Pracodawcy tworzący w danym roku zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz, są zobowiązani do jego korekty w końcu roku. Wynika to zarówno z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jak i z rozporządzenia dotyczącego ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na Fundusz.

Naliczanie odpisów

Pracodawcy tworzą Fundusz z corocznego odpisu, który nalicza się według zasady określonej w § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). Zgodnie z nią podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Ten sam sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy.

Przywołane rozporządzenie określa też podstawę naliczania odpisu w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną. Stanowi ją wówczas liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Przeciętna liczba zatrudnionych

Przepisy rozporządzenia wskazują, że do przeciętnej liczby zatrudnionych przyjmuje się pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Nie odnoszą się jednak do tego, czy do liczby tej należy zaliczać pracowników korzystających z różnego rodzajów urlopów. W kwestii tej wypowiedziało się Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalnej w odpowiedzi z dnia 19 maja 2015 r. na pytanie naszego Wydawnictwa, w której uznało, że: „(…) Należy podkreślić, że w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, których definiuje art. 2 Kodeksu pracy. (…) Biorąc pod uwagę treść § 1 rozporządzenia, w ocenie Departamentu, brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym. (…)”.

Ze względu na brak w przepisach metody ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, w praktyce stosuje się jedną z metod statystycznych, o których mowa w załączniku do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (Z-03 czy Z-06; www.stat.gov.pl). Są to:

• metoda średniej arytmetycznej polegająca na podzieleniu sumy dziennych stanów zatrudnienia ze wszystkich dni w miesiącu przez liczbę tych dni,
• metoda uproszczona, w której sumę dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca należy podzielić przez 2,
• metoda średniej chronologicznej polegająca na podzieleniu sumy połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca przez 2.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 102 (1559) z dnia 2018-12-20

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.ZFSS.pl