Po zawarciu ze zleceniobiorcą umowy zlecenia, zleceniodawca zaczyna pełnić w stosunku do niego rolę płatnika składek ZUS. Wiąże się to z wieloma obowiązkami. Zleceniodawca musi przede wszystkim ustalić rodzaj i charakter ubezpieczeń, którym powinien podlegać zleceniobiorca. Jeśli się pomyli i przekaże do organu rentowego błędne informacje, może to spowodować, że dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i rozliczeniowe) będą sporządzone nieprawidłowo, ale również niedopłatę składek na poszczególne ubezpieczenia. Tak też będzie, gdy zleceniobiorca w razie jakiejkolwiek zmiany mającej wpływ na jego ubezpieczenia nie zaktualizuje danych u zleceniodawcy.

Ubezpieczenie zleceniobiorcy

Zasadniczo osoba wykonująca umowę zlecenia podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalno-rentowym i wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jest nimi objęta od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia jej rozwiązania lub wygaśnięcia.

Nie w każdym jednak przypadku ubezpieczenia emerytalno-rentowe są dla zleceniobiorcy obowiązkowe. Nie będzie nimi obligatoryjnie objęty, jeśli przykładowo w innej firmie jest zatrudniony na etacie (niezależnie od wymiaru czasu pracy) z wynagrodzeniem równym lub wyższym niż minimalna płaca. Ubezpieczenia emerytalno-rentowe nie będą też obowiązkowe ze zlecenia, jeśli zleceniobiorca podlega im z racji prowadzonej pozarolniczej działalności.

Korekta w ZUS

Niejednokrotnie zdarza się, że po zawarciu umowy zlecenia zleceniodawca zgłosi zleceniobiorcę do ubezpieczeń w ZUS w sposób prawidłowy, na podstawie uzyskanych od niego informacji, np. tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, ale po pewnym czasie zmieni się stan faktyczny, o czym zleceniobiorca nie poinformuje zleceniodawcy. Przykładowo wykonawca zlecenia nie poinformuje go (lub zrobi to z opóźnieniem), że została z nim rozwiązana umowa o pracę czy zawiesił prowadzenie własnej firmy i że od pewnego czasu jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych jest dla niego wykonywana umowa zlecenia. Ma to ogromny wpływ na rozliczane składki do ZUS.

W takim przypadku w pierwszej kolejności zleceniodawca powinien przekazać do ZUS poprawne zgłoszenie do ubezpieczeń. W tym celu najpierw powinien wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZWUA, a dopiero potem – zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Jako datę zarówno wyrejestrowania, jak i zgłoszenia do prawidłowych ubezpieczeń należy tu podać datę, od kiedy umowa zlecenia stanowi dla zleceniobiorcy tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

W następnej kolejności należy sporządzić i przekazać do organu rentowego korektę dokumentów rozliczeniowych.

Jeżeli zleceniobiorca był zgłoszony tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, a powinien też podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (tj. emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu), to po przesłaniu korekty dokumentów rozliczeniowych na koncie zleceniodawcy – jako płatnika składek w ZUS – powstanie niedopłata składek społecznych i niewykluczone, że również składek na FP i FGŚP.

Opłacając po terminie składki ZUS należy je uiścić wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.

Kto ponosi odpowiedzialność?

Zgodnie z zasadami finansowania składek ubezpieczeniowych, niedopłata składek społecznych powinna być w części sfinansowana ze środków zleceniobiorcy. Zapłaty należnych składek w całości (wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę) ZUS będzie jednak żądał bezpośrednio od zleceniodawcy, jako płatnika. Ten ma z kolei prawo zwrócić się do zleceniobiorcy z roszczeniem o ich opłacenie. Zleceniodawca ma na to 10 lat. Termin przedawnienia dochodzenia tych roszczeń powinien być obliczany od dnia zapłacenia składek przez płatnika (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2013 r., sygn. akt III PZP 6/13). Z obowiązku opłacenia zaległych składek nie zwalnia zleceniodawcy fakt, że zaległość ta powstała nie z jego winy.

Zapłacone przez zleceniodawcę składki w części, która de facto powinna być sfinansowana przez zleceniobiorcę, stanowią przychód zleceniobiorcy (o ile nie będą egzekwowane na drodze cywilnoprawnej). Otrzymał on bowiem nieodpłatne świadczenie od zleceniodawcy (zleceniodawca zapłacił za niego składki, które powinny być finansowane z jego środków). Przychód ten powstanie w miesiącu przekazania przez zleceniodawcę ich na rachunek ZUS. W konsekwencji wartość takiego świadczenia powinna zostać wliczona zleceniobiorcy do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych i oskładkowana (ramka), o ile strony nadal łączy umowa zlecenia. Jeśli nie będą już pozostawały w stosunku cywilnoprawnym, wtedy składki zapłacone za zleceniobiorcę (w części, która przez niego powinna była zostać sfinansowana) zostaną zakwalifikowane do przychodów z innych źródeł. Będzie to skutkowało tym, że zleceniodawca nie pobierze od tego przychodu składek ZUS.

Konsekwencje błędnie przekazanych płatnikowi (tu: zleceniodawcy) przez ubezpieczonego (zleceniobiorcę) informacji skutkujących w rezultacie powstaniem u płatnika zaległości z tytułu nieopłaconych składek, ubezpieczony ponosi tylko w jednym przypadku. Ma to miejsce wtedy, gdy złoży on płatnikowi oświadczenie w związku z przekroczeniem rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. Jeśli poda w takim oświadczeniu informacje niezgodne ze stanem faktycznym, w wyniku którego powstało zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, będzie wówczas zobowiązany do spłacenia całości tego zadłużenia (pisaliśmy na ten temat w GP nr 81 z 9.10 2014 r., na str. 8).

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 87 (1128) z dnia 2014-10-30

Komentarz do ustawy zasiłkowej – część I. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl