpisania sprawozdania finansowego zobowiązane są osoby pełniące funkcje kierownictwa jednostki na faktyczny dzień sporządzenia (podpisania) sprawozdania.

Z kolei przez osobę, której powierzono określone obowiązki w zakresie rachunkowości, rozumie się taką osobę, która potwierdziła na piśmie, np. w umowie o pracę lub odrębnym dokumencie, przyjęcie odpowiedzialności za konkretne czynności związane z rachunkowością jednostki (por. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie finansowe powinna podpisać osoba, która wykonuje obowiązki w zakresie rachunkowości, na podstawie odrębnego powierzenia, na dzień faktycznego sporządzenia sprawozdania.

Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.

Zarówno kierownik jednostki – gdy jest to organ wieloosobowy, to każdy z jego członków – jak i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, mogą odmówić podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Zdarzyć się to może np. w sytuacji przejęcia stanowiska w trakcie roku i niepewności co do prawidłowości sprawozdania. W takiej sytuacji sporządzana jest pisemnie odmowa podpisu sprawozdania finansowego, dołączana do sprawozdania, która powinna zawierać uzasadnienie takiej decyzji. W treści odmowy podpisu wskazuje się sprawozdanie finansowe, której dokument ten dotyczy, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeśli to ta osoba składa odmowę podpisania sprawozdania finansowego, należy wskazać inne jednoznaczne i niebudzące wątpliwości kryteria umożliwiające powiązanie sprawozdania finansowego i odmowy podpisu. Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów z dnia 28 stycznia 2022 r. na pytanie naszego Wydawnictwa w tej sprawie.

Odmowę podpisu sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Gdy została sporządzona w formie papierowej, jedna z osób wchodzących w skład kierownictwa jednostki, podpisująca sprawozdanie finansowe, powinna zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii tego dokumentu.

Ułatwione podpisanie sprawozdania finansowego

Ustawa o rachunkowości dopuszcza pewne ułatwienia w podpisywaniu sprawozdań finansowych. Dotyczą one wyłącznie kierownictwa jednostki będącego organem wieloosobowym – nie mają zastosowania do osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych ani do jednoosobowego kierownika jednostki. Zgodnie z art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości, jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Ważne jest tu zachowanie chronologii dat – najpierw trzeba uzyskać oświadczenia lub odmowy, a potem osoby wchodzące w skład wieloosobowego kierownictwa jednostki, które podpisują sprawozdanie, powinny je podpisać.

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego. W ich treści wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (chyba że odmawia ona podpisu pod sprawozdaniem – wówczas trzeba inaczej zidentyfikować sprawozdanie).

Oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Przy czym w tym drugim przypadku jedna z osób wchodzących w skład kierownictwa jednostki, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie ich elektronicznych kopii.

Co warto podkreślić, jeśli w jednostce zostanie przyjęte, że wszyscy członkowie wieloosobowego zarządu podpisują sprawozdanie, nie występują wtedy oświadczenia o tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi ustawowe, ani odmowy złożenia tych oświadczeń – jeśli któryś z członków zarządu nie będzie chciał podpisać sprawozdania, sporządza odmowę podpisania sprawozdania. Z kolei, jeśli podjęto decyzję, że sprawozdanie finansowe podpisze co najmniej jeden członek zarządu, a pozostali będą składali oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi ustawy o rachunkowości lub odmowy złożenia takich oświadczeń – w takim przypadku członkowie wieloosobowego zarządu nie składają odmowy podpisania sprawozdania finansowego.

autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 23 (2002) z dnia 2023-03-20

Składki na FP, FS i FGŚP za pracowników oraz zleceniobiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl