Roczne sprawozdanie finansowe spółki handlowej wraz z wymaganymi dokumentami powinno być przekazane do właściwego dla niej sądu rejestrowego. Dokumenty te zostaną złożone w aktach rejestrowych spółki, zaś wzmianki o tym fakcie będą odnotowane w rejestrze przedsiębiorców. Sprawozdanie powinno trafić także do urzędu skarbowego. Natomiast podmioty rejestrowane w KRS nie mają już obowiązku ogłaszania swoich sprawozdań w Monitorze Polskim B.
Kogo dotyczą obowiązki?
Obowiązki dotyczące rocznego sprawozdania finansowego ciążą na tych spółkach, które muszą przestrzegać regulacji ustawy o rachunkowości. Nie dotyczą one zatem spółek cywilnych osób fizycznych, jawnych osób fizycznych i partnerskich, które zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości nie są zobowiązane i nie prowadzą pełnej księgowości.
Roczne sprawozdanie finansowe spółek prowadzących księgi rachunkowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
W terminie 15 dni
W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego kierownik jednostki zobowiązany jest złożyć we właściwym dla jednostki sądzie rejestrowym:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, ewentualnie informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia, jeżeli jednostka sporządza uproszczone sprawozdanie (nie dotyczy spółek w likwidacji),
- odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty (nie dotyczy spółek w likwidacji),
- sprawozdanie z działalności (spośród spółek obowiązek ten dotyczy spółki komandytowo-akcyjnej, z o.o. i akcyjnej).
Powyższe dokumenty trafią do akt rejestrowych spółki. Natomiast wzmianki o ich złożeniu zamieszczane są w dziale 3 rejestru przedsiębiorców KRS.
Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć dwukrotnie:
- jeszcze niezatwierdzone – w ciągu 15 dni po upływie terminu do zatwierdzenia, a także
- 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymienionymi dokumentami (art. 69 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).
Formularze i opłaty
W celu wywiązania się z obowiązku złożenia sprawozdania w KRS spółka musi złożyć wniosek o zmianę wpisu na urzędowym formularzu KRS-Z30 (uniwersalny druk dla każdej spółki). Do druku należy załączyć wymienione dokumenty, a także dowód wpłaty opłaty sądowej (40 zł) oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (250 zł).
Co istotne, złożenie rocznego sprawozdania finansowego można połączyć z wnioskiem o zmianę danych podmiotu (np. w zakresie modyfikacji przedmiotu działalności spółki). W takim przypadku nie należy składać KRS-Z30. Podstawą wniosku jest wówczas KRS-Z1 (dla spółki jawnej, komandytowej oraz partnerskiej), KRS-Z2 (dla spółki komandytowo-akcyjnej) albo KRS-Z3 (dla spółki z o.o. i akcyjnej). Załącznikami do nich są KRS-ZN (odnoszący się do sprawozdania finansowego) i ewentualnie inne właściwe załączniki, np. KRS-ZM. Koszt złożenia takiego wniosku to 250 zł tytułem opłaty sądowej oraz 250 zł za ogłoszenie w MSiG.
Sprawozdanie dla fiskusa
Spółki kapitałowe (z o.o. i akcyjna) powinny przekazać do urzędu skarbowego roczne sprawozdanie finansowe wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych (o ile są zobowiązane do badania), a także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Spółki nie muszą zatem przekazywać do urzędu skarbowego sprawozdania z działalności spółki ani odpisu uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty. Termin na wywiązanie się z tej powinności wynosi 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Natomiast wspólnicy spółek osobowych będący podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe, sprawozdanie finansowe dołączają do zeznania rocznego za dany rok podatkowy. Czas na złożenie zeznania za 2012 r. minął 30 kwietnia br. Więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 22 z br., na str. 10.
Jest KRS, nie ma ogłoszenia
Od 1 stycznia 2013 r. żadna ze spółek handlowych nie ma obowiązku ogłaszania swojego sprawozdania w Monitorze Polskim B.
Jedynie podmioty zobowiązane do poddania swoich sprawozdań badaniu, które nie składają ich w KRS (w tym spółki cywilne), muszą opublikować wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy wraz z opinią biegłego rewidenta oraz odpisem uchwały (postanowienia) o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Dokumenty te należy złożyć do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (spółdzielnie w Monitorze Spółdzielczym) w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania (art. 70 ustawy o rachunkowości). Cena ogłoszenia jest stała i wynosi 500 zł.
Jak unikać błędów przy składaniu sprawozdania finansowego do KRS?
- trzeba wybrać prawidłowe formularze KRS (co do zasady KRS-Z30, chyba że złożenie sprawozdania połączone jest z wnioskiem o zmianę danych w KRS – patrz uwagi w tekście)
- wniosek należy opłacić przed jego złożeniem, zaś dowód wpłaty dołączyć do wniosku. W przeciwnym razie wniosek zostanie zwrócony, bez wzywania do uzupełnienia braku. Wpłaty można dokonać w kasie sądu bądź na jego rachunek. Dokonując opłat przelewem warto pamiętać o tym, aby polecenie przelewu zostało rzeczywiście wykonane przed złożeniem wniosku do KRS (por. postanowienie SN z dnia 2 lutego 2011 r., sygn. akt II CZ 199/10)
- do sądu rejestrowego należy przekazać wszystkie elementy sprawozdania finansowego
- dokumenty muszą być złożone w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 15.09.2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037 ze zm.)
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330)
autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa nr 44 (981) z dnia 2013-06-03
Sposoby dofinansowania spółki przez wspólników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
Świetna część dotycząca tego, jak unikać błędów przy składaniu sprawozdania finansowego do KRS. Polecamy również formularze sądowe w tym KRS Z3 do pobrania na stronie KFK EXPERT.