Podpis na deklaracji podatkowej stanowi potwierdzenie prawdziwości zawartych w niej danych. Rozliczenie, które trafi do urzędu skarbowego bez podpisu, traktowane jest tak, jakby nie zostało złożone. Takich problemów nie ma w przypadku przesyłania deklaracji w formie elektronicznej.
Odręczny znak
Deklaracje podatkowe – również zeznania, wykazy i informacje, do składania których obligują przepisy prawa podatkowego – muszą być podpisane przez właściwą osobę. Osoba fizyczna sama podpisuje swoje rozliczenia. W przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej zadanie to spoczywa na osobie lub osobach upoważnionych do reprezentowania danego podmiotu.
Coraz częściej jednak kompetencje do podpisywania deklaracji przekazywane są pełnomocnikowi. Zezwala na to art. 80a Ordynacji podatkowej. Jest to wygodne, gdy podatnik zleca prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu, choruje, musi na dłużej wyjechać itp. Warunkiem działania pełnomocnika w zakresie podpisywania rozliczeń w imieniu podatnika jest pełnomocnictwo. Musi ono wyraźnie wskazywać, że wymieniona w nim osoba jest upoważniona do podpisywania deklaracji. Takiego uprawnienia nie można wywieść z ogólnego pełnomocnictwa do reprezentowania podatnika w kontaktach z kontrahentami, sądami czy organami podatkowymi. Pełnomocnictwo trzeba złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja.
Deklaracje – oczywiście te składane na papierowych formularzach – muszą być własnoręcznie podpisane przez uprawnioną osobę. Własnoręczny podpis zawiera indywidualne cechy charakteru pisma. Chodzi o kształt liter, sposób ich łączenia itp. Pozwala to na identyfikację osoby, która złożyła podpis, a w razie wątpliwości – na stwierdzenie jego autentyczności za pomocą graficznej ekspertyzy.
Przyjmuje się, że podpis powinien zawierać przynajmniej nazwisko, ale najlepiej, gdy składa się z imienia i nazwiska. Nie wolno stosować inicjałów lub parafek. Ważne jest jednocześnie to, aby osoby trzecie miały pewność, że dana osoba złożyła podpis w takiej formie, jakiej standardowo używa do podpisywania dokumentów.
Nie zawsze sam podpis wystarczy. Czasami trzeba również przybić imienną pieczątkę, aby umożliwić identyfikację osoby podpisującej deklarację. Tak jest w przypadku np. VAT-7, CIT-8, PIT-4R.
Poważny błąd
Deklaracja podatkowa jest oświadczeniem wiedzy rodzącym określone skutki prawno-finansowe. Dowodzi wywiązania się przez podatnika z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i wyznacza kwotę podatku do zapłaty lub wysokość nadpłaty – chociaż urzędnicy mogą zakwestionować wyliczenia. Podpis potwierdza prawdziwość danych zawartych w deklaracji. Jego brak to jeden z najpoważniejszych, ale też najczęściej popełnianych błędów.
Deklaracja, która trafi do urzędu skarbowego bez podpisu uprawnionej osoby, traktowana jest tak jakby nie została złożona. Konsekwencje tego uchybienia mogą być poważne, gdy zostanie ono wykryte po upływie terminu dostarczenia rozliczenia. Za nieterminowe złożenie deklaracji grozi bowiem wysoka grzywna. Obecnie może ona wynieść od 160 zł do 32.000 zł. Należy jednak zaznaczyć, że sprawy niedostarczenia deklaracji na czas rozpatrywane są zazwyczaj przez urzędników skarbowych w postępowaniach mandatowych. Grzywna wymierzana mandatem karnym waha się obecnie od 160 zł do 3.200 zł.
W praktyce kary są stosowane w przypadku nieusunięcia uchybienia – samodzielnie lub na wezwanie urzędników skarbowych. Aby takie niedopatrzenie poprawić samodzielnie, należy ponownie złożyć deklarację lub zgłosić się do urzędu skarbowego i uzupełnić niekompletne rozliczenie. Takiego błędu nie usuwa się w trybie korekty. Deklaracja niezawierająca podpisu nie stanowi bowiem ważnego i miarodajnego oświadczenia podatnika. Urzędnicy skarbowi wykrywają brak podpisu już w ramach wstępnej weryfikacji rozliczenia. Wzywają wówczas do udzielenia wyjaśnień i uzupełnienia deklaracji.
E-podpis na deklaracji
Problemów z podpisem – i jego brakiem – nie ma w przypadku przesyłania deklaracji przez internet. System e-Deklaracje jest tak skonstruowany, że nie przyjmie niepodpisanego dokumentu.
Są dwa sposoby autoryzacji elektronicznych rozliczeń. Pierwszy to użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Drugi sposób polega na podaniu przez podatnika kilku indywidualnych danych. Są to: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym przesyłana jest deklaracja. Jeżeli zeznanie lub roczne obliczenie podatku nie było składane za ten wymagany rok podatkowy, wpisuje się „0”.
Opcja niewymagająca użycia bezpiecznego e-podpisu zarezerwowana jest wyłącznie dla osób fizycznych. W ten sposób mogą składać wybrane deklaracje. Należą do nich m.in.: PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, PCC-3.
Podpis i pieczątka na deklaracji podatkowej
„(…) skoro normodawca określając wzór deklaracji VAT-7 (…) zawarł zapis „podpis (i pieczątka) podatnika lub osoby reprezentującej podatnika” to jest to wymóg obligatoryjny dla podatników składających te deklaracje. (…) stosowanie pieczątek na drukach i formularzach składanych w wersji papierowej ma najczęściej na celu zabezpieczenie ich wiarygodności oraz nienaruszalności. Zamieszczanie pieczątek ułatwia dokonanie przez organ administracji publicznej, któremu składany jest dokument opatrzony pieczątką, weryfikacji danych podmiotu w przypadku trudności w rozpoznaniu często nieczytelnego podpisu osoby składającej dokument”.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 21 lipca 2010 r., nr ITPP1/443-400/10/MS
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)
autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 49 (986) z dnia 2013-06-20
Jak bronić swoich praw w sporze z fiskusem? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
