www.gazetapodatkowa.pl - podatki, rachunkowość, prawo pracy, składki, zasiłki, emerytury, księgowośćJednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Bez dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy w praktyce niemożliwe jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2019 r. zakres tej dokumentacji uległ znacznemu rozszerzeniu, zmieniły się również zasady wypełniania karty ewidencji czasu pracy. Wydłużeniu uległ też okres przechowywania całości dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Do końca 2018 r. mniej danych w ewidencji

Do 31 grudnia 2018 r. pracodawca ewidencjonował dane dotyczące czasu pracy w karcie ewidencji czasu pracy. Informacje, które należało zamieszczać w tej karcie, określało obowiązujące do końca ubiegłego roku rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy… (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). W porównaniu do aktualnego stanu prawnego, wskazane rozporządzenie przewidywało dość wąski zakres karty ewidencji czasu pracy, która do 31 grudnia 2018 r. zasadniczo była jedynym dokumentem dotyczącym ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia wykazywało się w niej pracę:

  • w poszczególnych dobach (bez wskazywania godzin pracy), w tym przypadającą w niedziele i święta oraz w porze nocnej,
  • w dniach wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  • w nadgodzinach, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
  • wykonywaną przez młodocianego przy pracach generalnie wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

Do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej na starych zasadach dołączało się ponadto wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach i – co wynikało raczej z praktyki niż z przepisu – wnioski urlopowe.

Od 1 stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Porównując je do rozporządzenia poprzednio obowiązującego, można stwierdzić znaczne uściślenie i rozbudowanie informacji podawanych w karcie ewidencji czasu pracy (którą nowe rozporządzenie nazywa ewidencją czasu pracy). Z aktualnego rozporządzenia jednoznacznie wynika, że należy wykazywać liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i nadgodzin) oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Konieczne jest również określenie rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Od 1 stycznia br. nie wystarczy już podanie ogólnej informacji o odbyciu przez pracownika dyżuru – trzeba podać godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, miejsce odbywania i liczbę godzin dyżuru. Ponadto w przypadku dni wolnych rozporządzenie wymaga wskazania tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w takim dniu czy dzień wolny z tytułu niedzieli lub święta).

Karta ewidencji to nie wszystko

Bieżące rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozszerzyło zakres dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy stała się jedynie jednym z jej elementów. Poza nią, od 1 stycznia 2019 r. na wspomnianą dokumentację składają się określone w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wnioski, dokumenty i zgody. Należą do nich przykładowo: wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych czy zwolnienia na dziecko do lat 14, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy czy zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie jej poza stałe miejsce pracy (patrz tabela).

Powyższe dokumenty, wnioski i zgody składają się, razem z ewidencją czasu pracy, na dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Należy w tym miejscu zasygnalizować, że dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (m.in. wnioski urlopowe) nie należą do ewidencji czasu pracy, w związku z tym powinny być przechowywane osobno. Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego stanowią one inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (gromadzoną odrębnie od dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy). Na tę inną dokumentację składają się również:

  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (§ 6 pkt 3 rozporządzenia),
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 pkt 4 rozporządzenia).

Funkcjonująca czasami praktyka dołączania wniosków urlopowych do karty ewidencji czasu pracy nie ma więc już podstaw prawnych. Na takie wnioski oraz inną dokumentację określoną w § 6 pkt 2-4 rozporządzenia, pracodawca powinien wygospodarować osobne miejsce.


Wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Karta bez godzin pracy

W odniesieniu do niektórych pracowników ustawodawca wprowadził możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie uproszczonej. Dotyczy to osób objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za pracę w nocy lub w nadgodzinach (art. 149 § 2 K.p.). Uproszczenie ewidencji czasu pracy w przypadku tych pracowników polega na braku obowiązku wykazywania godzin pracy. Ponieważ przepis, który to dopuszcza, ma rangę ustawową, regulacje rozporządzenia dokumentacyjnego przewidujące od 1 stycznia br. wymóg ewidencjowania godzin pracy nie mają w tym zakresie zastosowania. W odniesieniu do pracowników wskazanych w art. 149 § 2 K.p. pracodawca nadal więc nie musi wykazywać godzin pracy i ich liczby w karcie ewidencji czasu pracy. Nie oznacza to jednak, że jest zwolniony z pozostałych wymogów związanych z prowadzeniem tej karty oraz innej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

Nawet przy uproszczonej ewidencji czasu pracy pracodawca jest zobowiązany wykazywać pozostałe (tj. poza godzinami pracy) elementy tej ewidencji. W konsekwencji musi w karcie ewidencji odnotowywać dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia, zwolnienia od pracy, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, czy urlop. Jedyna informacja, której nie trzeba wykazywać we wspomnianej karcie, to dni pracy. Poza tym pracodawca stosuje w całej rozciągłości przepisy rozporządzenia dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym w zakresie gromadzenia określonych w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wniosków, dokumentów i zgód.

Dłuższy okres przechowywania

Do końca 2018 r. przepisy prawa pracy nie określały wprost okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. W piśmiennictwie z zakresu prawa pracy prezentowany był pogląd, że dokumenty te – chodziło głównie o karty ewidencji czasu pracy – powinny być przechowywane przez okres 3 lat, z uwagi na 3-letni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Pogląd ten, na gruncie obowiązujących obecnie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, stracił jednak swoją aktualność.


Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł.

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także (zasadniczo) przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł – chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. W świetle rozporządzenia dokumentacyjnego obowiązującego od 1 stycznia br., do dokumentacji tej zalicza się, oprócz akt osobowych, również dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy i inne dokumenty gromadzone przy tej ewidencji powinny więc być przechowywane przez okres 10 lat, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres.

Okres przejściowy dla ewidencji

Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. zawiera przepisy przejściowe określające zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w okresie przypadającym na przełomie starych i nowych przepisów. Regulacje przejściowe dotyczą też ewidencji czasu pracy. Jak wynika z § 20 ust. 3 tego rozporządzenia, do zakresu kart ewidencji czasu pracy prowadzonej w dniu 1 stycznia 2019 r. można stosować przepisy poprzedniego rozporządzenia. Dopuszczalne jest więc prowadzenie takich kart w węższym zakresie, określonym przez poprzednie rozporządzenie – jednak tylko do upływu okresu, którego dotyczą.

Ponieważ w zdecydowanej większości karty ewidencji czasu pracy były (i są) prowadzone w okresach miesięcznych, przywołany przepis przejściowy w praktyce ma już znikome zastosowanie – na ogół nie spotyka się bowiem kilkumiesięcznych kart ewidencji czasu pracy. Należy przy tym zaznaczyć, że w przywołanym przepisie przejściowym chodziło o karty ewidencji czasu pracy kontynuowane w dniu 1 stycznia 2019 r., a nie założone (rozpoczęte na nowy okres) od 1 stycznia 2019 r. Takie karty – prowadzone na przełomie miesięcy – w praktyce mogły i mogą występować w niektórych systemach czasu pracy, np. w ruchu ciągłym.

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy
Ewidencja czasu pracy Wnioski pracownika Dokumenty Zgody
zawierająca dane o:

liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej i nadliczbowych,
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia (ze wskazaniem miejsca pełnienia dyżuru),
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach mu wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
dotyczące:

udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy na dziecko do 14 lat (art. 188 K.p.),
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 K.p.),
stosowania tzw. systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.),
stosowania tzw. weekendowego systemu czasu pracy (art. 144 K.p.),
stosowania ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 1401 K.p.).
związane:

ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 K.p.),
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 K.p.),
z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.
pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy; na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych; w porze nocnej; w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 K.p.),
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 K.p.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 36 (1598) z dnia 2019-05-06

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.PoradnikKsiegowego.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>