Podstawowym źródłem finansowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest odpis odprowadzany na rachunek Funduszu. Pracodawcy tworzący ZFŚS mają w związku z tym określone obowiązki. Polegają one na odprowadzeniu kwoty odpisu na dany rok w ustawowych terminach i wysokości oraz przeprowadzeniu korekty odpisu na ZFŚS pod koniec roku kalendarzowego.

Przekazane odpisy do korekty

Pracodawcy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z corocznego odpisu podstawowego, co wynika z art. 5 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Podstawę naliczania tego odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy. W końcu roku liczbę zatrudnionych należy skorygować do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych i dokonać korekty odprowadzonych odpisów (przykład). W rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia ZFŚS, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny etat. Ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w firmie w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dokonuje się na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349).

Zgodnie z metodyką określoną w § 3 ww. rozporządzenia, aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku, należy dodać przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę podzielić przez 12. Ten sam sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy.

Przeciętna liczba zatrudnionych

Ustawa o ZFŚS oraz przywołane rozporządzenie nie określają sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w zakładzie w poszczególnych miesiącach danego roku kalendarzowego. W praktyce stosuje się jedną z metod statystycznych wymienionych w załączniku do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (Z-03 czy Z-06), dostępnym na stronie www.stat.gov.pl. Należą do nich:

• metoda średniej arytmetycznej polegająca na podzieleniu sumy dziennych stanów zatrudnienia ze wszystkich dni w miesiącu przez liczbę tych dni,
• metoda uproszczona, w której sumę dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca należy podzielić przez 2,
• metoda średniej chronologicznej polegająca na podzieleniu sumy połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca przez 2.

Pierwsza ze wskazanych metod jest przydatna w razie wystąpienia dużych zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku. Dwie pozostałe metody można stosować przy stabilnym zatrudnieniu lub w przypadku stosunkowo małych zmian w liczbie zatrudnionych. Dzienne stany zatrudnienia ustala się w przeliczeniu na pełne etaty.

Bez korekty przy zawieszeniu odpisu

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego (co ma miejsce obecnie) lub epidemii w związku z COVID-19 niektórzy pracodawcy mogą skorzystać z możliwości przewidzianych w art. 15ge ust. 1 specustawy w sprawie COVID-19 (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.). Przepis ten stanowi, że w okresie obowiązywania wskazanych stanów epidemicznych pracodawca, u którego wystąpił:

• spadek obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9 specustawy w sprawie COVID-19, lub
• istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2 specustawy w sprawie COVID-19,

może zawiesić m.in. obowiązek odprowadzania odpisu podstawowego.

W tej sytuacji – jeżeli zawieszenie obejmuje cały rok kalendarzowy – pracodawca nie dokonuje korekty tego odpisu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 923)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 103 (1978) z dnia 2022-12-27

Jak przygotować się do kontroli UODO w zakresie powoływania IOD? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl