Umowa o pracę jest dokumentem, który reguluje zazwyczaj tylko najważniejsze warunki umowy o pracę, w tym rodzaj umówionej pracy. Inne, bardziej drobiazgowe ustalenia dotyczące sposobu jej świadczenia i poszczególnych obowiązków służbowych pozostają najczęściej poza treścią umowy o pracę. Pracodawca może je jednak skonkretyzować w zakresie obowiązków, którego forma zależy od jego swobodnego uznania.

Czynności do wykonania zgodnie z ustaleniami

W piśmiennictwie i praktyce prawa pracy pojęcie zakresu obowiązków pojawia się bardzo często. Używane jest w różnych kontekstach, w tym w odniesieniu do ustawowych wymogów dotyczących obowiązków pracowniczych, wynikających z Kodeksu pracy i innych przepisów. Pod pojęciem zakresu obowiązków rozumie się też zakres czynności do wykonania dla konkretnego pracownika. Bez względu jednak na to, czy mówimy o obowiązkach wynikających z regulacji ustawowych, czy też o indywidualnym zakresie obowiązków służbowych, co do zasady, nie musi on przybierać formy pisemnej. Prawo pracy nie odnosi się bowiem do zakresu obowiązków, w szczególności nie wprowadza wymogu jego utworzenia. Pozostaje więc do decyzji pracodawcy, czy nada temu zakresowi formę pisemną czy też pozostanie przy ustnym pouczeniu pracownika o ciążących na nim obowiązkach. Zakres czynności do wykonania może też kształtować się zgodnie z przyjętą praktyką wykonywania pracy na danym stanowisku.

Niezależnie od przyjętego w danym zakładzie sposobu ustalania zakresu obowiązków, nie można go traktować jako wyliczenia obowiązujących strony warunków umowy o pracę. Zakres obowiązków jest jedynie ich skonkretyzowaniem, swojego rodzaju „dopowiedzeniem”. Mimo to ma on istotne znaczenie, w szczególności dla pracownika. Stanowi bowiem wskazanie, czego oczekuje od niego pracodawca i jaki jest zakres wyznaczonej dla niego pracy. Trzeba jednak wskazać, że zakres obowiązków może się zmieniać – z biegiem czasu pracodawca może go aktualizować, dokładając obowiązków lub uchylając niektóre z nich. Na ogół nie musi wówczas stosować procedury, która wymagana jest w razie dokonywania zmian w umowie o pracę.

Nowe obowiązki bez wypowiedzenia

W zależności od rodzaju pracy i stanowiska zajmowanego przez pracownika, zakres obowiązków może być mniej lub bardziej obszerny. W wielu wypadkach sporządzanie go na piśmie nie jest konieczne, pracodawca pozostaje więc przy ustnym zaznajomieniu zatrudnionego z czynnościami, które ma on wykonywać. Jeżeli pracodawca wybrał pisemną formę zakresu obowiązków, jego treść i stopień uszczegółowienia będzie zależała tylko od jego uznania. Bez względu jednak na to, jak długa jest lista zadań służbowych przedstawionych pracownikowi na piśmie (lub ustnie), ich zmiana co do zasady nie będzie wymagała wypowiedzenia zmieniającego. Takie wypowiedzenie zastrzeżone jest bowiem tylko do modyfikacji warunków zatrudnienia wynikających z umowy o pracę. Ich porządkowe uściślenie w postaci zakresu obowiązków jest przejawem uprawnień władczych pracodawcy. Może on ustalać zasady wykonywania pracy w jego zakładzie bez uzyskania w tym zakresie zgody pracownika, tak jak jest to w przypadku zawarcia umowy o pracę.

Należy jednak podkreślić, że zmodyfikowany zakres obowiązków nie może wykraczać poza rodzaj pracy ustalonej w umowie. Pracodawca powinien więc wystrzegać się takich zmian wspomnianego zakresu, które w rzeczywistości będą stanowić ukrytą formę zmiany umowy o pracę – poprzez nałożenie na pracownika powinności niemieszczących się w granicach rodzaju umówionej pracy. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 lutego 2010 r. (sygn. akt II PK 215/09) „(…) Zakres czynności pracownika jest zbiorczym poleceniem pracodawcy jedynie wówczas, gdy stanowi dozwoloną konkretyzację umówionego rodzaju pracy. Zatem, gdy modyfikacji ulegać mają istotne ustalenia w zakresie rodzaju umówionej pracy, to taka zmiana wymaga zgody pracownika, a w razie jej braku wypowiedzenia zmieniającego”.

Pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na danym stanowisku.

Zakres obowiązków wyznaczony zadaniami

Zdecydowana większość systemów i rozkładów czasu pracy nie wymaga konkretyzacji obowiązków pracowniczych w postaci pisemnego zakresu czynności. Tylko w jednym przypadku jest to uzasadnione i celowe, tj. w odniesieniu do zadaniowego systemu czasu pracy. W przypadku takiego systemu pracownika nie rozlicza się bowiem według liczby przepracowanych godzin, ale biorąc pod uwagę realizację przydzielonych zadań. Powinny one być tak ustalone, aby były możliwe do wykonania w ramach podstawowych norm czasu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Dlatego też przydział zadań dla pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasie pracy jest bardzo ważny. Jego uzewnętrznieniem powinien być zakres obowiązków, przy czym, ze względu na specyfikę systemu zadaniowego, najbardziej odpowiednia jest tu forma pisemna.

Nie należy jednak utożsamiać przydziału zadań w zadaniowej organizacji czasu pracy z samym zakresem obowiązków. Zadania do wykonania oraz chociażby orientacyjne ramy czasowe na ich wykonanie powinny być ustalone z pracownikiem, a zakres obowiązków powinien odpowiadać tym ustaleniom. Zakres obowiązków dla pracownika w systemie zadaniowym powinien więc łączyć w sobie wyznaczenie zadań do wykonania (z określeniem przedziału czasowego, w którym mają być one realizowane) ze wskazaniem odpowiadających im konkretnych obowiązków służbowych. Trzeba przy tym pamiętać, że system zadaniowy nie daje przyzwolenia na ustalenie zakresu zadań (czynności) w sposób wynikowy, poprzez zobowiązanie pracownika do osiągnięcia określonego i wymierzalnego efektu swojej pracy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 70 (1007) z dnia 2013-09-02

Podróże służbowe w 2013 r. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl