Do ubiegłego roku czas „przyspieszenia” w udzielaniu zaległych urlopów przypadał na trzeci miesiąc kalendarzowy danego roku. To do tego miesiąca należało udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu z ubiegłego roku. Ponieważ nie był to termin zbyt dogodny, przesunięto go na bardziej odległy i ciepły miesiąc, tj. wrzesień. Czas na dokonanie „urlopowego bilansu” upływa z jego ostatnim dniem, pracodawcy powinni więc już podjąć odpowiednie działania w tym kierunku.

We wrześniu chociaż jeden dzień urlopu

Pracodawcy analizujący kartoteki urlopowe niejednokrotnie stają przed problemem „zmieszczenia się” z wykorzystaniem zaległego urlopu wypoczynkowego przez danego pracownika w wyznaczonym przez prawo terminie. Czasami zaległości urlopowe są tak duże, że dotrzymanie tego terminu wydaje się niemożliwe. Jednak w wielu przypadkach są to obawy „na wyrost” wynikające z nieścisłego rozumienia regulacji urlopowych. Jak wynika bowiem z art. 168 K.p., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów (lub przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W przepisie ustawodawca nie posłużył się sformułowaniem „pracownik musi wykorzystać”, natomiast mówi o tym, że urlopu zaległego należy udzielić do końca września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca pozostanie więc w zgodzie z art. 168 K.p. nawet wtedy, gdy zaległego urlopu udzieli w ostatnim dniu września danego roku, a jego wykorzystanie „przeciągnie się” na październik.

Urlopy wcześniejsze w starym terminie

Nowy termin udzielania zaległego urlopu, obowiązujący od 1 stycznia 2012 r., wprowadził nieco zamieszania, jeżeli chodzi o wykorzystanie urlopowych zaległości z lat wcześniejszych niż za 2011 r. Nowe przepisy nie udzieliły odpowiedzi na pytanie, czy również takich urlopów zaległych dotyczy wrześniowy termin ich udzielenia. W razie zaakceptowania poglądu, że wrześniowy termin dotyczy wszystkich urlopów zaległych bez względu na to, za jakie lata przysługiwały, może pojawić się problem z przedawnieniem urlopów wypoczynkowych za niektóre lata. Przykładowo, bieg trzyletniego terminu przedawnienia urlopu za 2008 r. rozpoczął się najpóźniej 31 marca 2009 r. i zakończył 31 marca 2012 r. Gdyby przyjąć, że wrześniowy termin na udzielenie urlopowych zaległości dotyczy także urlopów za lata wcześniejsze niż za 2011 r., to w odniesieniu do wypoczynku za 2008 r. oznaczałoby to obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu już przedawnionego. Tymczasem pracodawca ma prawo do odmowy udzielenia takiego urlopu, po skorzystaniu z zarzutu przedawnienia roszczenia.

Dlatego prawidłową jest koncepcja, zgodnie z którą termin wrześniowy dotyczy tylko urlopu zaległego za 2011 r. Ewentualne wcześniejsze zaległości urlopowe należy rozliczyć w granicach czasowych przedawnienia roszczenia o dany urlop, w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Należy nadmienić, że prawo nie wprowadza zakazu udzielenia zaległego i przedawnionego już urlopu, a jedynie daje pracodawcy możliwość uchylenia się od tego obowiązku poprzez podniesienie zarzutu przedawnienia roszczenia. Jeżeli jednak pracodawca nie skorzysta z tego zarzutu i udzieli takiego przedawnionego urlopu lub zapłaci za niego ekwiwalent, wówczas nie może domagać się od pracownika lub byłego pracownika zwrotu uzyskanych przez niego z tego tytułu korzyści.

Wymóg udzielenia zaległego urlopu do końca września nie dotyczy urlopu na żądanie. Urlop ten może być udzielony w innym terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Ekwiwalent nie rozwiąże problemu

Jeżeli pracodawca dopuści do nagromadzenia urlopu zaległego za dłuższy okres czasu np. z 2 lat, to dotrzymanie obowiązującego go terminu do jego udzielenia pracownikowi będzie bardzo trudne. Czasami pojawiają się więc pomysły na rozwiązanie takiego problemu poprzez wypłatę odpowiedniej rekompensaty za niewykorzystany wypoczynek. Ekwiwalent zamiast urlopu w naturze wydaje się prostym wyjściem z kłopotliwej i niezgodnej z prawem urlopowym sytuacji. Jednak jego ewentualne zastosowanie doprowadzi pracodawcę do kolejnej kolizji z prawem pracy. Przewiduje bowiem ono wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy tylko w jednym przypadku. Dopiero w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy prawo do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu za urlop. Wcześniej urlop może zostać udzielony i wykorzystany wyłącznie w formie dni (lub, wyjątkowo, godzin) wolnych.

W orzecznictwie z zakresu prawa pracy dopuszcza się wprawdzie ewentualną zamianę prawa do ekwiwalentu za urlop na inne korzyści, w tym majątkowe, od pracodawcy (patrz wyrok SN z dnia 3 grudnia 1981 r., sygn. akt I PRN 106/81). Należy jednak zaznaczyć, że wyrok SN dopuszczający możliwość ugody w sprawie zamiany ekwiwalentu za urlop na inne świadczenie ma charakter raczej jednostkowy i w tym zakresie nie wykształciła się określona linia orzecznictwa. Wyrok ten potwierdza jednak, że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu w naturze ani też, „bezinteresownie” prawa do ekwiwalentu.

Dodatkowe urlopy

Prawo pracy przyznaje niektórym kategoriom pracowników prawo do dodatkowych urlopów. Z większej puli wypoczynku mogą korzystać pracownicy o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, sędziowie, prokuratorzy czy pozostający w zatrudnieniu kombatanci. Takie urlopy nie zastępują „zwykłego” urlopu wypoczynkowego, a jedynie stanowią do niego dodatek, chyba że przysługują w wymiarze wyższym niż podstawowy urlop.

Ponieważ przepisy dotyczące dodatkowych urlopów wypoczynkowych nie wprowadzają odrębnych terminów na ich udzielenie, obowiązujące w tym zakresie są ogólne zasady kodeksowe. Urlop dodatkowy przysługujący za dany rok w razie jego niewykorzystania staje się więc urlopem zaległym, który należy udzielić pracownikowi w normalnym trybie, tj. w odniesieniu do zaległego urlopu dodatkowego za 2011 r. do końca września br.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 73 (905) z dnia 2012-09-10

Świadczenia chorobowe dla pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl