Prowadząc działalność gospodarczą, trzeba liczyć się z powstaniem ewentualnych strat w towarach. Tylko niektóre straty mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, innych przedsiębiorca nie może ująć w rachunku podatkowym, mimo poniesienia kosztu ekonomicznego. Bez względu na to, czy dana strata w towarach, ujętych wcześniej w księdze, zostanie uznana za koszt podatkowy, czy nie – podatnik musi dokonać w księdze odpowiednich zapisów związanych z tym zdarzeniem.

Do towarów, stosownie do § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zalicza się m.in.:

a) towary handlowe, czyli wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, a także produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

b) materiały (surowce) podstawowe, tj. materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; zalicza się do nich również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,

c) materiały pomocnicze – te, które nie są materiałami podstawowymi, a są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,

d) wyroby gotowe, czyli wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,

e) produkcję niezakończoną, czyli produkcję w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem.

Towary w księdze

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zaliczają towary do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich zakupu. Dokonują tego bez względu na to, czy księga prowadzona jest metodą uproszczoną czy memoriałową. W ich przypadku roczny dochód ustalany jest z uwzględnieniem różnic remanentowych (por. art. 24 ust. 2 ustawy o pdof – Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.).

Stosownie do § 17 ust. 1 rozporządzenia, zasadniczo zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Wyjątek dotyczy podatników prowadzących księgę zgodnie z zasadami przewidzianymi dla biur rachunkowych. Mają oni obowiązek dokonywania tych zapisów w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 rozporządzenia).

Wartość nabytych towarów handlowych oraz materiałów w cenie zakupu ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Jeżeli w związku z ich nabyciem podatnik poniósł dodatkowe koszty, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku lub ubezpieczenia w drodze, to ich wartość wpisuje do księgi w kolumnie 11 „Koszty uboczne zakupu”. Wynika to z pkt 10 i 11 objaśnień do rozporządzenia zawartych w załączniku nr 1.

Strata w księdze

Straty w towarach mogą wystąpić na skutek m.in. kradzieży, upłynięcia daty ich ważności, zdarzeń losowych, np. wichury, ulewy, jak również z powodu zaniedbań ze strony przedsiębiorcy lub jego nieracjonalnego działania.

Poniesione w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej straty w środkach obrotowych nie zostały wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ustawy o pdof. Straty te można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeśli nie wystąpiły na skutek zaniedbań przedsiębiorcy, ale z powodu zdarzeń nieprzewidywalnych lub takich, których nie można było uniknąć. Zatem jeżeli podatnik nie dołożył należytej staranności, aby uniknąć strat w towarach, nie będą one kosztem podatkowym.

Udokumentowanie straty

Straty w towarach, które mogą być ujęte w rachunku podatkowym, muszą zostać prawidłowo udokumentowane. Zasadniczo podatnik na okoliczność poniesienia straty w obrotowych składnikach majątku powinien sporządzić protokół, który będzie zawierał co najmniej dane określone w § 12 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem dowód księgowy będący podstawą zapisów w księdze powinien zawierać co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych.

Sporządzony dowód trzeba oznaczyć numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Zatem w protokole należy wskazać m.in. datę likwidacji zniszczonych towarów, jej przyczynę oraz wartość poniesionej straty. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, np. kradzieży towarów, powstanie szkody powinno zostać uprawdopodobnione przez organy ścigania np. policję lub prokuraturę, w szczególności dokumentem stanowiącym o zakończeniu postępowania.

Zapisy w księdze

Prowadząc księgę podatkową wydatki na towary ujmuje się w kosztach, w dacie ich poniesienia. W związku z tym, w razie wystąpienia straty w towarach podatnik jest zobowiązany dokonać zmniejszenia zaewidencjonowanych w niej kosztów. W tym celu należy wartość straty, w dacie jej poniesienia, wpisać do księgi ze znakiem minus lub na czerwono w kolumnie 10. W przypadku gdy strata dotyczy towarów, które zostały ujęte w księdze w cenie nabycia, to również koszty uboczne z nimi związane należy wyksięgować z kolumny 11. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy towary objęte stratą zostały zakupione w roku jej wystąpienia, czy w latach wcześniejszych. W sytuacji, gdy strata jest niezawiniona i zostanie uznana za koszt podatkowy, to jej wartość wprowadza się do księgi podatkowej w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Kolumna ta przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o pdof nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów (pkt 13 objaśnień).

Jeśli strata jest zawiniona i nie stanowi kosztów uzyskania przychodów jej wartości nie wprowadza się ponownie do księgi.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728)

autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 54 (1511) z dnia 2018-07-05

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.PoradnikKsiegowego.pl