Do obowiązków płatników podatku dochodowego należy nie tylko obliczanie, pobór oraz odprowadzanie na konto fiskusa tego podatku lub zaliczek na podatek w trakcie roku podatkowego. Po zakończeniu roku muszą się oni wywiązać również z określonych obowiązków informacyjnych. Do najczęściej sporządzanych dokumentów informacyjnych należy roczna deklaracja PIT-4R. Składają ją płatnicy zobowiązani w ciągu roku do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W swojej firmie zatrudniam na podstawie umowy o pracę 8 osób – pięć w pełnym wymiarze godzin i trzy na część etatu. Jedna z nich w 2015 r. przebywała na urlopie macierzyńskim i w tym okresie nie otrzymywała ode mnie żadnych należności. Z kolei wynagrodzenie jednego z pracowników zatrudnionych na część etatu było na tyle niskie, że nie występowała zaliczka na podatek. Czy osoby te powinny zostać przeze mnie uwzględnione w liczbie podatników wykazywanych w deklaracji PIT-4R?

W rocznej deklaracji PIT-4R płatnik ma obowiązek podać liczbę pracowników, którym w danym miesiącu wypłacił lub postawił do dyspozycji jakiekolwiek należności lub świadczenia ze stosunku pracy, gdyż mają oni status podatnika. Dotyczy to zatem również tych pracowników, których wynagrodzenie było na tyle niskie, że w trakcie roku podatkowego zaliczka wyliczona od niego wynosiła 0 zł. Pracodawca nie uwzględnia jednak w liczbie podatników w PIT-4R pracowników, którym nie wypłacał bądź nie postawił do dyspozycji żadnych należności. Tym samym w sytuacji opisanej w pytaniu Czytelnik w liczbie podatników nie powinien wykazać pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim, na rzecz której w okresie tego urlopu nie dokonał żadnych świadczeń.

Działalność gospodarczą (sklep internetowy) zasadniczo prowadzę jednoosobowo. Jednak w grudniu 2015 r., w związku ze wzrostem zamówień, zatrudniłem jedną osobę na umowę zlecenia do pakowania przesyłek. Od jej wynagrodzenia została pobrana zaliczka na podatek. Czy w tej sytuacji mam obowiązek złożyć PIT-4R za 2015 r.?

U Czytelnika wystąpi obowiązek złożenia deklaracji PIT-4R za 2015 r., jeżeli zaliczka na podatek od należności ze wskazanej w pytaniu umowy zlecenia została pobrana w 2015 r. W przeciwnym razie, tj. gdy zaliczka została pobrana już w 2016 r., nie jest on zobowiązany do jej złożenia. Wykazaniu w PIT-4R za dany rok podatkowy podlegają bowiem kwoty zaliczek na podatek pobrane jedynie w tym roku.

Z tytułu wypłaty świadczenia pieniężnego na rzecz zleceniobiorcy, przychód podatkowy powstaje u niego w dacie otrzymania lub postawienia mu do dyspozycji tych pieniędzy. W takiej sytuacji obowiązkiem płatnika jest pobranie od niego zaliczki na podatek dochodowy oraz odprowadzenie jej do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku wykazanie w PIT-4R. Stąd gdyby Czytelnik dokonał wypłaty wynagrodzenia ze wskazanej w pytaniu umowy zlecenia w styczniu 2016 r., to dopiero w tym miesiącu powstanie obowiązek poboru zaliczki na podatek od tego wynagrodzenia. Czytelnik występujący w roli płatnika zobowiązany będzie uwzględnić tę wypłatę dopiero w deklaracji PIT-4R za 2016 r.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że gdy do opodatkowania przychodów z umowy zlecenia ma zastosowanie zryczałtowany podatek, określony w art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof, podatku tego nie wykazuje się w PIT-4R. Podlega on wykazaniu w rocznej deklaracji, oznaczonej jako PIT-8AR.

W kwietniu 2015 r. otworzyłem własną firmę. Od samego początku zatrudniam w niej na stałe pracowników oraz dorywczo zleceniobiorców. PIT-4R będę składał po raz pierwszy. Czy muszę go przekazać do urzędu skarbowego przez internet z podpisem elektronicznym? Czy termin złożenia tej deklaracji uzależniony jest od formy przekazania?

Podstawową formą realizacji obowiązku złożenia PIT-4R jest dla płatników przekazanie jej fiskusowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czyli przez internet. Pewnej grupie podatników ustawodawca zezwolił jednak na składanie PIT-4R tradycyjnie, czyli w formie papierowej. Przywilej ten został zarezerwowany dla sporządzających ją płatników, którzy mają obowiązek przekazania jej w stosunku do nie więcej niż pięciu podatników.

Tym samym w opisanej sytuacji o formie złożenia deklaracji zdecyduje liczba osób, w stosunku do których Czytelnik będzie ją sporządzał.

Trzeba jednak pamiętać, iż ustawodawca zastrzegł, że możliwość sporządzenia PIT-4R w papierowej formie nie ma zastosowania w przypadku, gdy podatnik powierza sporządzenie PIT-4R biuru rachunkowemu. Biura rachunkowe składają tę deklarację w imieniu i na rzecz swoich klientów wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Nie wszyscy płatnicy składający PIT-4R drogą elektroniczną muszą uwierzytelniać je bezpiecznym e-podpisem. Ci z nich, którzy są osobami fizycznymi, mogą tego dokonać przy pomocy danych autoryzujących. Autoryzacja taka polega na podaniu przez płatnika NIP pierwszego imienia, nazwiska, daty urodzenia oraz kwoty przychodu. Kwota przychodu przyjmowana do autoryzacji to przychód z zeznania (PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39) lub rocznego obliczenia podatku (PIT-40, PIT-40A) za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania dokumentu. Gdy zeznanie lub roczne obliczenie podatku nie było składane za wskazany okres, należy wpisać 0 (zero). Oznacza to, że PIT-4R składany w 2016 r. za 2015 r. wymaga podania przychodu za 2014 r. (albo 0) – z jednego, dowolnie wybranego zeznania lub rocznego obliczenia podatku za ten rok podatkowy.

Aktualne wzory druków deklaracji i zeznań podatkowych dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl.

Sam termin składania PIT-4R nie został uzależniony od formy przekazywania tej deklaracji (papierowa, elektroniczna) – ustawodawca wyznaczył go na koniec stycznia roku następującego po roku podatkowym. Ponieważ 31 stycznia przypada w 2016 r. w niedzielę, ostatecznym terminem do złożenia PIT-4R za 2015 r. jest 1 lutego 2016 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 7 (1257) z dnia 2016-01-25

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.SerwisBudzetowy.pl