Roczne rozliczenie podatku dochodowego za 2012 r. można przesłać do urzędu skarbowego przez internet. Ta forma załatwiania formalności cieszy się coraz większą popularnością. Pozwala bowiem zaoszczędzić czas i pieniądze, a jednocześnie jest bezpieczna. Zeznanie można przesłać z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy mieć komputer ze skonfigurowanym dostępem do globalnej sieci.

Sposób na e-zeznanie

Trwa okres składania rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych za 2012 r. W dniu 31 stycznia 2013 r. upływa termin złożenia PIT-28, PIT-16A, PIT-19A. Do 30 kwietnia 2013 r. trzeba natomiast złożyć zeznania PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39. Rozliczeń tych (zwanych dalej zeznaniami) nie trzeba dostarczyć do urzędu skarbowego w formie papierowej. Mogą być one przesłane jako dokumenty elektroniczne. Wymaga to zastosowania rozwiązań udostępnionych przez resort finansów albo wykorzystania oprogramowania komercyjnego stworzonego przez firmę zewnętrzną zgodnie z aktualną specyfikacją we-wy.

Ministerialny program e-Deklaracje pozwala złożyć zeznanie bez bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub przy jego użyciu. W pierwszym przypadku można rozliczyć się za pomocą interaktywnych formularzy PDF pobranych bezpośrednio ze strony: www.e-deklaracje.gov.pl lub z wykorzystaniem aplikacji e-Deklaracje Desktop. W drugim przypadku korzysta się jedynie z interaktywnych formularzy. Programy (wtyczki, Adobe, aplikację desktopową) potrzebne do wysłania zeznania ściąga się bezpłatnie.

E-zeznanie mogą złożyć podatnicy rozliczający się indywidualnie, łącznie z małżonkiem albo w sposób przewidziany dla osób samotnie wychowujących dzieci.

Wraz z e-zeznaniem można przesłać również załączniki – odpowiednio: PIT-28/A, PIT-28/B, PIT/O, PIT/D, PIT/M, PIT/B, PIT-2K, PIT/ZG, PIT/Z, SSE-R. Aby to zrobić, trzeba w części zeznania przeznaczonej na podanie informacji o załączonych formularzach podać liczbę poszczególnych załączników. Po wypełnieniu wymaganych pól załączniki automatycznie wyświetlą się pod zeznaniem. Należy pamiętać, że przez system e-Deklaracje nie można przesłać zgłoszeń z numerem osobistego rachunku bankowego, na który ma wpłynąć nadpłata podatku. Są to – w zależności od statusu ewidencyjnego podatnika – formularze: ZAP-3, NIP-7 albo CEIDG-1. ZAP-3 oraz NIP-7 składa się w urzędzie skarbowym lub wysyła na jego adres. CEIDG-1 przesyła się natomiast do CEIDG. Odpowiednie zgłoszenie trzeba złożyć, gdy informacje o osobistym rachunku bankowym podawane są po raz pierwszy albo wymagają aktualizacji.

Autoryzacja zeznania

System e-Deklaracje umożliwia złożenie rozliczenia opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub autoryzowanego zestawem kilku informacji o podatniku.

Bezpieczny e-podpis jest produktem komercyjnym. Posługiwanie się nim wymaga zakupu specjalnego sprzętu. Cena zależy od kilku elementów: okresu ważności certyfikatu (rok lub dwa), rodzaju urządzenia wykorzystywanego do składania podpisu (czytnik kart usb, token usb, pcmcia) oraz komponentów tworzących zestaw (np. dodatkowych licencji na oprogramowanie). Cenniki oraz opis procedury zawarcia umowy są dostępne na stronach internetowych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne. Rejestr tych firma można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

Nie trzeba jednak inwestować w zakup sprzętu do składania bezpiecznego e-podpisu, aby przesłać zeznanie przez internet. Nabycie takiego urządzenia to opcja raczej dla przedsiębiorców, którzy – poza rocznymi rozliczeniami podatku dochodowego – cyklicznie składają deklaracje, zeznania i informacje. Autoryzacja e-zeznania może polegać na podaniu przez podatnika kilku indywidualnych danych. Są to: NIP albo numer PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za 2011 r.

W praktyce trzeba podać tylko kwotę przychodu – pozostałe dane są automatycznie przenoszone z zeznania. Należy wpisać kwotę (sumę) przychodów wynikającą z dowolnego zeznania podatkowego lub rocznego obliczenia złożonego za 2011 r. (szczegóły w tabeli). Nie łączy się przychodów wynikających z kilku rozliczeń. Podatnik, który za 2011 r. rozliczył się wspólnie z żoną, a obecnie robi to indywidualnie lub w sposób przewidziany dla osób samotnie wychowujących dzieci, jako kwotę autoryzującą podaje swój przychód. Nie sumuje przychodów uzyskanych w 2011 r. przez siebie i żonę. We wspólnym zeznaniu małżonków należy natomiast podać kwotę przychodu za 2011 r. tego małżonka, który w rozliczeniu za 2012 r. występuje jako podatnik. W przypadku gdy za 2011 r. żadne zeznanie podatkowe lub roczne obliczenie podatku nie było składane, wpisuje się „0”.

Zeznanie z błędną kwotą przychodu nie zostanie przyjęte przez system e-Deklaracji. Wyświetli się komunikat: „414 – Weryfikacja negatywna – błąd danych identyfikacyjnych”. Należy wówczas jeszcze raz wysłać rozliczenie, wprowadzając odpowiednią kwotę. Jeżeli system ponownie nie przyjmie zeznania, trzeba skontaktować się z właściwym urzędem skarbowym, aby wyjaśnić przyczyny niezgodności.

Co jest potrzebne do złożenia e-zeznania za pomocą interaktywnych formularzy?

• komputer z zainstalowanym systemem Windows i skonfigurowanym dostępem do internetu
• oprogramowanie Adobe Reader w wersji co najmniej 8.1.4
• pobrana ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl i zainstalowana aktualna wtyczka (plug-in)
• pobrane ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl i zapisane na dysku odpowiednie wzory formularzy

Co jest potrzebne do złożenia e-zeznania za pomocą aplikacji e-Deklaracje Desktop?

• komputer z zainstalowanym systemem Windows, Mac OS X lub Linux i skonfigurowanym dostępem do internetu
• środowisko uruchomieniowe Adobe AIR w minimalnej wersji 2.0
• wtyczka do przeglądarek internetowych Adobe Flash Player w minimalnej wersji 9.0.115 (niezbędna do uruchomienia instalacji on-line aplikacji)
• oprogramowanie Adobe Reader w minimalnej wersji 8.1.4
• pobrana ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl i zainstalowana najnowsza wersja aplikacji e-Deklaracje Desktop

UPO jako dowód

Po wysłaniu dokumentu otrzymuje się automatycznie generowany unikalny numer referencyjny. Nie należy go jednak traktować jako dowodu złożenia zeznania. Wysłanie zeznania nie jest równoznaczne z jego złożeniem. Numer referencyjny jest potrzebny, aby sprawdzić status dokumentu (czy i jak został zweryfikowany) oraz pobrać urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Stanowi ono dowód złożenia zeznania i potwierdza datę wywiązania się z tego obowiązku. Pełni taką samą rolę jak dokument potwierdzający nadanie przesyłki w placówce pocztowej, prezentata przybijana na kopii zeznania składanego w urzędzie skarbowym czy wydruk z tzw. skarbomatu. Numer referencyjny nie ma takiego statusu.

UPO to dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego organowi podatkowemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana jest rozpoznawalna. Uwidaczniane są w nim takie informacje, jak: nazwa urzędu skarbowego, któremu doręczono dokument, identyfikator dokumentu, data i godzina zarejestrowania go w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Finansów, data i godzina wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.

UPO można pobrać, gdy zeznanie zostanie zweryfikowane pozytywnie. O takim statusie rozliczenia świadczy wyświetlenie się komunikatu o treści: „200 – Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”. Wszystkie inne komunikaty świadczą o tym, że zeznanie nie zostało złożone lub jest nadal przetwarzane. Pojawienie się statusu „200” uaktywnia przycisk „Pobierz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)”. Po jego kliknięciu pokaże się w nowym oknie przeglądarki internetowej formularz służący do ściągnięcia UPO. Do pobrania potwierdzenia niezbędny jest numer referencyjny nadany wysłanemu zeznaniu. Numer ten powinien być jednak automatycznie przeniesiony w odpowiednie pole formularza. Jeżeli tak się nie stanie, należy go skopiować lub przepisać.

Opcja z pełnomocnikiem

E-zeznanie może w imieniu podatnika złożyć pełnomocnik. Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych, np. doradca podatkowy. Taka osoba musi jednak spełniać dwa warunki: posiadać przypisany sobie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz legitymować się specjalnym pełnomocnictwem udzielonym przez podatnika. Nie jest możliwe złożenie przez pełnomocnika zeznania bez użycia bezpiecznego e-podpisu.

Druk UPL-1 można pobrać ze strony internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.

Pełnomocnictwo trzeba sporządzić w formie papierowej na formularzu UPL-1. Składa się je w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników – zasadniczo będzie to urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Nie podlega ono opłacie skarbowej. Aby wspólne e-zeznanie małżonków mogło być złożone przez pełnomocnika, każdy z nich musi dostarczyć do urzędu skarbowego pełnomocnictwo. Jeżeli jeden z małżonków już wcześniej złożył takie pełnomocnictwo (na imię i nazwisko osoby, która ma podpisać e-zeznanie) i do tej pory go nie odwołał, nie musi powtórnie wypełniać UPL-1.

Pełnomocnictwo trzeba złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem. Musi ono wpłynąć do urzędu skarbowego przed wysłaniem e-zeznania. Dane podane w formularzu UPL-1 są bowiem sprawdzane pod kątem formalnym i merytorycznym, a następnie wprowadzane do systemu e-Deklaracje. Zazwyczaj urzędnicy potrzebują na to jeden dzień, ale zdarza się, że weryfikacja trwa 3-4 dni.

Obowiązek archiwizacji

Złożenie zeznania w formie elektronicznej nie zwalnia z obowiązku przechowywania związanych z nim dokumentów. Dokumentację stanowiącą podstawę rozliczeń podatkowych trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego ona dotyczy. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres ten wydłuża się, jeżeli bieg terminu przedawnienia nie rozpocznie się (np. w związku z rozłożeniem zapłaty podatku na raty), będzie zawieszony (np. wskutek wniesienia skargi do sądu administracyjnego) lub zostanie przerwany (np. po wszczęciu egzekucji i zastosowaniu środka egzekucyjnego). Przyczyny takich modyfikacji zostały wymienione w art. 70 § 2-8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej.

E-zeznań oraz UPO nie trzeba jednak przechowywać w formie papierowej. Wystarczy mieć je zapisane na dysku komputera, pendrive, płycie CD itp. Ważne, aby w razie potrzeby można było je wydrukować.

Dokumenty związane z podatkiem dochodowym za 2012 r. trzeba przechowywać przynajmniej do końca 2018 r. W tym czasie urzędnicy skarbowi mają prawo zweryfikować rozliczenie sporządzone przez podatnika – w ramach czynności sprawdzających, kontroli lub postępowania podatkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)

autor: Małgorzata Żujewska

Gazeta Podatkowa nr 7 (944) z dnia 2013-01-24

Poradnik dobrego sprzedawcy – reklamacje, promocje, wyprzedaże. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl