www.gazetapodatkowa.pl - podatki, rachunkowość, prawo pracy, składki, zasiłki, emerytury, księgowośćPracownicy niezdolni do pracy zazwyczaj w pierwszej kolejności korzystają ze świadczeń krótkoterminowych, do których zaliczają się zasiłek chorobowy i świadczenie rehabilitacyjne. Gdy w przypadku zbliżającego się upływu okresu, za który wymienione świadczenie/a przysługuje/ą, a pracownik nie odzyskał zdolności do pracy, wówczas konieczne jest wystąpienie do ZUS z wnioskiem o rentę z tytułu niezdolności do pracy. W procesie dotyczącym złożenia wniosku wraz z odpowiednią dokumentacją o to świadczenie niebagatelną rolę odgrywa pracodawca takiego pracownika.

Na rentę kieruje lekarz

Postępowanie o ustalenie prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy ma charakter wnioskowy. Nie później niż 60 dni przed zakończeniem okresu zasiłkowego wystawiający zaświadczenie lekarskie (m.in. lekarz) przeprowadza badanie i ocenia, czy stan zdrowia ubezpieczonego uzasadnia zgłoszenie wniosku o ustalenie prawa do:

  • świadczenia rehabilitacyjnego,
  • renty z tytułu niezdolności do pracy.

Wystawiający zaświadczenie lekarskie powinien poinformować ubezpieczonego o terminie wymienionego badania, po czym stosownie do wyników oceny wystawić zaświadczenie o stanie zdrowia dla celów świadczeń z ubezpieczenia społecznego, informując ubezpieczonego o potrzebie niezwłocznego zgłoszenia wniosku o ustalenie prawa do świadczenia rehabilitacyjnego lub prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy. Stanowi o tym § 9 ust. 3-5 rozporządzenia MPiPS w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz. U. z 2015 r. poz. 2013).

Obowiązek pracodawcy

Wśród obowiązków nałożonych na pracodawców ustawodawca wymienił takie, które bezpośrednio związane są ze sprawami z zakresu ubezpieczeń społecznych. Mianowicie pracodawcy obowiązani są m.in. do:

  • współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
  • wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,
  • przygotowania, za zgodą pracownika, wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych.

Obowiązek ten dotyczy również innych płatników składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące. Tak wynika z art. 125 ust. 1 pkt 1-2, 4 oraz ust. 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zwanej ustawą emerytalną.

Ponadto ustawodawca wprost określił, że płatnik składek jest zobowiązany do:

  • wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów składkowych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy emerytalnej, oraz okresów nieskładkowych, o których mowa w art. 7 pkt 1 tej ustawy,
  • wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei,
  • wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności, o których mowa w art. 15 ust. 3 ustawy emerytalnej,
  • przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem wynikającym z art. 125a ust. 4a, 4b ustawy emerytalnej.

Mowa o tym w art. 125a ust. 1-4 ustawy emerytalnej.

Dokumentacja w sprawie renty

Przesłanki, po spełnieniu których przysługuje renta z tytułu niezdolności do pracy, wskazują art. 57 i art. 58 ustawy emerytalnej. Aby osoba zainteresowana nabyła prawo do renty, musi zostać uznana za niezdolną do pracy w stopniu co najmniej częściowym oraz udokumentować odpowiedni wymiar okresów składkowych i nieskładkowych. Przy ocenie prawa do renty ważna jest również data powstania niezdolności do pracy.

Natomiast jeśli chodzi o wysokość renty, to jest ona zależna od:

  • wartości kwoty bazowej przyjętej do naliczenia renty,
  • wymiaru udokumentowanego okresu składkowego i nieskładkowego,
  • wysokości osiągniętych zarobków w stosownym okresie poprzedzającym przyznanie renty.

Dlatego też, ubiegając się o rentę, ubezpieczony powinien dołączyć do wniosku dokumenty stwierdzające:

1) datę urodzenia,

2) okresy uzasadniające prawo do świadczenia i jego wysokość,

3) stan zdrowia, a także wywiad zawodowy sporządzony przez płatnika składek, jeżeli ubezpieczony pozostaje w zatrudnieniu,

4) wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia,

5) okoliczności niezbędne do ustalenia świadczeń przysługujących z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, jeżeli umowy międzynarodowe, których stroną jest Polska, tak stanowią.

Wymienione dokumenty, tj. w pkt:

  • 1, 2 i 4 nie są wymagane, jeżeli konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa i wysokości świadczenia,
  • 1, 2, 4 i 5 nie są wymagane, jeżeli zostały złożone w organie rentowym dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie ustawy emerytalnej lub odrębnych przepisów.

Taką dyspozycję zawiera § 10 rozporządzenia MPiPS w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe. Wypełnia ona zalecenia ustawodawcy, w myśl których do wniosku w sprawie przyznania świadczeń powinny być dołączone dowody uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokości, określone w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego (art. 116 ust. 5 ustawy emerytalnej, z zastrzeżeniem wymienionym w ust. 6 tego przepisu).

Rola pracodawcy

Postępowanie w sprawie przyznania renty z tytułu niezdolności do pracy zasadniczo wszczyna się na podstawie wniosku zainteresowanego. Wniosek taki to żądanie przyznania świadczenia zgłoszone na piśmie lub ustnie do protokołu w organie rentowym.

Jako, że ustawodawca zobowiązał pracodawcę do przygotowania, za zgodą pracownika, wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych, dlatego też dodatkowo dopuścił możliwość zgłoszenia wniosku za pośrednictwem płatnika składek (art. 116 ust. 3 ustawy emerytalnej).


Wniosek w sprawie przyznania renty zgłasza się w ZUS lub za pośrednictwem płatnika składek.

Prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy powstaje z dniem spełnienia wszystkich warunków wymaganych do nabycia tego prawa. Przy czym, jeżeli ubezpieczony pobiera zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wypłacane na podstawie przepisów Kodeksu pracy, prawo do renty powstaje z dniem zaprzestania pobierania tego zasiłku, świadczenia lub wynagrodzenia. Jeśli chodzi o wypłatę renty, to wypłaca się ją poczynając od dnia powstania prawa do niej, nie wcześniej jednak niż od miesiąca, w którym zgłoszono wniosek.

Z przedstawionych zasad wynika, iż przy ustalaniu prawa do renty bardzo istotną kwestią jest data złożenia wniosku. Gdy przepisy ustawy emerytalnej dopuszczają zgłoszenie wniosku za pośrednictwem płatnika składek, za datę zgłoszenia wniosku uważa się datę sporządzenia wniosku przez płatnika. Płatnik składek potwierdza sporządzenie wniosku w określonej dacie pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej.

Rola pracodawcy w przygotowaniu pracownikowi wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i złożenia go w ZUS wraz z wymaganymi w tym zakresie dokumentami jest zatem niebagatelna.

Dokumentacja, którą pracodawca przygotowuje i dołącza do wniosku o rentę dotyczy okresu ubezpieczenia przebytego przez pracownika u danego pracodawcy. Dokumenty takie to w szczególności:

  • świadectwa pracy, zaświadczenia potwierdzające przebyty okres zatrudnienia,
  • zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu sporządzone np. na formularzu ERP-7.


Formularz ERP-7 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Zasiłki i świadczenia.

Dokumenty potwierdzające przebieg ubezpieczenia u pozostałych płatników składek, a więc okres przypadający przed zatrudnieniem u pracodawcy kompletującego wniosek o rentę, pracownik powinien sam pozyskać i przedłożyć pracodawcy celem dołączenia ich do takiego wniosku. Gdyby pracownik miał problemy z ich wyegzekwowaniem od tych płatników, wówczas warto wskazać organowi rentowemu okres zatrudnienia i dane płatnika składek. Organ rentowy może bowiem żądać od płatnika składek wystawienia odpowiednich dokumentów (patrz ramka).

Ponadto nie ulega wątpliwości, że spośród wskazanych dokumentów do wniosku o rentę pracownik musi załączyć dokumentację niezbędną do wydania przez lekarza orzecznika ZUS albo komisję lekarską tego organu (działającą w ramach II instancji) orzeczenia o niezdolności do pracy. Jest to:

  • zaświadczenie o stanie zdrowia wydane przez lekarza, pod którego opieką lekarską znajduje się osoba, w stosunku do której ma być wydane orzeczenie, wystawione nie wcześniej niż na miesiąc przed datą złożenia wniosku,
  • wywiad zawodowy dotyczący charakteru i rodzaju pracy,
  • dokumentacja medyczna i rentowa oraz inne dokumenty mające znaczenie dla wydania orzeczenia, a w szczególności karta badania profilaktycznego, dokumentacja rehabilitacji leczniczej lub zawodowej.

Warto wskazać, że nie zawsze renta z tytułu niezdolności do pracy przyznawana jest w wyniku złożonego wniosku o to świadczenie. Może się bowiem zdarzyć, że osoba ubiegająca się o świadczenie rehabilitacyjne nie spełnia warunków wymaganych do uzyskania tego świadczenia, określonych w przepisach ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Wówczas lekarz orzecznik orzeka o niezdolności do pracy tej osoby lub o celowości jej przekwalifikowania zawodowego.

Obowiązek wystawiania przez płatnika dokumentów dla ubezpieczonego ubiegającego się o rentę

Na żądanie organu rentowego płatnik składek zobowiązany jest do wystawienia dokumentów, w tym zaświadczeń, w celu udowodnienia:

okresów składkowych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy emerytalnej,
okresów nieskładkowych, o których mowa w art. 7 pkt 1 ustawy emerytalnej,
okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei,
wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także
wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności, o których mowa w art. 15 ust. 3 ustawy emerytalnej.

Zgromadzenie przez pracodawcę pełnej dokumentacji z przebiegu ubezpieczenia pracownika nie narazi takiego pracodawcy na problemy związane z potwierdzeniem okresu świadczonej pracy oraz wystawieniem zaświadczenia o wysokości osiągniętego wynagrodzenia. Przy czym potwierdzając do celów rentowych okres przebytego ubezpieczenia w wystawionym zaświadczeniu albo świadectwie pracy, należy zamieścić informacje dotyczące m.in.:

okresu korzystania z urlopu bezpłatnego,
wykorzystanego urlopu wychowawczego,
okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do renty.

Pracodawca powinien gromadzić dokumentację potwierdzającą wskazane okoliczności. Gdy w oparciu o nieprawidłowo wystawiony przez niego dokument ubezpieczony uzyska rentę, a więc korzyść materialną w postaci nienależnie pobranego świadczenia, wówczas obowiązkiem jego zwrotu może zostać obciążony pracodawca.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11.10.2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. nr 237, poz. 1412)

autor: Honorata Urbaniak
Gazeta Podatkowa nr 44 (1606) z dnia 2019-06-03

Zatrudnianie emerytów i rencistów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>