Wprowadzenie kas on-line generalnie nie wiąże się z obowiązkiem wymiany dotychczas używanych kas rejestrujących. Wyjątek dotyczy podatników, których ustawodawca zobowiązał do stosowania kas on-line. Od 1 stycznia 2020 r. kasy on-line obowiązkowo muszą mieć mechanicy samochodowi oraz stacje benzynowe.

Kasy on-line

Z dniem 1 maja 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o VAT, która wprowadziła przepisy dotyczące kas on-line. Kasy on-line wyposażone są w nowe funkcjonalności umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

Kasy on-line łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa KAS, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej,

2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:

• • związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
  • obejmujących określenie:
    • sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
    • sposobu pracy kasy,
  • zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia z Centralnym Repozytorium Kas:

1) czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn,

2) trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu odstępach czasowych.

Kto ma obowiązek posiadania kasy on-line?

Ustawa o VAT wskazuje terminy i grupy podatników, których objął obowiązek posiadania kasy on-line. Natomiast podatnicy prowadzący działalność w innych obszarach niż określone w ustawie nie zostali zobowiązani do posiadania kas fiskalnych on-line.

Od 1 stycznia 2020 r. sprzedaż w kasie on-line muszą ewidencjonować podatnicy świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, a także dokonujący sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

Od 1 lipca 2020 r. kasy te muszą mieć podatnicy świadczący usługi związane z wyżywieniem, wyłącznie świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, a także dokonujący sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Natomiast od 1 stycznia 2021 r. kasy on-line będą musieli mieć fryzjerzy, kosmetyczki i kosmetologowie, lekarze i dentyści, prawnicy oraz firmy budowlane. W kasie on-line od 1 stycznia 2021 r. sprzedaż będą musieli ewidencjonować także podatnicy świadczący usługi związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Przy czym podkreślić należy, że obowiązek wymiany kas dotyczy wyłącznie tych kas, za pomocą których jest prowadzona ewidencja sprzedaży czynności wykonywanych powyżej. Wynika to wprost z art. 145b ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym obowiązek wymiany kas na kasy on-line dotyczy tylko tych kas, przy zastosowaniu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży czynności wskazanych w ust. 1.

Również Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 8 listopada 2019 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.377.2019.2.AZ, wyjaśnił, że terminy wymienione w art. 145b ustawy o VAT dotyczą jedynie sposobu ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług wymienionych w tym przepisie. Jeżeli podatnik prowadzi równolegle sprzedaż innych towarów i usług, to ewidencjonowanie takiej sprzedaży może nadal odbywać się przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Ulga na zakup kasy on-line

Podatnik ma prawo do skorzystania z ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej. Ulga na zakup kasy w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, przysługuje tylko w przypadku nabycia kas on-line. Kwotę ulgi przysługującej na zakup kas podatnicy mają prawo odliczyć od podatku należnego, a w przypadku, gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają oni prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe.

Odliczenie przysługuje w stosunku do kas, które zostały zakupione nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.

Prawo do skorzystania z ulgi na zakup kas on-line przysługuje podatnikom, u których:

• powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach przy zastosowaniu tego rodzaju kas,
• nie powstał obowiązek prowadzenia tej ewidencji, ale dobrowolnie rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line i wcześniej nie stosowali innych rodzajów kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży,
• powstał ustawowy obowiązek wymiany kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii na kasy on-line ze względu na działalność prowadzoną w określonych ustawą branżach.

Aby podatnik mógł skorzystać z możliwości odliczenia ulgi, musi spełnić następujące warunki:

• rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży, przy użyciu zakupionych kas on-line, których nabycie nastąpiło w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących,
• posiadać fakturę na zakup kasy on-line oraz dowód zapłaty całej należności za tę kasę.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.03.2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. poz. 675)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 4 (1670) z dnia 2020-01-13

Prezentacja wybranych operacji gospodarczych w sprawozdaniu finansowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl