W zależności od tego, co było przyczyną korekty, wystawienie faktury korygującej spowodować może zmniejszenie zobowiązania podatkowego lub też jego zwiększenie. Sytuacje te w różny sposób wykazuje się w ewidencji VAT oraz rozlicza w deklaracji VAT.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Jak wskazano w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT faktury korygujące wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
• udzielono opustów i obniżek cen,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Wystawiona przez podatnika faktura korygująca powinna zawierać informacje wymienione w art. 106j ust. 2 oraz ust. 3 ustawy o VAT.

Zmniejszenie zobowiązania podatkowego

Sprzedawca towaru czy usługi po wystawieniu faktury korygującej, która powoduje zmniejszenie podstawy opodatkowania do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem uwzględnia ją w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, pod warunkiem posiadania, uzyskanego przed upływem terminu do jej złożenia potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Uzyskanie tego potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano (art. 29a ust. 13 i ust. 14 ustawy o VAT) – przykład 1.

Przy czym należy pamiętać, że warunek posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę nie jest wymagany m.in. w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Natomiast nabywca faktury korygującej „in minus” jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę korygującą otrzymał. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługiwało, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokona tego obniżenia (art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).

Z kolei w sytuacji wymienionej w art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, tj. gdy nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w deklaracji VAT za okres, w którym dowiedział się o warunkach, na jakich transakcja została zrealizowana.

Zwiększenie zobowiązania podatkowego

Przepisy o VAT nie określają zasad rozliczania korekty, gdy w jej wyniku następuje podwyższenie podatku należnego. W takiej sytuacji przyjmuje się, że moment ujęcia w rozliczeniach VAT faktury korygującej jest uzależniony od przyczyny jej wystawienia. Gdy podatnik sporządził korektę zwiększającą zobowiązanie podatkowe z powodu zdarzenia zaistniałego w chwili wystawienia faktury pierwotnej (np. pomyłki w cenie czy stawce podatku), to jej rozliczenie powinno nastąpić w deklaracji za okres, w którym została wykazana pierwotna faktura. Nabywca takiej korekty ma prawo do odliczenia VAT z faktury korygującej „in plus” na zasadach ogólnych, tj. generalnie w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy (usługodawcy) powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał tę korektę.

W przypadku gdy podatnik wystawił korektę „in plus” z uwagi na powstanie przyczyn, które miały miejsce już po dokonaniu dostawy towarów czy świadczeniu usługi (np. podwyższenie ceny), powinien ją rozliczyć w deklaracji za ten okres rozliczeniowy, w którym zaistniały przesłanki do wystawienia faktury korygującej (czyli w miesiącu/kwartale, w którym została wystawiona faktura korygująca). W takim bowiem przypadku w chwili ujęcia w deklaracji VAT faktury pierwotnej podstawa opodatkowania i podatek należny zostały wykazane przez podatnika w prawidłowej wysokości, a przyczyna korekty powstała później i nie była możliwa do przewidzenia w momencie wystawienia faktury pierwotnej. Nabywca takiej faktury prawo do odliczenia podatku naliczonego nabędzie, co do zasady, w miesiącu/kwartale otrzymania korekty faktury.

Korekta transakcji objętej odwrotnym obciążeniem

Faktury korygujące także sporządzają podatnicy, którzy dokonują transakcji objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia. Mechanizm ten może mieć zastosowanie np. przy sprzedaży złomu czy niektórych usług budowlanych. Wówczas sprzedawca na fakturze nie podaje kwoty i stawki podatku, jedynie wykazuje kwotę netto, która jest jednocześnie kwotą brutto. Faktura korygująca sporządzona w tym przypadku wystawiona z powodu popełnionego błędu powinna być rozliczona zarówno przez sprzedawcę (który obniża bądź podwyższa podstawę opodatkowania), jak i nabywcę (który skoryguje podstawę opodatkowania oraz VAT należny i naliczony) w okresie, kiedy rozliczono fakturę pierwotną, czyli za okres rozliczeniowy, kiedy powstał obowiązek podatkowy od danej transakcji (przykład 2).

Gdy sprzedawca wystawił fakturę korygującą w związku z nową okolicznością (udzieleniem rabatu, zwrotem towaru itp.), wówczas korekta ta powinna być rozliczona na bieżąco, czyli w miesiącu jej wystawienia. Ponadto należy pamiętać, że sprzedawca nie ma w tym przypadku obowiązku uzyskania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Nabywca takiej faktury korygującej rozliczy ją w miesiącu jej otrzymania.

Przykładowe wzory faktur dostępne są w programie DRUKI Gofin.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 20 (1582) z dnia 2019-03-11

Stosowanie RODO w sprawach pracowniczych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl