W prowadzeniu działalności gospodarczej firmy przy różnych okazjach dokonują zakupu usług gastronomicznych. Nabywają je w podróżach służbowych i biznesowych, zapewniają katering na spotkaniach i imprezach pracowniczych oraz kontrahenckich czy też posiedzeniach zarządu. Nie zawsze jednak zakupiona usługa gastronomiczna spełnia kryteria pozwalające na uznanie jej wartości za koszt w podatku dochodowym.

Kontakty kontrahenckie

Standardem w kontaktach biznesowych są spotkania z kontrahentami, którym towarzyszy poczęstunek. W opinii organów podatkowych, gdy powodem organizacji spotkania nie jest chęć wykreowania pozytywnego wizerunku firmy, lecz zwyczajowe działanie bezpośrednio związane z prowadzoną przez firmę działalnością, wówczas wartość zapewnianych podczas nich usług gastronomicznych stanowi firmowy koszt podatkowy. Gdy bowiem spotkanie biznesowe z poczęstunkiem odbywa się głównie w celu np. omówienia warunków obecnej lub przyszłej współpracy z kontrahentem, czy organizowane jest w związku z prowadzeniem negocjacji cenowych, itp., wówczas nie można uznać, że wydatek na usługę gastronomiczną ma charakter wydatku na wyłączoną z kosztów reprezentację. W efekcie ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawę, herbatę, wodę mineralną, soki), jak również posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), serwowane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Niepodlegający odliczeniu VAT od wydatków na usługi gastronomiczne może być kosztem podatkowym, nawet gdy wydatki na nabycie tych usług stanowią koszty reprezentacji.

Poczęstunki dla pracowników

Wydatki na usługi gastronomiczne nabywane na potrzeby pracowników należy w rachunku podatkowym rozpatrywać pod kątem możliwości uznania za tzw. koszty pracownicze. Do tej kategorii kosztów podatkowych zalicza się oprócz wypłacanych pracownikom wynagrodzeń, również m.in. wydatki na przekazywane pracownikom w czasie realizacji powierzonych im zadań napoje, artykuły spożywcze oraz gotowe posiłki.

O możliwości obciążenia kosztów podatkowych tego typu wydatkami nie decyduje to, czy pracodawca zapewnia je pracownikom z własnej inicjatywy, np. z uwagi na pracę w godzinach nadliczbowych, czy też jest do tego zobowiązany przepisami prawa – jak to ma miejsce w przypadku posiłków profilaktycznych, o których mowa w art. 232 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), przysługujących pracownikom wykonującym pracę w określonych warunkach szczególnie uciążliwych. Istotne jest wykazanie, że spełniają one definicję kosztu podatkowego.

Obowiązek zapewnienia takich świadczeń czy też ich dobrowolność ma natomiast znaczenie z uwagi na ewentualną konieczność opodatkowania ich wartości lub jej brak po stronie pracownika.

Zazwyczaj drobne poczęstunki zamawiane w formie tzw. kateringu towarzyszą spotkaniom pracowniczym organizowanym w celu omówienia zagadnień związanych z różnymi obszarami działalności firmy. Zapewnienie pracownikom uczestniczącym w trwających często kilka godzin spotkaniach m.in. zimnych napojów, herbaty, kawy, ciasta w czasie przerw oraz przekąsek czy lunchu stało się zwyczajowo przyjętym działaniem. Wydatki poniesione na takie poczęstunki należy uznać za firmowe koszty podatkowe. Przedsiębiorcy powinni je kwalifikować do kosztów prowadzonej działalności jako koszt ogólny funkcjonowania firmy i rozliczać w dacie poniesienia.

Również gdy w podróży służbowej pracodawca zapewnia pracownikom bezpłatne posiłki, wydatki, jakie na ten cel ponosi, mogą stanowić koszty podatkowe, Wydatki te obciążają firmowe koszty w pełnej poniesionej wysokości bez względu na to, że w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof po stronie pracownika korzystają one ze zwolnienia od podatku wyłącznie do kwoty, która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowych określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

Z kolei uwzględnianie w rachunku kosztowym wydatków ponoszonych przez pracodawcę na posiłki będące formą pomocy materialnej, zapewnione pracownikom w ramach działalności socjalnej, należy rozpatrywać odrębnie. Najczęściej w tym zakresie spotyka się finansowanie dzieciom pracownika szkolnych obiadów. Tego typu wydatki z uwagi na ich charakter nie mogą obciążać kosztów podatkowych, co wynika z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof.

Impreza integracyjna

Usługi gastronomiczne nabywane są również na potrzeby organizowanych przez firmy imprez integracyjnych. Źródłem ich finansowania zazwyczaj są środki obrotowe firmy, a organizator nie różnicuje świadczeń na rzecz głównych gości, którymi są pracownicy, z uwzględnieniem kryterium socjalnego. Gdy samo spotkanie ma na celu zintegrowanie pracowników z firmą oraz ich konsolidację jako zespołu, a nie jest wyłącznie okazją do przebywania ze sobą i wspólnej konsumpcji, wówczas wydatki na zakup usług gastronomicznych na potrzeby takiej imprezy, o ile usługa przeznaczona jest dla pracowników, stanowią firmowe koszty podatkowe. Organy podatkowe akceptują także rozliczanie w firmowych kosztach wydatków związanych z uczestnictwem w tego typu spotkaniach członków rodzin pracowniczych.

Na takich imprezach można również spotkać kontrahentów lub przedstawicieli firm współpracujących w różnym stopniu z organizatorem imprezy. Wydatki ponoszone na ich udział w takiej imprezie, w tym nabywane na ich rzecz usługi gastronomiczne, organy podatkowe zasadniczo uznają za wyłączone z kosztów wydatki na reprezentację.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 81 (1538) z dnia 2018-10-08

Przychody ze sprzedaży i zrównane z nimi koszty – zasady ewidencji. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl