Wraz z nadejściem października rozpoczyna się nowy rok akademicki. W związku z tym wielu pracowników podejmie naukę na różnych kierunkach i w różnych formach dokształcania. To, na jakich warunkach będzie się ono odbywało, w zdecydowanej większości zależy od pracodawcy. Zgoda pracodawcy lub wycofanie się z jakiegokolwiek wsparcia dla dokształcającego się pracownika przesądza o zakresie jego „szkoleniowych” uprawnień.

Ważna zgoda albo jej brak

W aktualnym stanie prawnym określone świadczenia i uprawnienia dla dokształcającego się pracownika zależą od tego, czy pracodawca wyrazi zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez zatrudnionego (bądź wystąpi z inicjatywą w tym zakresie). W takim kontekście kwestię uzupełniania wiedzy i kwalifikacji przez pracownika reguluje art. 1031 K.p., który przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych uznaje zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Z użytego w przepisie sformułowania „za zgodą” nie należy oczywiście wywodzić wniosku, iż pracodawca ma w ręku instrumenty prawne do uniemożliwienia pracownikowi podjęcia nauki na wybranym kierunku. Chodzi raczej o sytuację akceptacji ze strony pracodawcy dla edukacyjnych aspiracji pracownika lub jego „obojętność” i dystans wobec takich planów.

Ustawodawca, wprowadzając kryterium zgody pracodawcy na dokształcanie pracownika, nie zdefiniował, w jaki sposób powinna się ona wyrażać. Dopiero w drodze interpretacji przepisów (prezentowanej m.in. przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej) przyjęto, że może się ona przejawiać przez każde zachowanie pracodawcy, które wskazuje na jego akceptację podjęcia dokształcania przez pracownika. W szczególności za zachowania, które świadczą o takiej zgodzie, uważane jest przyznanie pracownikowi jakichkolwiek świadczeń czy uprawnień o charakterze pieniężnym, na cele związane z nauką. Pracodawca nie musi więc składać oświadczenia o zgodzie na podjęcie nauki przez pracownika – do przyjęcia, że taka zgoda wystąpiła, wystarczające jest przyznanie pracownikowi np. dofinansowania do opłaty za studia. Udzielenie tak rozumianej zgody ma decydujące znaczenie dla zakresu uprawnień pracowniczych związanych z dokształcaniem. Pracownikowi, który ją otrzymał, określone uprawnienia przysługują wprost z ustawy i co istotne, są to uprawnienia o charakterze odpłatnym.

Urlop na wniosek

Pracownikowi, który dokształca się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, określone uprawnienia przysługują na podstawie przepisów Kodeksu pracy, bez konieczności zawierania w tym zakresie umowy szkoleniowej. Te uprawnienia to urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy w celu punktualnego przybycia na zajęcia i uczestnictwa w nich. Oba uprawnienia są odpłatne, tj. pracownik za czas ich wykorzystywania zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę. Co do ich wymiaru to pracownikowi przysługuje:

•  6 dni – na przystąpienie do egzaminów eksternistycznych; potwierdzającego kwalifikacje zawodowe i maturalnego,

•  21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Jeżeli chodzi o zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, to pracodawca udziela go w wymiarze niezbędnym dla zrealizowania celu zwolnienia, tj. punktualnego przybycia przez pracownika na zajęcia i uczestnictwa w nich. Każdorazowo więc wymiar zwolnienia będzie zależał od rozkładu zajęć szkoleniowych.

Omawiając uprawnienie do urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy należy zwrócić uwagę na kwestię wnioskowego charakteru tych uprawnień. Wielu pracodawców obawia się, że udzielenie dokształcającemu się pracownikowi jakiegokolwiek odpłatnego wsparcia spowoduje, że będą musieli zagwarantować mu urlop szkoleniowy w wymiarze określonym w Kodeksie pracy. Nie jest to jednak do końca zgodne z prawdą, obowiązek udzielenia wspomnianego urlopu „aktualizuje się” bowiem dopiero po złożeniu przez pracownika odpowiedniego wniosku. Podobnie jest ze zwolnieniem od pracy – dopóki pracownik nie złoży wniosku o jego udzielenie, pracodawca nie musi tego robić.

Pracownik na studiach podyplomowych nie ma prawa do urlopu szkoleniowego, jeżeli studia te nie kończą się złożeniem i obroną pracy dyplomowej.

Co do innych świadczeń związanych z dokształcaniem, np. dofinansowania do czesnego, kosztów przejazdów, zakwaterowania czy pomocy naukowych, to przysługują one pracownikowi tylko wówczas, gdy strony ustalą tak w umowie szkoleniowej.

Z dystansem do dokształcania pracownika

Pracodawca, który nie zamierza zapewniać pracownikowi urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy w celu dokształcania, musi „pilnować się”, aby podjęte przez niego działania nie zostały zinterpretowane jako wyrażenie zgody na dokształcanie. W praktyce oznacza to niemożność przyznania pracownikowi jakiegokolwiek płatnego świadczenia czy uprawnienia, chociażby chodziło tylko o przyznanie prawa do zwolnień od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Nie wyklucza to przyznania pewnych ułatwień pracownikowi dokształcającemu się całkowicie z własnej inicjatywy, ale zakres tych uprawnień i ich charakter jest o wiele skromniejszy, niż ma to miejsce w przypadku podnoszenia kwalifikacji za zgodą pracodawcy. Pracownikowi podejmującemu naukę bez tej zgody może (ale nie musi) być przyznane zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny (art. 1036 K.p.). Wymiar urlopu lub zwolnienia od pracy powinien wynikać z porozumienia zawartego między pracodawcą a pracownikiem. Przyznanie wskazanych świadczeń i zawarcie porozumienia zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 77 (909) z dnia 2012-09-24

Zasady rozliczania podatku VAT i weryfikacja rozliczeń. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl