• Google Plus
  • Facebook

www.gazetapodatkowa.pl - podatki, rachunkowość, prawo pracy, składki, zasiłki, emerytury, księgowośćW obrocie gospodarczym e-faktury stanowią bardzo powszechną formę dokumentowania transakcji przez podatników VAT. Fakturę uznaje się za elektroniczną, jeżeli została wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Obowiązkiem podatnika wystawiającego e-faktury jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zasady wystawiania e-faktur

Fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura elektroniczna powinna być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy).

W zakresie e-faktur obowiązuje art. 106g ust. 3 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Obowiązkiem podatnika jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zasada ta dotyczy zarówno faktur elektronicznych, jak i papierowych.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury należy rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem wyżej wymienionych kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia faktury i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Określa to art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT.


Ujednolicone przepisy prawne dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

W interpretacji indywidualnej z dnia 12 lutego 2016 r.,  nr IBPP2/4512-936/15/MG, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Organ podatkowy wyjaśnił, że wiarygodna ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Tak więc podatnik przykładowo w regulaminie wewnętrznym, opracowanym na potrzeby prowadzonej firmy powinien ustalić szczegółowe zasady postępowania w przypadku realizacji konkretnych zamówień, w tym zasady dokumentowania transakcji, podpisywania umów itp. Istotne jest to, aby na podstawie takiej dokumentacji organ kontrolujący mógł zweryfikować cały proces realizacji zamówienia przez podatnika. W ten sposób określi, czy zapewnił on autentyczność faktury i integralność jej treści. Im bardziej uporządkowane są zasady postępowania podatnika w tym zakresie, tym bardziej jest on pewny, że dokumentowanie transakcji odbywa się w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Ponadto z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT wynika, że stosowanie przez podatnika e-faktur wymaga akceptacji ich odbiorcy. Przepisy ustawy o VAT nie regulują jednak zasad dokonywania takiej akceptacji. W praktyce przyjęto, że sprzedawca na zasadzie domniemania zgody kontrahenta może wysyłać mu e-faktury dopóty, dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie. Wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy na otrzymywanie e-faktur jest opłacenie należności wynikającej z wysłanej w ten sposób faktury.

Odliczenie VAT z e-faktury

Aby podatnik mógł skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego od nabytych towarów i usług, oczywiście przy założeniu związku zakupu z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi, muszą zostać spełnione dwa warunki. Po pierwsze, w stosunku do danej transakcji musi powstać obowiązek podatkowy po stronie sprzedającego. Po drugie, podatnik musi otrzymać fakturę potwierdzającą transakcję.

Ustalenie momentu otrzymania faktury jest zatem podstawową kwestią przy określeniu terminu odliczenia VAT naliczonego przez nabywcę. Przepisy o VAT nie wskazują co należy uznać za moment otrzymania przez nabywcę e-faktury. Moim zdaniem, będzie to dzień, w którym podatnik miał możliwość zapoznania się z jej treścią. Będzie to na przykład dzień wpływu na pocztę wiadomości e-mail z załączoną fakturą. Tak przykładowo uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 30 czerwca 2014 r., nr ILPP4/443-201/14-2/EWW.

Natomiast gdy faktura udostępniana jest na serwerze innym niż należący do nabywcy, to powinno się przyjąć, że dniem jej doręczenia będzie dzień powiadomienia, że e-faktura została wygenerowana i udostępniona do pobrania. Takie stanowisko przedstawił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 16 maja 2013 r., nr IPPP2/443-157/13-3/JW.

Warto także dodać, że możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną dotyczy nie tylko faktur tak wystawianych, ale także faktur sporządzanych w formie papierowej. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 26 marca 2013 r., nr IPTPP4/443-863/12-4/BM stwierdził, że otrzymanie drogą elektroniczną w formacie PDF skanu prawidłowo wystawionej faktury papierowej, jest równoważne z otrzymaniem samej faktury, pod warunkiem że spełnione są wymogi w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Spełnienie tych wymogów potwierdza się za pomocą kontroli biznesowych, ale również dzięki korzystaniu z bezpiecznego podpisu elektronicznego czy elektronicznej wymiany danych (EDI).

Przechowywanie e-faktur

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz ewidencje i inne dokumenty, związane z rozliczaniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wystawione czy otrzymane faktury muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnicy muszą zapewnić bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach przechowywanych w formie elektronicznej naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (na żądanie). Kwestie te zostały uregulowane w art. 112 i 112a ustawy o VAT.

Ponadto organy podatkowe wskazują także na możliwość przechowywania faktur wystawianych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem że:

  • zastosowany system archiwizacji zapewni łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  • faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe,
  • podatnik zapewni bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych faktur (pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych) – w przypadku żądania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Takie stanowisko zaprezentował przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 maja 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa.

Struktura logiczna faktury elektronicznej

Od 1 stycznia 2018 r. w przepisach dotyczących fakturowania mają być wprowadzone zmiany mające na celu popularyzację faktur elektronicznych. W projekcie z dnia 27 września 2017 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym zaproponowano wprowadzenie fakultatywnego upoważnienia dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia struktury logicznej postaci elektronicznej faktury. Z określonej przez Ministra Finansów struktury faktury będą mogli korzystać podatnicy, organy egzekucyjne i komornicy sądowi w przypadkach, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, jak również nabywcy towarów lub usług od podatnika oraz osoby trzecie, wystawiające w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury, w sytuacjach, o których mowa w art. 106d ustawy.

W uzasadnieniu do projektu wyjaśniono, iż określona struktura logiczna powinna zapewniać, aby wystawiane przy jej pomocy faktury (w przypadkach, w których istnieje obowiązek ich wystawienia) zawierały odpowiednie dane. Oznacza to, iż wprowadzona struktura logiczna powinna przewidywać dla poszczególnych przypadków (np. faktury dokumentujące dostawę towarów, świadczenie usług lub WDT) odpowiedni zakres danych obligatoryjnych. Przykładowo inny zakres danych będzie wymagany w przypadku transakcji objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia, inny w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi, zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy o VAT, kwota marży, a jeszcze inny w przypadku faktur uproszczonych, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3. Struktura logiczna powinna również przewidywać wystawianie faktur zaliczkowych oraz faktur korygujących czy duplikatów faktur (faktur korygujących).

W projekcie założono, że strukturą tą nie będą objęte noty korygujące, wystawiane przez nabywcę w celu skorygowania niektórych danych podanych w fakturze pierwotnej. Nieprawidłowości te będzie można skorygować jednak poprzez wystawienie faktury korygującej (przy pomocy struktury logicznej).

W strukturze logicznej faktury będzie również możliwość podawania innych danych, niż te, które wprost wynikają z przepisów ustawy o VAT (np. numer telefonu, adres e-mail, termin płatności, numer rachunku bankowego itp.).

Struktura logiczna faktury ma być udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a jej stosowanie przez przedsiębiorców będzie dobrowolne.

Przy założeniu zagwarantowania przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych – faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają podatnika do odliczenia VAT wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-maila jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez podatnika faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

Jeśli skany dokumentów pozwalają w pełni odczytać treści zawarte w oryginalnych dokumentach, zabezpieczone są przed ich modyfikowaniem, nie ma podstaw ku temu, aby zabraniać tej formy ich przekazywania. A co za tym idzie w przypadku faktur nie ma podstaw, aby dokumenty takie nie mogły stanowić podstawy do ujęcia wydatku w kosztach czy odliczenie podatku VAT, jeśli dokumentują zdarzenie, które faktycznie zaistniało.

Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 23 czerwca 2015 r., nr ITPP3/443-173/14/MD

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 98 (1452) z dnia 2017-12-07

Wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>