Do obowiązków płatnika składek należy m.in. poinformowanie zatrudnionej osoby o naliczonych jej składkach w poprzednim roku kalendarzowym. Ponadto należy jej też przekazać informację o wszelkich przerwach w opłacaniu tych składek oraz wypłaconych świadczeniach, a jeśli zatrudniona osoba jest nauczycielem – również o okresach wykonywania pracy nauczycielskiej.

Komu przekazać?

Płatnik przekazuje informację o naliczonych składkach za rok ubiegły, w podziale na poszczególne miesiące, każdej osobie, którą miał obowiązek zgłosić w ZUS do ubezpieczeń oraz naliczać za nią składki, tj. m.in.:

• pracodawca – pracownikom,
• zleceniodawca – zleceniobiorcom (z wyjątkiem zleceniobiorców zgłoszonych wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego),
• powiatowy urząd pracy – bezrobotnym pobierającym zasiłek dla bezrobotnych (nie przekazuje jej więc osobom bezrobotnym nieuprawnionym do tego zasiłku),
• rolnicza spółdzielnia produkcyjna i spółdzielnia kółek rolniczych – swoim członkom,
• podmiot, na rzecz którego wykonywana jest odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania – osobom, które wykonują taką pracę na podstawie skierowania do pracy,
• rodzic zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej, podlegającej z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• podmiot, w którym działa rada nadzorcza – członkom rady nadzorczej pobierającym wynagrodzenie za pełnienie tej funkcji i podlegającym z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalno-rentowym.

Co powinna zawierać?

Roczna informacja dla ubezpieczonego powinna zawierać dane z raportów miesięcznych przesłanych do ZUS za daną osobę, w podziale na poszczególne miesiące roku, za który jest ona przekazywana. W rocznej informacji o naliczonych składkach za 2020 r. płatnik powinien więc podać dane o wszystkich naliczonych składkach za danego ubezpieczonego i wykazanych za niego w raportach ZUS RCA sporządzonych za miesiące od stycznia do grudnia 2020 r. Z kolei ewentualne przerwy w opłacaniu składek ubezpieczeniowych należy podać z raportów ZUS RSA, a okresy pracy nauczycielskiej – z raportów ZUS RPA, sporządzonych za ten sam okres.

Oprócz danych identyfikacyjnych płatnika i ubezpieczonego w informacji tej trzeba wykazać m.in.:

• należne składki społeczne z uwzględnieniem źródeł ich finansowania,
• kwotę obniżenia podstawy wymiaru składek społecznych z tytułu opłacania składki w ramach PPE lub PPK,
• należne składki zdrowotne z uwzględnieniem podziału na podmioty, które ją finansują,
• zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, stanowiącego podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, stanowiącego podstawę wymiaru składki wypadkowej,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i który jest należny za inny rok kalendarzowy,
• okres wykonywania pracy nauczycielskiej.

Sporządzając roczną informację, można skorzystać z gotowego formularza „Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej”, stanowiącego załącznik nr 20 do rozporządzenia MRiPS w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych… (Dz. U. z 2020 r. poz. 2366). Rozporządzenie to określa również wzór informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej (załącznik nr 19). Druki obu tych informacji są dostępne w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Roczna informacja dla ubezpieczonego powinna zawierać dane, które płatnik faktycznie przekazał do ZUS, bowiem głównym jej celem jest weryfikacja przez ubezpieczonego danych, które zostały w niej zawarte. Powinna więc uwzględniać wszelkie sporządzone przez płatnika i przekazane przez niego do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych. W informacji, o której mowa, wykazuje się składki naliczone, a nie opłacone, więc płatnik powinien ją przekazać swoim ubezpieczonym bez względu na to, czy uiścił za nich do ZUS należne składki za dany okres czy nie.

Komu się nie przekazuje?

Nie trzeba przekazywać informacji o składkach tym ubezpieczonym, za których płatnik opłacał wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne (np. zleceniobiorcom lub członkom rady nadzorczej podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu), chyba że wystąpią o jej wydanie (nie muszą tego robić płatnicy pobierający składkę zdrowotną z emerytur i rent).

Obowiązku przekazania rocznej informacji o składkach nie ma też płatnik, który z własnej inicjatywy przekazywał ubezpieczonym w ciągu roku kalendarzowego co miesiąc informację o naliczonych składkach. Powinien im ją wydać tylko wtedy, gdy ubezpieczeni zwrócą się do niego o jej wydanie – mimo że otrzymywali informacje miesięczne.

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 12 (1783) z dnia 2021-02-11

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.SkladkaZUS.pl