Czas, w którym można organizować plenerowe pikniki, festyny, biwaki czy rajdy, wiele firm wykorzystuje do integracji pracowników. Impreza taka zazwyczaj ma rodzinny charakter, czyli uczestniczą w niej – oprócz pracowników – również członkowie ich rodzin. Coraz częściej udział w firmowej integracji biorą także goście spoza firmy, w tym osoby z nią współpracujące w ramach kontraktów B2B oraz kontrahenci. Wydatki ponoszone na integrację firma organizująca takie wydarzenie ma obowiązek odpowiednio rozliczyć na gruncie podatku dochodowego.

Ujęcie w kosztach firmowych

• Pracownik i jego bliscy

Źródłem finansowania wydatków ponoszonych na firmową integrację są zazwyczaj środki obrotowe, a pracodawca będący organizatorem eventu nie różnicuje świadczeń na rzecz gości, przyjmując w tej kwestii za wyznacznik kryterium socjalne. W stosunku do wydatków na jego organizację w części dotyczącej pracowników obciążenie firmowych kosztów tego rodzaju wydatkami jest – w opinii organów podatkowych oraz sądów – możliwe wówczas, gdy sam piknik lub festyn ma na celu zintegrowanie pracowników z firmą oraz ich konsolidację jako zespołu. Ich rozliczenie w kosztach wyklucza sytuacja, gdy spotkanie jest wyłącznie okazją do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej konsumpcji. Dopiero gdy działania pracodawcy w tym zakresie zmierzają do poprawy efektywności pracy i w konsekwencji mogą mieć przełożenie na zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę, wydatki na imprezę integracyjną spełniają definicję firmowego kosztu podatkowego.

Wobec takiego podejścia fiskusa do omawianego zagadnienia warto, aby pracodawca zadbał o zgromadzenie dowodów dokumentujących integrujący i motywacyjny charakter imprezy pracowniczej (np. ramowy program imprezy integracyjnej z zaznaczoną częścią podsumowującą pracę firmy w pewnym okresie), zakres zrealizowanej usługi oraz potwierdzenie, do kogo została ona skierowana (np. lista obecności).

Fiskus nie widzi również problemu w rozliczaniu w firmowych kosztach podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w omawianych imprezach członków rodzin pracowniczych lub partnerów pracowników. Zgadza się z pracodawcami, że spotkania pracowników poza miejscem pracy w towarzystwie bliskich im osób sprzyjają wzmocnieniu komunikacji i więzi w zespole. Przyjmuje także, że udział osób towarzyszących w imprezie firmowej ma wpływ na wytworzenie bardziej swobodnej atmosfery i zadowolenia pracowników oraz buduje w nich poczucie akceptacji przyjętych wartości społecznych, co z kolei wpływa na większą motywację do pracy oraz głębszą i silniejszą integrację zespołu. Wszystkie te przesłanki w opinii fiskusa pozwalają na rozliczenie w kosztach podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w firmowej imprezie bliskich pracowników.

• Zarząd, rada nadzorcza, właściciele

Większość firm na imprezy integracyjne oprócz pracowników zaprasza także m.in. członków rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawicieli właścicieli. Z obowiązujących przepisów wynika, że wydatki na rzecz przedstawicieli udziałowców i członków rady nadzorczej zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz pkt 38a ustawy o pdop). To powoduje, że przedsiębiorca, który na spotkanie integracyjne zaprosi takich gości, musi ustalić, jaka część wydatków na jego organizację ich dotyczy, a następnie wyłączyć ją z kosztów podatkowych.

• Współpracownik na B2B

Jeśli chodzi o kosztowy charakter wydatków na integrację w części dotyczącej pokrywania kosztów uczestnictwa w niej osób prowadzących własne, jednoosobowe biznesy i współpracujących z firmą będącą organizatorem imprezy w ramach kontraktów B2B, to jest on problematyczny. Organy podatkowe od dawna kwestionują zasadność ujmowania w rachunku podatkowym nakładów związanych ze współpracą B2B, jeżeli nie są one częścią należnego wynagrodzenia wynikającego z umowy między stronami. Argument, że integracja pracowników etatowych z samozatrudnionymi jest korzystna dla firmy nie jest uwzględniany.

Przez pewien czas bardziej przyjazne podatnikom były sądy administracyjne. Z wydawanych przez nie orzeczeń wynikało, że wydatki ponoszone na organizację imprez integracyjnych mieszczą się w definicji kosztów uzyskania przychodów, gdyż tworzenie więzi pomiędzy osobami wspólnie pracującymi (obojętnie, na jakiej podstawie praca ta jest świadczona) wpływa pozytywnie na realizację zadań, a to przekłada się na przychody podmiotu zatrudniającego. Tendencję tę odwrócił jednak wyrok NSA z dnia 19 października 2022 r., sygn. akt II FSK 572/22. Skład orzekający uznał w nim bowiem, że skoro osoby współpracujące z podmiotem finansującym nie są jego pracownikami, to nakłady poniesione na imprezę integracyjną, w części odnoszącej się do tych osób, nie mogą zostać rozliczone w rachunku podatkowym. Zdaniem NSA podatkowo jest to bowiem reprezentacja, a nie integracja.

Przychód uczestnika imprezy

Do kategorii przychodów ze stosunku pracy zalicza się m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, stwierdził, że u pracownika przychód podatkowy mogą wygenerować jedynie te nieodpłatne świadczenia, które:

1) zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

2) zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

3) korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Z treści wyroku TK wynika także, iż obiektywne kryterium wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) nie jest spełnione, gdy pracodawca proponuje swoim pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych czy szkoleniowych, choćby organizowanych poza miejscem pracy (imprezy wyjazdowe). W tym przypadku, nawet jeśli pracownik uczestniczy w spotkaniu dobrowolnie, po jego stronie nie pojawia się żadna korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Dotyczy to również udziału w imprezie integracyjnej osób bliskich pracownika.

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Kalkulatory pracowniczych wynagrodzeń dostępne w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

Natomiast jeśli chodzi o udział w imprezie współpracowników na B2B, to z utrwalonego stanowiska fiskusa wynika, że wartość nieodpłatnych świadczeń udzielanych osobom fizycznym będącym przedsiębiorcami stanowi dla tych podatników przychód do opodatkowania (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 2 września 2022 r., nr 0114-KDIP2-2.4011.544.2022.1.RK). Wobec tego przysporzenie majątkowe uzyskane na imprezie integracyjnej powinno być doliczone, przez każdego z takich beneficjentów odrębnie, do przychodów z działalności gospodarczej i opodatkowane w sposób dla niego właściwy. Wyceny uzyskanych świadczeń należy dokonać z uwzględnieniem zasad uregulowanych w art. 11 ust. 2a ustawy o pdof. Organizator imprezy nie jest w tym przypadku zobligowany do potrącania zaliczek na podatek ani wystawiania informacji podatkowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 50 (2029) z dnia 2023-06-22

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.UmowyoPrace.pl