Dowody księgowe powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, czyli powinny być rzetelne. Ponadto nie mogą zawierać błędów rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Dowody księgowe można podzielić na: zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom) oraz dowody wewnętrzne własne, dotyczące operacji przeprowadzanych wewnątrz jednostki. Dowody księgowe powinny zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Należą do nich:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Warto pamiętać, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów oraz danych wskazanych w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).
Ustawa o rachunkowości nie reguluje, jakie operacje gospodarcze są dokumentowane dowodami wewnętrznymi, ani nie określa obowiązujących wzorów tych dokumentów. Jednostki mogą same opracować wzory druków i formularzy biorąc pod uwagę charakter działalności.
Polityka rachunkowości przedsiębiorstwa powinna prezentować, jakie wzory dokumentów są stosowane w jednostce oraz określać osoby upoważnione do ich wystawiania, kontroli i zatwierdzenia.
Wśród dowodów wewnętrznych można wymienić:
- dowody kasowe (np. RK – raport kasowy, KP – kasa przyjmie, KW – kasa wypłaci),
- dokumenty płacowe (np. LP – lista płac, karty wynagrodzeń),
- dokumenty inwentaryzacyjne (np. arkusz spisu z natury, protokół inwentaryzacji kasy),
- dowody dotyczące majątku (np. OT – przyjęcie środka trwałego do używania, LT – likwidacja środka trwałego),
- dowody dokumentujące obrót magazynowy (np. PZ – przyjęcie z zewnątrz, WZ – wydanie na zewnątrz, Mm – przesunięcie międzymagazynowe, Rw – rozchód wewnętrzny).
Raport kasowy
Raport kasowy jest dowodem zbiorczym sporządzanym dla udokumentowania wpłat i wypłat gotówki z kasy, które miały miejsce w danym okresie. Sporządzają go jednostki prowadzące kasę i ewidencjonujące jej obroty na koncie 10 „Kasa”. Ujmowanie operacji gotówkowych w raporcie kasowym następuje w oparciu o:
- dowody źródłowe (np.: rachunki, faktury, listy płac),
- dowody kasowe KP i KW.
Raport kasowy powinien być sporządzany bieżąco, każdego dnia. Może on być także tworzony za okresy dłuższe, np. za tydzień, 10 dni, jeśli ilość operacji kasowych jest w jednym dniu niewielka. Nie może być jednak przygotowany za okres dłuższy niż miesiąc.
Ujęcie wpłat i wypłat gotówką powinno nastąpić w tym samym dniu, w którym zostały one dokonane (art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości). W praktyce ewidencja operacji kasowych w księgach rachunkowych, na kontach księgi głównej, nie następuje zazwyczaj w tym samym dniu, w którym została przeprowadzona operacja kasowa. W raporcie kasowym należy zatem ujmować operacje gotówkowe chronologicznie, pod datą faktycznego ich przeprowadzenia.
Ewidencja operacji gotówkowych w księgach rachunkowych na podstawie raportu kasowego, odbywa się na koncie 10 „Kasa”. Wpływy gotówki do kasy ujmuje się po stronie Wn tego konta, natomiast po stronie Ma księguje się wypłaty gotówki z kasy.
W zakresie sporządzania dowodów KP i KW jednostka może przyjąć różne rozwiązania. Dokumenty te mogą być wystawiane jako dowody zastępcze, czyli w sytuacji gdy brakuje dowodów źródłowych, lub mogą być wystawiane w każdym przypadku, gdy dochodzi do wpłaty lub wypłaty gotówki z kasy, nawet wówczas, kiedy jednostka posiada dowód źródłowy. Wybraną zasadę jednostka powinna opisać w polityce rachunkowości.
Dowód OT
Dokument OT – „Przyjęcie środka trwałego” jest podstawowym dowodem wewnętrznym dokumentującym przyjęcie do używania nabytego lub wytworzonego we własnym zakresie środka trwałego. Wystawia go najczęściej dział administracyjno-gospodarczy lub techniczny w dniu zakupu środka trwałego niewymagającego montażu, zakończenia budowy i otrzymania protokołu technicznego odbioru środka trwałego. Jeżeli środek trwały zostanie w jednostce ujawniony, to dowód OT sporządza się w dniu otrzymania spisu z natury wraz z protokołem komisji inwentaryzacyjnej zatwierdzonej przez kierownika jednostki.
Ewidencja księgowa przyjęcia środka trwałego do używania na podstawie dowodu OT może przebiegać zapisami:
a) po zakończeniu budowy środka trwałego
– Wn konto 01 „Środki trwałe”,
– Ma konto 08 „Środki trwałe w budowie”,
b) ujawnienie podczas inwentaryzacji
– Wn konto 01 „Środki trwałe”,
– Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”,
c) otrzymanie jako wkład niepieniężny (aport)
– Wn konto 01 „Środki trwałe”,
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Dowód LT
Dowód LT – „Likwidacja środka trwałego” (patrz: Wzór dowodu LT) wystawia się w sytuacji postawienia środka trwałego w stan likwidacji, na skutek całkowitego zużycia, utraty przydatności lub przeznaczenia do sprzedaży. Zatwierdzony dowód LT przez kierownika jednostki jest podstawą wyksięgowania środka trwałego z ewidencji bilansowej i ujęcia go w ewidencji pozabilansowej. Może to odbywać się zapisami:
a) wartość początkowa
– Ma konto 01 „Środki trwałe”,
b) dotychczasowe umorzenie
– Wn konto 07-1 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”,
c) nieumorzona wartość początkowa (wartość netto)
– Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
d) ujęcie środka trwałego w ewidencji pozabilansowej w wartości początkowej (zapis jednostronny)
– Wn konto 09 „Środki trwałe w likwidacji”.
Wzory dokumentów wewnętrznych dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.
Dowód PZ
Dowód PZ – „Przyjęcie z zewnątrz” jest wewnętrznym dowodem dokumentującym obrót magazynowy. Na podstawie tego dokumentu ujmuje się w księgach rachunkowych przyjęcie materiałów i towarów do magazynu. Dowód ten umożliwia porównanie ilości materiałów i towarów przyjętych do magazynu z ilością wykazaną na dowodzie zakupu (np. na fakturze czy rachunku). Stanowi on także podstawę:
- księgowania przychodu materiałów i towarów do magazynu,
- rozliczenia zakupu – na bieżąco można kontrolować stan materiałów i towarów w drodze oraz dostaw jeszcze niezafakturowanych.
Ewidencja przyjęcia materiałów lub towarów do magazynu na podstawie dowodu PZ może przebiegać zapisem:
– Wn konto 31 „Materiały” lub 33 „Towary”.
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Dowód WZ
Dowód WZ – „Wydanie na zewnątrz” dokumentuje rozchód składników aktywów obrotowych z magazynu na zewnątrz jednostki. Dowód ten jednostka wystawia, gdy ma miejsce sprzedaż towarów i wyrobów gotowych, sprzedaż materiałów nieprzydatnych oraz wydanie materiałów do przerobu obcego.
Ewidencja rozchodu składnika aktywów obrotowych na skutek sprzedaży może przebiegać zapisami:
a) rozchód wyrobów gotowych
– Wn konto 70-1 „Koszt sprzedanych produktów”,
– Ma konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty”,
b) rozchód towarów
– Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,
– Ma konto 33 „Towary”.
Dowód Mm
Dowód Mm – „Przesunięcie międzymagazynowe” służy do udokumentowania przesunięcia składników majątku obrotowego pomiędzy magazynami. Ewidencja księgowa przesunięcia międzymagazynowego może przebiegać zapisem:
– Wn konto 31 „Materiały”, konto 33 „Towary”, konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty”,
– Ma konto 31 „Materiały”, konto 33 „Towary”, konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty”.
Dowód RW
Dowód RW – „Rozchód wewnętrzny” dokumentuje wydanie materiałów, towarów lub wyrobów gotowych do zużycia na potrzeby jednostki, tj. do produkcji, na rzecz budowy środków trwałych, czy na potrzeby administracyjno-gospodarcze. Sporządza go kierownik odpowiedniego działu, np. produkcyjnego.
Ewidencja księgowa rozchodu aktywów obrotowych objętych ewidencją magazynową może przebiegać zapisami:
a) wydanie materiałów do produkcji
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5,
– Ma konto 31 „Materiały”,
b) wydanie materiałów, towarów na rzecz budowy środków trwałych
– Wn konto 08 „Środki trwałe w budowie”,
– Ma konto 31 „Materiały lub 33 „Towary”,
c) wydanie wyrobów gotowych na rzecz budowy środków trwałych w jednostce sporządzającej porównawczy rachunek zysków i strat
– Wn konto 08 „Środki trwałe w budowie”,
– Ma konto 79-0 „Obroty wewnętrzne”
oraz równolegle
– Wn konto 79-1 „Koszty obrotów wewnętrznych”,
– Ma konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty”.
W przypadku gdy ewidencja materiałów, towarów i wyrobów gotowych prowadzona jest w stałych cenach ewidencyjnych, to należy także wyksięgować odchylenia od cen ewidencyjnych przypadające na wydane z magazynu aktywa obrotowe.
Wzór dowodu LT
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)
autor: Eliza Baszyńska
Gazeta Podatkowa nr 63 (1520) z dnia 2018-08-06
Przychody ze sprzedaży i zrównane z nimi koszty – zasady ewidencji. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
