W codziennym funkcjonowaniu w prawie każdej firmie wykorzystywane są urządzenia wyposażone w monitory ekranowe, czyli komputery stacjonarne, laptopy oraz tablety. Używane są w wykonywaniu zadań zarówno przez pracowników, jak i samych przedsiębiorców. Wielogodzinna praca przy ich użyciu niewątpliwie ma wpływ na stan wzroku osób z nich korzystających. To z kolei powoduje, że część pracujących na tych urządzeniach korzysta z okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych. Wydatki związane z ich nabywaniem należy prawidłowo rozliczyć w rachunku podatkowym.

Powinności pracodawcy
Przepisy prawa pracy wskazują, w jakich sytuacjach pracodawca jest zobligowany do zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych. Obowiązek ten występuje w odniesieniu do osób spełniających wymogi rozporządzenia MPiPS w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. nr 148, poz. 973 ze zm.). Przepisy w nim zawarte powstały wiele lat temu i nie były modyfikowane aż do listopada 2023 r. Tymczasem na przestrzeni lat zmienił się sposób organizacji stanowisk pracy m.in. w związku z postępem technologicznym, który przejawia się w popularyzacji systemów przenośnych (np. laptopów, tabletów) do wykonywania pracy. Dlatego też m.in. z tego względu konieczne było uaktualnienie ich brzmienia.

W wyniku wejścia w życie zmian w analizowanych przepisach, z dniem 17 listopada 2023 r. zmienił się m.in. § 8 rozporządzenia, nakładający na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych. Ze znowelizowanego brzmienia § 8 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Od tego też dnia, w myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok – zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przypomnijmy, że w poprzednim stanie prawnym pracodawca miał obowiązek zapewnić pracownikom tylko okulary korekcyjne, jeżeli konieczność ich stosowania podczas pracy przy komputerze wynikała z badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Finansowanie w przychodach pracownika
Wartość finansowanych lub refinansowanych przez pracodawcę okularów lub soczewek kontaktowych dla pracownika stanowi przychód ze źródła, jakim jest stosunek pracy. Gdy jednak świadczenia te realizowane są w oparciu o przepisy omawianego rozporządzenia, to przychód ten nie podlega opodatkowaniu. Jeżeli bowiem pracownik otrzymuje dofinansowanie w ramach zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych warunków pracy, to uzyskany przez niego w wyniku tego finansowania przychód korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.). Należy jednak podkreślić, że – jak każde zwolnienie z pdof – również to dotyczące okularów i soczewek pracowniczych jest wyjątkiem od reguły powszechności opodatkowania, dlatego znajduje zastosowanie tylko, gdy zostaną spełnione łącznie wszystkie przesłanki wynikające z powołanego rozporządzenia.

Omawiane zwolnienie z pdof ma zastosowanie nie tylko wówczas, gdy podstawę do używania okularów do pracy przy monitorze ekranowym stanowi zaświadczenie lekarskie wydane w ramach badania wstępnego czy okresowego lub kontrolnego. Podstawą do jego zastosowania może być też zaświadczenie wystawione przez lekarza medycyny pracy podczas dodatkowego badania okulistycznego wykonanego między badaniami okresowymi. Takie badanie ma także charakter przeprowadzonego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Jeżeli bowiem pracownik zgłasza pogorszenie wzroku, to pracodawca powinien go skierować na badania profilaktyczne. Gdy w wyniku ich przeprowadzenia lekarz okulista potwierdzi te okoliczności, to otrzymana przez niego refundacja zakupu nowych okularów objęta jest zwolnieniem z pdof.

Zwolnienie podatkowe nie dotyczy jednak przypadków sfinansowania zakupu pracowniczych okularów przez pracodawcę na innej podstawie niż przepisy bhp. Przykładowo, w budżetach szkół – w oparciu o art. 72 ust. 1 ustawy – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2023 r. poz. 984 ze zm.) – są tworzone wyodrębnione fundusze zdrowotne. Środki takiego funduszu są przeznaczone na pomoc zdrowotną dla nauczycieli, która może mieć formę dofinansowania zakupu okularów. Takie świadczenie nie mieści się jednak w zakresie zwolnienia z pdof wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof.

Podobnie gdy dofinansowanie ma formę zapomogi, to nie jest objęte zakresem zwolnienia przewidzianego dla zapomóg określonego w art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pdof. W przypadku zapomogi na zakup okularów do pracy nie są bowiem spełnione warunki określone w tym przepisie. To powoduje, że wartość takiej zapomogi stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu na ogólnych zasadach stosowanych do przychodów określonych w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, czyli m.in. ze stosunku pracy i stosunku służbowego.

Wzrok pracownika i koszty pracodawcy
Omówione wydatki na ochronę pracowniczego wzroku są klasyfikowane w podatku dochodowym jako tzw. koszty pracownicze podlegające rozliczeniu w kosztach podatkowych. Ich ponoszenie jest bowiem wynikiem realizacji ustawowego obowiązku, a ponadto są one dokonywane w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy.

Należy również wskazać, że bez względu na okoliczności zarówno dla zastosowania zwolnienia po stronie pracownika, jak i dla możliwości rozliczenia omawianych wydatków w kosztach firmowych nie ma znaczenia sposób ich dokumentowania, tj. czy zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych potwierdzony zostanie fakturą wystawioną na pracownika czy na pracodawcę.

Okulary przedsiębiorcy
Wartość wydatków ponoszonych na zakup okularów korekcyjnych czy też soczewek kontaktowych dla przedsiębiorcy nie podlega rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych, gdyż według fiskusa nie mieszczą się one w definicji kosztu podatkowego, czemu daje on wyraz w interpretacjach podatkowych. Z ich treści wynika, że w przypadku zaistnienia wady wzroku czy też jej pogłębiania się osoba fizyczna jest zmuszona do zakupu okularów z odpowiednimi szkłami niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą.

W konsekwencji fiskus przyjmuje, że bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku, a nie osiąganie przychodów w ramach prowadzenia własnej firmy (por. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z dnia: 18 stycznia 2023 r., nr 0115-KDIT3.4011.920.2022.1.AD, 1 czerwca 2023 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.283.2023.1.WS oraz z 22 sierpnia 2023 r., nr 0115-KDIT3.4011.433.2023.1.AD). Fiskus uznaje bowiem, że niezależnie od tego, czy przedsiębiorca wykorzystuje okulary korekcyjne w prowadzeniu działalności z uwagi na jej specyfikę, wydatek na ich nabycie nie stanowi firmowego kosztu podatkowego.

„(…) poniesienie wydatków na zakup okularów korekcyjnych nie ma wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (…). A zatem wydatek poniesiony na zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze nie może zostać zakwalifikowany jako koszty uzyskania przychodów (…)”.

Wyrok WSA w Białymstoku z dnia 17 maja 2023 r., sygn. akt I SA/Bk 106/23 – orzeczenie nieprawomocne

autor: Agata Cieśla
Gazeta PodatkowaGazeta Podatkowa nr 35 (2118) z dnia 2024-04-29

Wypadki przy pracy i choroby zawodowe. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl