Od 1 stycznia 2013 r. wprowadzono uproszczenie w zakresie fakturowania. Podatnik VAT może bowiem wystawiać faktury zbiorcze dla udokumentowania kilku odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca. Wystawia się je nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Podatnicy mają obowiązek wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Określa to art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Z kolei w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur określono szczegółowe zasady sporządzania oraz dane, jakie powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura. W § 9 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano, że fakturę wystawia się zasadniczo najpóźniej 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

W przypadku natomiast sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży (§ 9 ust. 2 rozporządzenia).

Kiedy faktura zbiorcza?

Z dniem 1 stycznia br. w § 9 ust. 3 omawianego rozporządzenia wprowadzono nową zasadę, zgodnie z którą podatnik może wystawić fakturę zbiorczą. Może ona dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Zbiorcza faktura dokumentuje kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie tego samego miesiąca.

W § 5 ust. 1 rozporządzenia wskazano dane, jakie powinna zawierać faktura. Wśród nich wymieniono m.in. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Tak więc na fakturze zbiorczej, która dokumentuje kilka dostaw dokonanych w danym miesiącu, jako datę dostawy towarów należy podać datę wykonania ostatniej z tych transakcji (przykład 1).

Podkreślić należy, że z przepisów nie wynika, aby podatnik musiał wykazywać w fakturze zbiorczej wszystkie dostawy towarów czy wykonane usługi dokonane w danym miesiącu na rzecz jednego kontrahenta. Tak więc w fakturze zbiorczej można ująć zarówno wszystkie, jak i niektóre tylko dostawy (usługi), a pozostałe udokumentować fakturami wystawionymi na zasadach ogólnych lub inną fakturą zbiorczą.

Szczególny moment powstania obowiązku podatkowego

Obowiązek podatkowy w podatku VAT, co do zasady, powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli jednak dostawa towaru bądź wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej wystawienia, nie później niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wynika to z art. 19 ust. 1 oraz ust. 4 ustawy o VAT.

Przy czym w art. 19 ustawy o VAT wymieniono także przypadki, dla których w sposób szczególny określa się moment powstania obowiązku podatkowego. Tak jest np. w przypadku usług budowlanych czy transportowych, dla których moment powstania obowiązku podatkowego określony jest na dzień otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dzień od dnia wykonania usług (art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. a) i d) ustawy o VAT).

Biorąc pod uwagę § 9 ust. 3 omawianego rozporządzenia można moim zdaniem uznać, że w przypadku dokumentowania kilku czynności jedną fakturą zbiorczą obowiązek podatkowy powstanie w miesiącu dokonania sprzedaży, o ile w stosunku do dostaw wykazanych na tej fakturze obowiązek podatkowy nie powstanie na zasadach szczególnych (przykład 2).

Przykład 1

Podatnik w dniach: 9, 15 i 20 marca 2013 r. dokonał dostawy towarów na rzecz innego podatnika VAT. Mógł on na każdą dostawę wystawić odrębne faktury (trzy), w terminie określonym w § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur. Jednak nie później niż 31 marca może też wystawić jedną fakturę zbiorczą obejmującą wszystkie trzy zrealizowane dostawy towarów w tym miesiącu, podając jako datę zakończenia dostawy 20 marca.

Przykład 2

Podatnik w dniach: 1, 11, 20 i 28 marca 2013 r. wykonał usługę transportu towarów dla innego podatnika. Fakturę zbiorczą wystawił w dniu 29 marca. Przyjmijmy, że podatnik nie otrzyma zapłaty za te usługi w ciągu 30 dni od dnia ich wykonania. Dla usług transportowych obowiązek podatkowy wyznaczany jest w sposób szczególny. Jest on bowiem związany z chwilą otrzymania płatności, a jeżeli płatność ta nie nastąpi w okresie między dniem wykonania usługi a 30. dniem od jej wykonania, to obowiązek podatkowy powstanie tego 30. dnia. Tak więc w omawianym przypadku powstał on odpowiednio w dniu: 31 marca, 10 kwietnia, 18 kwietnia, 26 kwietnia. Oznacza to, że pomimo iż podatnik wystawił fakturę zbiorczą, to podatek należny powinien wykazać w dwóch różnych okresach rozliczeniowych (w marcu i kwietniu).

Tak więc podatnicy, którzy przy wykonywaniu dostaw towarów (usług), w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny, chcąc czynności te dokumentować zbiorczą fakturą, muszą zwrócić uwagę na terminy powstania obowiązku podatkowego.

W przypadku natomiast sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Przy czym za datę sprzedaży przyjmuje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur… (Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska

Gazeta Podatkowa nr 25 (962) z dnia 2013-03-28

Wsparcie dla pracodawcy na zatrudnianie pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl