Podatnicy nie mają już obowiązku podpisywania faktur, zdarza się jednak, że brak podpisu na fakturze budzi nadal wątpliwości, czy taki niepodpisany dokument może zostać zakwalifikowany jako prawidłowo wystawiony dowód księgowy. Ponieważ takie wątpliwości pojawiły się podczas naszej pracy, dlatego też postanowiliśmy przypomnieć przepisy regulujące zasady wystawiania faktur i dowodów księgowych.

Przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późń.zm.) oraz przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 z późń.zm. ) decydują o tym, czy dokument księgowy, jakim jest faktura VAT, może być uznany za ważny.

Art. 21. ustawy o rachunkowości stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Stwierdzają one dokonanie operacji gospodarczej. Dowody te noszą nazwę dowodów źródłowych i dzielimy je na:

  1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
  2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
  3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów w księgach mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe, które dzielimy na:

  1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie  zbiorczym pojedynczo wymienione,
  2. korygujące poprzednie zapisy,
  3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
  4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza jednak możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie księgowym podpisu wystawcy jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Do odrębnych przepisów można zaliczyć rozporządzenie wykonawcze z dnia 28 marca 2011 w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2011 r. Nr 68 poz. 360) . W § 5 ust. 1 rozporządzenie wymienia, jakie elementy są niezbędne, aby fakturę VAT można było uznać za prawidłowo wystawioną, a tym samym ważną.

Elementy, które muszą znaleźć się na fakturze:

  1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
  3. numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”,
  4. dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
  5. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  6. miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
  7. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  8. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  9. stawki podatku,
  10. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
  11. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  12. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Prawidłowo wystawiona faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, według przepisów ustawy o VAT nie musi zawierać podpisu ani sprzedawcy, ani nabywcy, umożliwiając tym samym zakwalifikowanie nie podpisanej faktury jako dowodu księgowego do ujęcia księgach rachunkowych.

Należy pamiętać, że przepisy przewidują dwa wyjątki od tej reguły, mianowicie faktury VAT RR oraz faktury wystawiane przez nabywców muszą zostać opatrzone stosownym podpisem.

Faktura podpisana daje jednak większą pewność, że jest ona autentyczna. Nie można jednak zmusić wystawcy ani odbiorcy do podpisania faktury. Nie można także uzależniać wydania faktury albo jej przyjęcia od podpisania przez drugą stronę.

Czy warto zatem podpisywać faktury? Zapraszamy do dyskusji.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. z 2011 Nr. 177 poz. 1054 z późń.zm.
  • Rozporządzanie Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. z 2011 r. Nr 68 poz. 360
  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późń.zm.

Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Biblioteka Narodowa nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.

2 komentarzy

  1. biboy 4 listopada 2014 09:44

    Z podpisami lepiej ostrożnie – jak można się przekonać (np. http://www.eporady24.pl/wyslanie_faktury_vat_za_potwierdzeniem_odbioru_a_podpis_odbiorcy,pytania,4,58,1603.html) ludzie nie zawsze słusznie i właściwie interpretują przepisy o fakturach. to śliska materia, lepiej zawsze zachować zapobiegawczy rozsądek ;)

  2. Piotr 23 listopada 2013 10:50

    Witam,

    Z jakiego przepisu wynika konieczność umieszczana na fakturze sposobu płatności tj. gotówka, przelew ?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>