Gazeta PodatkowaPracownicy urzędu skarbowego mają prawo sprawdzić, czy i jak przedsiębiorcy wywiązują się z obowiązków podatkowych. O planowanej kontroli informują przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. W tym czasie warto przejrzeć dokumentację, skorygować błędy w rozliczeniach, pomyśleć o wyznaczeniu reprezentanta.

Analiza dokumentów

Przedsiębiorcy, uprzedzani o wizycie pracowników urzędu skarbowego zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, mają od 7 do 30 dni na przygotowanie się na weryfikację rozliczeń. Najlepiej zacząć od skompletowania i przeanalizowania dokumentacji, która ma być sprawdzana. W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej wskazany jest jej zakres, rodzaj podatku, którego ma dotyczyć, oraz okres objęty weryfikacją. Pod tym kątem należy przygotować księgi podatkowe, ewidencje, rejestry itp.

Wielu przedsiębiorców, z racji kontaktów z kontrahentami zagranicznymi, dysponuje dokumentami obcojęzycznymi, np. umowami, fakturami, przelewami. Muszą być przygotowani na przedłożenie ich przekładów. Kontrolerzy mają bowiem prawo – i zapewne z niego skorzystają – zażądać przedstawienia tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym, a mającej związek ze sprawami będącymi przedmiotem kontroli. Nie wystarczą adnotacje na dokumentach stwierdzające, czego one dotyczą. Przekładów powinien dokonać tłumacz przysięgły. Koszt sporządzenia tłumaczeń pokrywa przedsiębiorca.

Firmy, które posługują się elektronicznymi systemami finansowo-księgowymi, powinny przygotować się na tzw. e-kontrolę. Polega ona na pobraniu danych bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego, a następnie poddaniu ich analizom za pomocą specjalistycznych programów informatycznych. W związku z tym trzeba sporządzić dla kontrolerów pisemną informację o rodzaju używanego oprogramowania oraz o tworzonych i obsługiwanych przez ten program rodzajach formatów plików (w tym rodzajach plików, z których i do których jest możliwe konwertowanie i eksportowanie danych). Warto przy okazji sprawdzić konfigurację systemu finansowo-księgowego oraz zweryfikować sposób i źródła wprowadzania do niego danych. Pozwoli to wyłapać błędy, np. zastosowanie niewłaściwych kursów walut, wypaczające wynik obliczeń podatkowych.

Korekta błędów

Okres między otrzymaniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej a jej faktycznym rozpoczęciem można wykorzystać nie tylko na skompletowanie dokumentacji, ale również na poprawienie błędów wykrytych w rozliczeniach. Deklaracje – pod tym pojęciem rozumie się również zeznania, informacje oraz wykazy składane na podstawie przepisów prawa podatkowego – można skorygować bez względu na zakres i rodzaj ujawnionych pomyłek. Wymaga to złożenia deklaracji korygującej wraz z pismem uzasadniającym przyczyny dokonania zmian.

Korekty trzeba złożyć przed wszczęciem kontroli podatkowej. Rozpoczyna się ona natomiast w momencie okazania legitymacji służbowych przez pracowników urzędu skarbowego i doręczenia podatnikowi lub uprawnionej osobie upoważnienia do przeprowadzenia weryfikacji. Korekty sprawdzanych rozliczeń, które zostaną złożone po tym fakcie, nie będą uwzględnione. Z ewentualnymi poprawkami trzeba będzie poczekać do zakończenia kontroli – do otrzymania protokołu zawierającego opis ustaleń dokonanych przez urzędników.

Pomoc przedstawiciela

Przedsiębiorca, który nie jest w stanie osobiście uczestniczyć w kontroli, powinien zastanowić się nad ustanowieniem pełnomocnika lub stałego reprezentanta. Pełnomocnik ma większe uprawnienia niż stały reprezentant. Działa bowiem w imieniu i na rzecz swojego mocodawcy. Pełnomocnictwo może być udzielone na piśmie lub ustnie. W pierwszym przypadku do akt kontroli podatkowej (już po jej wszczęciu) trzeba przedłożyć oryginał pełnomocnictwa lub odpowiednio poświadczony odpis. Pełnomocnictwo ustne zgłasza się do protokołu.

Zadaniem stałego reprezentanta jest natomiast zastępowanie kontrolowanego podatnika. Może on, o ile udzielone mu upoważnienie nie stanowi inaczej, odebrać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, zgodzić się na wcześniejsze jej rozpoczęcie, przyjąć upoważnienie do jej przeprowadzenia. Jest także uprawniony do uczestniczenia we wszystkich czynnościach kontrolnych, odebrania protokołu kontroli oraz złożenia do niego wyjaśnień i zastrzeżeń. Nie działa jednak tak jak pełnomocnik, w imieniu i na rzecz podatnika. Reprezentanta można zgłosić przed wszczęciem kontroli podatkowej. Upoważnienie dla niego sporządza się na piśmie i składa w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach podatku dochodowego.

W przypadku gdy przedsiębiorca nie ustanowi stałego reprezentanta, a nie będzie mógł uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, będzie musiał wskazać osobę zastępującą go podczas nieobecności. Taki przedstawiciel działa jedynie w ramach danej kontroli podatkowej. Do jego obowiązków należy udostępnienie sprawdzanych dokumentów, udzielanie wyjaśnień, zapewnienie kontrolującym odpowiednich warunków do pracy itp.

Kontrolowany przedsiębiorca ma obowiązek:

  • zapewnić wstęp na grunt oraz do budynków, lokali i innych pomieszczeń
  • udostępnić akta, księgi i inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli
  • wydać na czas trwania kontroli akta, księgi i dokumenty (gdy kontrolujący mają uzasadnione podejrzenia, że są one nierzetelne, lub gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem dokumentacji)
  • okazać majątek podlegający kontroli i umożliwić jego oględziny
  • sporządzić na żądanie kontrolujących spis z natury
  • umożliwić – nieodpłatnie – filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie
  • przedstawić, na żądanie kontrolujących, tłumaczenie na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym
  • udzielać w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli
  • zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów

Kontrolowany przedsiębiorca ma prawo:

  • uczestniczyć w czynnościach kontrolnych
  • brać udział w przeprowadzeniu dowodów (o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków i opinii biegłych musi być zawiadomiony przynajmniej na 3 dni przed terminem, a dowodu z oględzin nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności)
  • ustanowić pełnomocnika lub wyznaczyć reprezentanta
  • wymagać od kontrolujących przestrzegania przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązujących w kontrolowanej jednostce
  • złożyć zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu kontroli
  • domagać się w trybie cywilnym odszkodowania za szkodę poniesioną na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej
  • wnieść sprzeciw wobec podjęcia i prowadzenia czynności kontroli z naruszeniem przepisów o swobodzie działalności gospodarczej

 

autor: Małgorzata Żujewska

Gazeta Podatkowa nr 9 (946) z dnia 2013-01-31

 

Płace w sytuacjach wątpliwych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>