Adresy, rachunki bankowe, miejsce przechowywania firmowej dokumentacji rachunkowej to tylko niektóre informacje przekazywane przez przedsiębiorców administracji skarbowej. Zmiana danych wymaga złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego. Przekazuje się je na CEIDG-1, NIP-7, NIP-2 lub NIP-8.
Wymóg aktualizacji
Przedsiębiorcy, rejestrując się w celu nadania NIP, składają zgłoszenie identyfikacyjne zawierające informacje wymagane w kontaktach z KAS. W razie zmiany danych lub zaistnienia nowych okoliczności konieczne jest dokonanie aktualizacji.
Zgłoszenie aktualizacyjne trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia zmiany danych. Obliguje do tego art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Niedotrzymanie terminu złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego jest wykroczeniem skarbowym na podstawie art. 81 § 1 pkt 1 Kodeksu karnego skarbowego. Grozi za nie grzywna. Zazwyczaj wymierza ją uprawniony urzędnik w postępowaniu mandatowym. Grzywna nałożona mandatem karnym za wykroczenie skarbowe popełnione w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. może wynieść do 18.000 zł. Jeżeli ukarany odmówi przyjęcia mandatu karnego, sprawa podlega rozpoznaniu na zasadach ogólnych, co w praktyce oznacza najczęściej skierowanie jej do sądu. Sąd ma prawo orzec za wykroczenie skarbowe popełnione w drugiej połowie 2023 r. grzywnę od 360 zł do 72.000 zł.
Kary pozwala uniknąć „czynny żal”. To zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia skarbowego składane organowi powołanemu do ścigania. Należy w nim ujawnić istotne okoliczności dokonania czynu zabronionego. „Czynny żal” jest bezskuteczny, jeżeli zostanie złożony w czasie, gdy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu wykroczenia skarbowego. Skutku nie wywoła również zawiadomienie dokonane po rozpoczęciu czynności służbowej, np. kontroli lub czynności sprawdzających, zmierzającej do ujawnienia czynu zabronionego – chyba że nie dostarczyła ona podstaw do wszczęcia w tej sprawie postępowania karnego skarbowego.
CEIDG-1 i NIP-7
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą muszą pamiętać o aktualizacji danych osobowych (np. adresu miejsca zamieszkania) i firmowych (np. wykazu rachunków bankowych).
Przedsiębiorcy wpisani w CEIDG dokonują zgłoszenia za pośrednictwem CEIDG. Wniosek można przesłać on-line przez serwis Biznes.gov.pl. Potrzebny jest do tego profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Wniosek wolno przekazać także w formie papierowej. Wypełniony formularz można złożyć w dowolnym urzędzie gminy/miasta. Dozwolone jest przesłanie papierowego wniosku listem poleconym, ale w tym przypadku musi być on opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy poświadczonym przez notariusza. CEIDG niezwłocznie przekazuje zgłoszone dane, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do wskazanego przez przedsiębiorcę urzędu skarbowego.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG dokonują aktualizacji poprzez złożenie w urzędzie skarbowym – w formie papierowej lub elektronicznej – NIP-7.
Dane podmiotów
Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi składają zgłoszenie aktualizacyjne na NIP-8 lub NIP-2.
NIP-8 jest przeznaczony dla podmiotów wpisanych w KRS. Podmioty te dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających, tj. nieobjętych treścią wpisu w KRS, ale wymaganych w kontaktach z KAS, GUS i ZUS. Te niezbędne w relacjach z administracją skarbową to m.in. skrócona nazwa, wykaz rachunków bankowych czy adres przechowywania dokumentacji rachunkowej. Aktualizacja danych podstawowych (tj. objętych treścią wpisu w KRS) następuje poprzez złożenie odpowiedniego wniosku o zmianę danych w KRS. Nowe dane podstawowe są automatycznie przekazywane z KRS do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) oraz krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON). Natomiast z CRP KEP są one przesyłane do Centralnego Rejestru Płatników Składek (ZUS). Odpowiednie dane uzupełniające zgłoszone na NIP-8 są przekazywane do rejestru REGON i ZUS.
NIP-2 to natomiast zgłoszenie przeznaczone dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, będących podatnikami, płatnikami podatków lub płatnikami składek ZUS, ale niepodlegających wpisowi do KRS, np. spółek cywilnych lub grup VAT.
Zgłoszenie aktualizacyjne NIP-8 oraz NIP-2 można przekazać do właściwego urzędu skarbowego w formie papierowej lub elektronicznej. E-zgłoszenie można wypełnić on-line na stronie www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/(po wybraniu zakładki „Inne” należy przejść do formularzy w dziale „Rejestracja podatników”) lub sporządzić i złożyć za pośrednictwem komercyjnego programu pozwalającego na przesyłanie dokumentów do systemu e-Deklaracje (np. Programu DRUKI Gofin). Zgłoszenie przesyłane przez internet musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis składa uprawniona osoba legitymująca się ważnym pełnomocnictwem UPL-1.
|
Aktualizacja danych w interpretacjach podatkowych „Miejscem prowadzenia działalności będzie miejsce, gdzie wykonywana jest w sposób ciągły i zorganizowany jakakolwiek działalność gospodarcza. Miejsce to nie musi się charakteryzować wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie personalnym i technicznym (…). Za takie miejsca można przykładowo uznać filie, przedstawicielstwa, oddziały, punkty, w których przedsiębiorca podejmuje czynności (…). Spółka będzie zobligowana do zgłoszenia miejsc – lokali agentów, w których dokonywana jest sprzedaż w imieniu i na rzecz spółki”. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 8 lutego 2023 r., nr 0111-KDIB3-2.4018.6.2022.1.MGO „(…) art. 5 ust. 4 ustawy o NIP (o zasadach ewidencji… – przyp. red.) jednoznacznie określa, jakie dane muszą zostać wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym dokonywanym przez podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą i jednocześnie dane te w myśl przepisu art. 9 ust. 1 podlegają aktualizacji. Przywołane wyżej przepisy nie wprowadzają obowiązku aktualizacji danych w zakresie informowania o zaprzestaniu prowadzenia działów specjalnych produkcji rolnej w sytuacji, gdy dany podmiot pozostaje podatnikiem lub płatnikiem podatków oraz płatnikiem składek ubezpieczeniowych (…) i nadal prowadzi (…) produkcję roślinną w ramach wspólnego gospodarstwa rolnego, a z opisu sprawy nie wynika, aby (…) dane w zgłoszeniu NIP-7 uległy zmianie”. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4 kwietnia 2023 r., nr 0111-KDIB3-2.4018.4.2023.1.MN „Rachunek bankowy (…) to narzędzie służące do rejestracji obrotów i stanów środków pieniężnych wniesionych do banku przez jego klienta. Banki mogą prowadzić rachunki: rozliczeniowe, lokat terminowych, oszczędnościowe, oszczędnościowo-rozliczeniowe, terminowych lokat oszczędnościowych oraz powiernicze. (…) Wnioskodawca nie ma obowiązku dokonania rejestracji rachunku płatniczego otwartego w instytucji PaySera, gdyż nie jest on rachunkiem bankowym (…)”. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 6 października 2021 r., nr 0111-KDIB3-2.4018.12.2021.2.MD |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2022 r. poz. 2500 ze zm.)
Ustawa z dnia 10.09.1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2023 r. poz. 654 ze zm.)
autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 68 (2047) z dnia 2023-08-24
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.VademecumKsiegowego.pl
