Ustalenie organizacji i porządku w procesie pracy leży w gestii pracodawcy. Natomiast pracownik jest obowiązany przestrzegać określonych w przepisach zakładowych zasad, a także przepisów bhp czy przeciwpożarowych. W celu dyscyplinowania pracowników, którzy nie przestrzegają ustalonych reguł postępowania i zachowania, pracodawca ma możliwość nakładania kar porządkowych. Finansowo najdotkliwszą z nich jest kara pieniężna.
Nakładanie kary porządkowej
Katalog kar porządkowych zawiera art. 108 K.p. Natomiast procedura wymierzania kary porządkowej została określona w artykułach od 109 do 113 K.p.
W Kodeksie pracy wskazano trzy rodzaje kar porządkowych: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Pracodawca nie może wprowadzać w przepisach zakładowych innych rodzajów kar porządkowych niż przewiduje Kodeks pracy, ze względu na fakt, że ustawowy katalog kar ma charakter zamknięty.
Jeżeli chodzi o karę pieniężną, to jej zastosowanie dopuszczalne jest jedynie w przypadku:
- nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bhp lub przepisów przeciwpożarowych,
- opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia,
- stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości bądź spożywania alkoholu w czasie pracy (art. 108 § 2 K.p.).
Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia za pracę. Natomiast łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń na mocy tytułów wykonawczych (alimentacyjnych i niealimentacyjnych) oraz zaliczek pieniężnych (art. 108 § 3 K.p.). Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bhp.
Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Można ją nałożyć tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 § 2 K.p.). Wysłuchanie to może mieć formę ustną lub pisemną. Jeżeli jednak z powodu nieobecności w zakładzie pracownik nie może być wysłuchany, bieg tego 2-tygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy (art. 109 § 3 K.p.).
Wysłuchanie może odbyć się bezpośrednio przed pracodawcą lub przed osobą upoważnioną w tym celu przez pracodawcę. O zastosowanej karze porządkowej pracodawca ma obowiązek zawiadomić pracownika na piśmie. W zawiadomieniu tym wskazuje rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika (art. 110 K.p.).
Obliczenie kary i jej potrącenie
Wysokość kary pieniężnej za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może przekraczać jednodniowego wynagrodzenia pracownika (art. 108 § 3 K.p.). Do ustalenia tego jednodniowego wynagrodzenia, stanowiącego maksymalną wysokość kary pieniężnej za jedno przekroczenie, należy stosować zasady obowiązujące przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, łącznie z zastosowaniem współczynnika urlopowego. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 289 ze zm.). Zatem składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym został ukarany. Składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, tzw. zmienne miesięczne, przyjmuje się w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc ukarania. Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy przed ukaraniem, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. Obliczoną kwotę wynagrodzenia dzieli się przez współczynnik urlopowy.
Przykład
Pracownik pełnoetatowy otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w wysokości 2.500 zł oraz zmienną premię miesięczną. Został on w maju 2014 r. ukarany przez pracodawcę karą pieniężną w wysokości 150 zł za niestosowanie pasów zabezpieczających w czasie pracy na budowie. W okresie od lutego do kwietnia 2014 r. otrzymał premie w łącznej wysokości 2.550 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu oraz upoważnił on pracodawcę do zmniejszania zaliczki na podatek dochodowy o kwotę zmniejszającą. Wysokość nałożonej kary:
2.500 zł + (2.550 zł : 3 m-ce) = 3.350 zł,
3.350 zł : 20,83 (współczynnik urlopowy) = 160,83 zł,
150 zł < 160,83 zł.
Przy potrącaniu kar pieniężnych obowiązuje kwota wolna w wysokości 90% wynagrodzenia minimalnego po odliczeniach składkowo-podatkowych, która dla tego pracownika w 2014 r. wynosi 1.113,48 zł (art. 871 § 1 pkt 3 K.p.). Ponadto łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1-3 K.p. W miesiącu ukarania pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2.500 zł oraz premia w kwocie 700 zł. Jego wynagrodzenie po odliczeniach składkowo-podatkowych wyniosło 2.295,76 zł, tj. 3.200 zł – (438,72 zł + 248,52 zł + 217 zł). Maksymalne potrącenie pozwalające na zachowanie kwoty wolnej przy potrącaniu kar porządkowych wyniosło 1.182,28 zł, tj. 2.295,76 zł – 1.113,48 zł. Nałożona kara nie przekraczała dziesiątej części wynagrodzenia do wypłaty:
2.295,76 zł × 1/10 = 229,58 zł,
150 zł < 229,58 zł.
Dopuszczalne było potrącenie kary pieniężnej w pełnej wysokości 150 zł.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 47 (1088) z dnia 2014-06-12
Koszty podatkowe w firmie – wybrane zagadnienia. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
