Duplikat faktury wystawia się w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Zazwyczaj dokument taki wystawia sprzedawca towarów lub usług na wniosek nabywcy. Jeżeli jednak na podstawie odrębnych przepisów faktury wystawia nabywca, to on także wystawia ewentualne duplikaty faktur.

Kiedy można wystawić duplikat faktury?

Odnośnie duplikatu faktury należy wskazać, że zgodnie z zapisami art. 106l ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy (przykład 1).

Jeżeli faktura została zniszczona lub zagubiona przez nabywcę, to powinien zwrócić się on z wnioskiem do podatnika (wystawcy faktury pierwotnej) o wystawienie duplikatu faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika (przykład 2).

Przepisy nie regulują formy wyrażenia wniosku o wystawienie duplikatu. Nie ma przeszkód, aby duplikat taki został wystawiony na podstawie ustnej prośby. Można również złożyć w tej sprawie wniosek na piśmie.

Także nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy) lub art. 106k ust. 1 ustawy (wystawiający notę korygującą), wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

Również organ egzekucyjny lub komornik sądowy (o których mowa w art. 106c), wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia.

Tak więc duplikat jest ponownie wystawioną np. przez sprzedawcę na wniosek nabywcy fakturą, zawierającą dane zawarte w fakturze pierwotnej, która uległa zniszczeniu albo zaginęła, opatrzoną wyrazem „DUPLIKAT”. Zatem na podstawie dokumentu posiadanego przez podatnika „odtwarza” on treść zniszczonej lub zagubionej faktury. Tak wystawiony duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, bowiem dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze co faktura pierwotna i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury

Przepisy o VAT w sposób szczególny nie wskazują, w jakim terminie należy odliczyć VAT z duplikatu faktury. Oznacza to, że należy w tym przypadku stosować zasady ogólne. Odliczenia VAT można zatem dokonać w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie odliczył podatku VAT w tym terminie, może tego dokonać w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Należy także pamiętać, że dla niektórych czynności ustawodawca przewidział szczególne terminy odliczenia (które to nabywca duplikatu powinien wziąć pod uwagę).

Przy czym warto podkreślić, że organy podatkowe uznają za termin, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, tj. termin „dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie przesłanki do odliczenia (przykład 3).

Z kolei, jeżeli do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony nie dojdzie w deklaracjach za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, następujących po okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę lub duplikat faktury dokumentujący daną dostawę towarów i świadczenie usług, podatnik na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy może dokonać tego odliczenia wyłącznie poprzez korektę deklaracji podatkowej za miesiąc, w którym otrzymał ten dokument. Korekty tej dokonuje więc za pierwszy okres rozliczeniowy, w którym podatnik spełnił wszystkie warunki do dokonania odliczenia, jednak nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (przykład 4).

Należy także podkreślić, że nieco inaczej rozliczane są duplikaty faktur w sytuacji, gdy faktura pierwotna dotarła do nabywcy, ale została przez niego zagubiona lub zniszczona. W takim przypadku za datę jej otrzymania należy przyjąć datę otrzymania faktury pierwotnej i w tym miesiącu czy kwartale (lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych) podatnik może odliczyć VAT z tej faktury. Data otrzymania duplikatu nie ma w tym przypadku znaczenia. Tak przykładowo uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 24 września 2014 r., nr ILPP4/443-311/14-4/BA. Jak wyjaśnił organ interpretujący, duplikaty faktur, co do zasady, stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego, jednak – w przypadku gdy podatnik otrzymał faktury pierwotne – w terminach określonych w art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy. Ponieważ tylko w sytuacji, gdy dany podatnik nie otrzymałby faktur pierwotnych, byłby uprawniony do odliczenia podatku naliczonego z wystawionych duplikatów w terminie ich otrzymania (przy założeniu, że doszłoby do faktycznego nabycia towarów i usług oraz powstałby obowiązek podatkowy w odniesieniu do tych transakcji).

Jeżeli zatem podatnik wystąpił o wystawienie duplikatu faktury, gdyż zgubił fakturę pierwotną, niekiedy odliczenie VAT będzie mogło być zrealizowane wyłącznie poprzez korektę deklaracji VAT.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 96 (1241) z dnia 2015-11-30

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.ZasilekMacierzynski.pl