Na uposażenie pracownika składa się nie tylko pensja zasadnicza, ale również ewentualne dodatkowe świadczenia mające charakter typowo wynagrodzeniowy. Zaliczają się do niego także różnego rodzaju ekwiwalenty. Większość z nich generalnie nie stanowi podstawy do naliczenia składek ZUS. Aby tak było, muszą zostać spełnione określone warunki.
Ekwiwalenty bez składek
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów o pdof osiągany ze stosunku pracy. Do przychodu pracowniczego według przepisów podatkowych zalicza się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również wypłacane pracownikowi wszelkiego rodzaju ekwiwalenty.
Najczęściej pracownicy mają wypłacane ekwiwalenty pieniężne należne za:
- używanie własnej odzieży i obuwia roboczego,
- pranie odzieży roboczej,
- ubiór służbowy (umundurowanie), którego używanie należy do obowiązków pracownika.
Zdarza się też, że pracodawca wypłaca ekwiwalent za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika.
Wszystkie te ekwiwalenty zostały wymienione w rozporządzeniu MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), zwanym rozporządzeniem składkowym, jako przychody zwolnione ze składek ZUS. Oznacza to, że wypłacając pracownikom takie świadczenia, pracodawca ich nie oskładkowuje.
Oskładkowane ekwiwalenty
Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się też ekwiwalent za urlop wypoczynkowy i to właśnie przy jego wypłacie pracodawcy mają najczęściej wątpliwości, czy należy go oskładkować, czy nie. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie został wyłączony z podstawy wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej). Wypłacając go pracownikowi, zakład pracy powinien więc naliczyć od jego wartości składki ZUS na ogólnych zasadach. Naliczone składki następnie należy wykazać w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym pracodawca dokonał wypłaty tego ekwiwalentu.
Nie można również zwolnić z oskładkowania, zdaniem ZUS, ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikowi, który dojeżdża do pracy własnym środkiem transportu, przyznanego na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Korzyść, jaką pracownik uzyskuje poprzez zapewnienie mu przez pracodawcę bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, nie podlega co prawda składkom ubezpieczeniowym na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, jednak ZUS jest zdania, że tylko wtedy, gdy wynika to z przepisów zakładowych, a pracownik korzysta z transportu publicznego bądź będącego własnością pracodawcy (por. interpretację Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 16 stycznia 2015 r., znak: DI/100000/43/1489/2014, interpretację Oddziału ZUS w Lublinie z dnia 5 października 2018 r., znak: WPI/200000/43/1084/2018).
Zwolnienia ze składek ZUS nie można też zastosować w sytuacji, gdy pracodawca zobowiązany przepisami bhp do nieodpłatnego udostępniania pracownikom posiłków i napojów, wypłaca za nie ekwiwalent pieniężny. Wartość takiego świadczenia każdorazowo stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który w całości należy mu wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS, ponieważ przepisy bhp nie przewidują możliwości zamiany posiłku profilaktycznego na ekwiwalent.
Od ryczałtu są składki
Niekiedy pracodawcy wypłacają pracownikom (np. za pranie odzieży roboczej) świadczenie pieniężne w stałej, zryczałtowanej wysokości, bez żadnego związku z poniesionymi przez nich kosztami z tego tytułu, nazywając go ekwiwalentem, który tak naprawdę nim nie jest. Takie świadczenie podlega składkom ZUS. Zwolnione ze składek ubezpieczeniowych są bowiem tylko ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są wypłacane zgodnie z przepisami K.p. (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320), tj. w wysokości odzwierciedlającej równowartość faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów prania takiej odzieży. Ustalenie stałej kwoty takiego świadczenia skutkuje zatem jego nieekwiwalentnością w stosunku do faktycznych kosztów prania odzieży roboczej poniesionych przez różnych pracowników i w rezultacie jego oskładkowaniem.
| Rodzaj ekwiwalentu | Warunki przyznania | Składki ZUS | Podstawa prawna zwolnienia |
| Za pranie odzieży roboczej | Gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą wykonać pracownicy, w zamian za ekwiwalent uwzględniający poniesione przez nich koszty – art. 2379 § 3 K.p. | NIE | § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego |
| Za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego | Przysługuje pracownikom używającym własnej odzieży i obuwia roboczego w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny – art. 2377 § 4 K.p. | NIE | § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego |
| Za ubiór służbowy | Prawo i warunki wypłaty ekwiwalentu mogą wynikać z przepisów zakładowych lub z umowy o pracę. | NIE | § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego |
| Za pranie odzieży służbowej | Odpowiednie zapisy w tym zakresie powinny znaleźć się w regulaminie pracy. | TAK | – |
| Za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika | Narzędzia, materiały lub sprzęt faktycznie są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy i muszą być własnością pracownika. Ponadto kwota wypłaconego ekwiwalentu musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom z tego tytułu. | NIE | § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego |
| Za niewykorzystany urlop wypoczynkowy | Wypłacany pracownikowi w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. | TAK | – |
autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 30 (1801) z dnia 2021-04-15
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.SkladkaZUS.pl
