Generalnie do wystawiania faktur zobowiązany jest sprzedawca. Jednak przepisy o VAT przewidują również możliwość wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez osoby trzecie, czyli zasadniczo przez nabywcę towarów lub usług będącego podatnikiem.
Kto ma prawo wystawiać fakturę?
Możliwość wystawiania faktur przez nabywcę towaru czy usługi, bądź też upoważnioną przez podatnika osobę trzecią, w szczególności przedstawiciela podatkowego podatnika, wskazano w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. W przepisie tym wymieniono warunki, które musi spełnić nabywca, aby mógł udokumentować dokonaną na jego rzecz dostawę towarów czy świadczenie usługi.
W stanie prawnym obowiązującym do końca grudnia 2012 r. jednym z podstawowych warunków umożliwiających nabywcy wystawianie faktur była rejestracja na potrzeby VAT zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy towarów i usług. Tak więc obie strony transakcji musiały być zarejestrowanymi, czynnymi podatnikami VAT.
Od 1 stycznia 2013 r. prawo do wystawiania faktur mają podatnicy VAT czynni, jak i podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy o VAT, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Dodatkowo określono, że faktury mogą wystawiać także podatnicy VAT zwolnieni, jeżeli są zarejestrowani dla potrzeb VAT (§ 4 ust. 2 omawianego rozporządzenia).
Ponadto w § 6 ust. 1 rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r. wskazano, że podatnik, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywający towary lub usługi od podatnika, o którym mowa w § 4, mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury. Tak więc nie jest obecnie istotne, czy sprzedający jest podatnikiem VAT czynnym, czy też zwolnionym z VAT. Dostawa towarów czy świadczenie usługi przez takiego podatnika mogą zostać udokumentowane przez nabywcę.
Przepis ten odzwierciedla postanowienia art. 220 i 224 dyrektywy 2006-12/WE.
Czynności dokumentowane przez nabywców
W § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur wskazano, że nabywca może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury dokumentujące:
- dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu,
- otrzymanie należności, o której mowa w art. 19 ust. 11 ustawy o VAT (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), oraz
- dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w § 26a pkt 2 lit. b) rozporządzenia.
W pkt 3 chodzi o dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce jej prowadzenia, z którego dokonywane są te czynności. Natomiast w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca jej prowadzenia – posiadającego w Polsce stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.
Istotne porozumienie
Z obecnego brzmienia § 6 ust. 1 rozporządzenia wynika, że strony transakcji, które podejmą decyzję o wystawianiu faktur przez nabywcę, muszą wcześniej zawrzeć porozumienie w tej sprawie. Dodatkowo przepis wymaga, aby istniała określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
Warto pokreślić, że do końca 2012 r. przepis ten wymagał, aby podmioty, które zdecydowały się na dokumentowanie transakcji przez nabywców, zawarły odpowiednią umowę w tej sprawie. Z postanowień takiej umowy musiało wynikać upoważnienie nabywcy do wystawiania faktury, w imieniu i na rachunek sprzedającego. Umowa ta określała towary i usługi, w odniesieniu do których nabywca wystawiał faktury w okresie obowiązywania umowy. Ponadto umowa ta zawierana była terminowo, z tym że termin jej obowiązywania nie mógł być dłuższy niż dwa lata. Dodatkowo przepisy zobowiązywały nabywcę towarów czy usług do dostarczenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla nabywcy pisemnej informacji o zawarciu umowy.
Od 1 stycznia 2013 r. nie ma już tak sformalizowanych procedur w zakresie wystawiania faktur przez nabywców. Przepis § 6 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur nie określa ram czasowych obowiązywania takiego porozumienia, ani też formy prawnej, w jakiej ma być ono zawarte.
Wystawianie faktur przez nabywców towarów i usług jest możliwe, jeżeli istnieje porozumienie między stronami transakcji.
Ważne jest to, aby strony transakcji potrafiły udowodnić, że porozumienie takie zostało zawarte i że sprzedawca zatwierdza poszczególne faktury według określonej przez strony zasady. Istotne jest także określenie właściwej procedury akceptacji faktur przez sprzedawcę. Bowiem w sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy. Z kolei nabywca, który dysponuje fakturą wystawioną na podstawie umowy upoważniającej go do jej sporządzenia, ale bez akceptacji sprzedawcy, nie ma prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku (art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT, Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Dodatkowe elementy na fakturze
Faktura wystawiana przez nabywcę towarów i usług na podstawie sporządzonego ze sprzedawcą porozumienia powinna zawierać te same elementy co faktura wystawiana przez sprzedawcę. Zatem powinna zawierać zasadniczo elementy wskazane w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur. Jednak jak wskazano w § 5 ust. 2 tego rozporządzenia, na fakturze tej dodatkowo powinien znaleźć się wyraz „samofakturowanie”.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur… (Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.)
autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 21 (958) z dnia 2013-03-14
Co nowego w przepisach w 2013 r.? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
