Pracownikom, którzy do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nie wykorzystali należnego im urlopu, przysługuje ekwiwalent pieniężny. Metodyka jego obliczania nakazuje stosowanie do tego celu współczynnika urlopowego. Wartość tego współczynnika ustalana jest corocznie i ma zastosowanie przy wypłacie ekwiwalentu, do którego prawo pracownik nabył w ciągu danego roku kalendarzowego.

Zastosowanie współczynnika urlopowego

Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wynika z art. 171 K.p. Do ustalenia jego wysokości służy współczynnik urlopowy. Zastosowanie współczynnika urlopowego przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop uregulowano w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego… W myśl § 18 powołanego rozporządzenia ekwiwalent za urlop oblicza się:

• dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy, a następnie,
• dzieląc otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
• mnożąc otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu.

Stosowany w podanym przepisie współczynnik urlopowy określa przeciętną liczbę dni w miesiącu przypadającą do przepracowania w roku, w którym obowiązuje. Służy on do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Wysokość współczynnika w 2014 r.

Wartość współczynnika urlopowego na dany rok kalendarzowy oblicza się zgodnie z § 19 wymienionego rozporządzenia. W tym celu należy:

• od liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• otrzymany wynik podzielić przez 12.

Dni świąteczne wolne od pracy wymienia ustawa o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 1951 r. nr 4, poz. 28 ze zm.). Przy obliczaniu współczynnika urlopowego święta pokrywające się z niedzielami odlicza się jeden raz, ujmując je w liczbie niedziel. W 2014 r. w celu ustalenia wysokości współczynnika urlopowego odliczeniu podlegają następujące święta przypadające w innym dniu niż niedziela:

• 1 stycznia – Nowy Rok,
• 6 stycznia – Trzech Króli,
• 21 kwietnia – drugi dzień Wielkiej Nocy,
• 1 maja – Święto Państwowe,
• 3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja,
• 19 czerwca – Boże Ciało,
• 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
• 1 listopada – Wszystkich Świętych,
• 11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości,
• 25 i 26 grudnia – pierwszy i drugi dzień Bożego Narodzenia.

Łączna liczba tych dni świątecznych w 2014 r. wynosi 11. Ponadto w 2014 r. występują 52 niedziele i 52 dni wolne od pracy.

Biorąc pod uwagę powyższe wartości, wysokość współczynnika urlopowego w 2014 r. dla pracowników zatrudnionych w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy wynosi 20,83:

[365 dni – (52 niedziele + 11 świąt + 52 dni wolne)] : 12 = 20,83.

Współczynnik urlopowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się w oparciu o współczynnik pracownika pełnoetatowego. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu wypowiedział umowę o pracę w związku z nabyciem praw emerytalnych. Stosunek pracy rozwiąże się z dniem 20 stycznia 2014 r. Ma on 40 godzin niewykorzystanego urlopu z 2013 r. i będzie uprawniony do 16 godzin urlopu z 2014 r. Za wszystkie te godziny pracownikowi zostanie wypłacony ekwiwalent pieniężny. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej stawce miesięcznej wynoszącej 1.800 zł, premie regulaminowe miesięczne do 25% wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatki za pracę w nocy. W okresie od października do listopada 2013 r. wypłacono mu premie w kwocie 810 zł i dodatki nocne w kwocie 320,44 zł. Zakładamy, że za grudzień 2013 r. premia wyniesie 270 zł, a dodatki nocne 160 zł. Prawo do ekwiwalentu za urlop pracownik nabędzie w 2014 r., w momencie rozwiązania umowy o pracę. Dlatego do jego obliczenia należy zastosować współczynnik urlopowy obowiązujący w 2014 r., który ze względu na zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy podlega proporcjonalnemu obniżeniu do wysokości etatu pracownika. Współczynnik urlopowy w 2014 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi 20,83, a dla półetatowca 10,42, tj. 20,83 × 1/2. Pracownika obowiązuje 8-godzinna dobowa norma czasu pracy.

Obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z zastosowaniem proporcjonalnego współczynnika urlopowego:

1.800 zł + [(810 zł + 320,44 zł + 270 zł + 160 zł) : 3 m-ce] = 2.320,15 zł,

2.320,15 zł : 10,42 = 222,66 zł,

222,66 zł : 8 = 27,83 zł,

27,83 zł × (40 godz. + 16 godz.) = 1.558,48 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.)

autor: Ewa Madejek

Gazeta Podatkowa nr 97 (1034) z dnia 2013-12-05

Nagrody, premie i odprawy wypłacane pracownikom. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl