W praktyce zdarzają się sytuacje kiedy to podatnik ewidencjonujący sprzedaż w kasie fiskalnej musi ją skorygować np. z uwagi na zwrot towaru, uznanie reklamacji czy błąd kasjera. Kwestia dokonywania korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie rejestrującej nie była do końca marca 2013 r. uregulowana w przepisach. Od 1 kwietnia 2013 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących, w którym uregulowano zasady ewidencjonowania zwrotów towarów i uznanych reklamacji.

Obowiązkowe ewidencje

Do końca marca br. organy podatkowe wskazywały, że w przypadku zwrotu towaru, reklamacji czy błędnego zaewidencjowania sprzedaży w kasie podatnik powinien prowadzić tzw. ewidencję korekt, w której miały być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu.

Obecnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że w kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku jednak, gdy skutkują one zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji (§ 3 ust. 4 rozporządzenia). Ewidencja ta powinna zawierać:

1. datę sprzedaży,
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Dokument potwierdzający sprzedaż

W praktyce podatnicy mają wątpliwości, jak należy rozumieć pojęcie „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Na pewno dokumentem takim będzie paragon. Przy czym prawodawca nie wskazał jednoznacznie, że jest on jedynym dokumentem, który by potwierdzał dokonanie sprzedaży. Tym bardziej, że w rejestrze klauzul niedozwolonych prowadzonym przez Prezesa UOKiK pod numerem 2685 widnieje zapis „Do reklamowanego lub zwracanego produktu konieczne jest dołączenie paragonu”. Tak więc sprzedawca ma obowiązek przyjąć zwrot od nabywcy towaru, jeśli jest on w stanie udowodnić zakup dokonany w danym sklepie, nawet jeśli nie posiada paragonu.

Moim zdaniem dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży może być np. umowa sprzedaży, gwarancja, wydruk z terminala kart płatniczych. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 12 maja 2008 r., nr IBPP2/443-121/08/ICz, uznał, że oryginał paragonu nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym. Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z przepisami prawa podatkowego.

Natomiast w interpretacji indywidualnej z dnia 10 sierpnia 2011 r., nr ILPP2/443-799/11-2/EN, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wskazał, że dokumenty, tj.: wyciąg z terminala i „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego” oraz w przypadku braku jakiegokolwiek innego dokumentu tylko „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego”, stanowią wiarygodne dowody potwierdzające fakt zwrotu lub reklamacji towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego. Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 9 kwietnia 2008 r., nr IPPP1-443-176/08-2/BS, wyjaśnił że w sytuacji, gdy paragon fiskalny staje się zupełnie nieczytelny (wyblakł), sprzedawca może uznać reklamację klienta i dokonać korekty sprzedaży, opierając się na innych dowodach, np. dokumencie gwarancji, numerze seryjnym itp.

Pomimo że interpretacje te były wydane w stanie prawnym obecnie już nieobowiązującym, to moim zdaniem wyjaśnienia w nich zawarte nadal są aktualne.

Także z broszury Ministerstwa Finansów „Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013…” udostępnionej na jego stronie internetowej wskazano, że dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży będzie na przykład paragon czy wydruk z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych).

Problem z protokołem

Kolejnym wymaganym przez prawodawcę dokumentem w omawianym przypadku jest podpisany przez obie strony protokół zwrotu. Problemy z podpisaniem tego protokołu nie będą miały sklepy stacjonarne. Jednak w przypadku prowadzenia sklepu internetowego uzyskanie podpisu na tym protokole od nabywcy towaru może okazać się problematyczne. W tym przypadku sprzedawca przed przyjęciem zwrotu towaru będzie musiał wymagać od jego nabywcy podpisania „protokołu zwrotu towaru”. Przepisy nie określają szczegółowo, jak powinien wyglądać taki protokół, więc może on przyjąć dowolną formę. Przy czym muszą na nim widnieć podpisy sprzedawcy i nabywcy.

Błąd kasjera

Pojawiają się także przypadki, kiedy to np. kasjer błędnie zaewidencjonuje sprzedaż w kasie fiskalnej. W takim przypadku (wystąpienia oczywistej pomyłki) podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W tym przypadku podatnik ewidencjonuje w kasie sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Przykład

Podatnik prowadzi sklep z obuwiem, w którym sprzedaż ewidencjonuje w kasie fiskalnej. W maju 2013 r. klient dokonał zwrotu zakupionych butów, w związku z czym podatnik zwrócił całą należność. Ponadto w wyniku uznania reklamacji jednej pary obuwia, innemu klientowi zwrócono 10% należności (kwotę 24,60 zł). Zdarzenia te odnotowano w ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji za maj 2013 r. Do ewidencji dołączono również paragony potwierdzające ww. sprzedaż, jak również sporządzono protokół przyjęcia zwrotu towaru i uznanej reklamacji, które podpisał sprzedawca, jak i nabywcy.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363)

autor: Aleksandra Węgielska

Gazeta Podatkowa nr 46 (983) z dnia 2013-06-10

Układy zbiorowe i regulaminy stosowane w zakładach pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Jeden komentarz

1. 

   slezna 2 czerwca 2014 07:57

   bardzo rzetelny artykuł, całkowicie rozjaśnił mi powyższe zagadnienie

   Odpowiedz