Osoba, która w imieniu firmy ma podpisywać e-deklaracje, musi być zgłoszona w urzędzie skarbowym. Trzeba wystawić dla niej pełnomocnictwo na formularzu UPL-1. Jest to niezbędne nie tylko wtedy, gdy elektroniczne rozliczenia ma podpisywać pełnomocnik, ale także ustawowy reprezentant firmy.
Opcja dla firm
Firmy coraz chętniej decydują się na składanie deklaracji podatkowych przez internet, związanych zarówno z ich rozliczeniami jako podatników, jak i płatników. To sposób na optymalizację kosztów.
Przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej, w porównaniu ze stosowaniem tradycyjnej metody rozliczeń, jest tańsze. Potrzeba mniej czasu na przygotowanie deklaracji. Odchodzi podpisywanie i pieczętowanie papierowych formularzy, kopertowanie, wizyta w placówce pocztowej lub w urzędzie skarbowym. Przynosi to również wymierne oszczędności finansowe. Zmniejszają się bowiem wydatki na tonery do drukarek, papier, opłacanie przesyłek, dojazdy do urzędu skarbowego.
Korzystanie z tego rozwiązania nie jest jednak całkowicie bezpłatne. Osoba, która ma podpisywać e-deklaracje w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, musi posiadać bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Taki e-podpis jest produktem komercyjnym. Posługiwanie się nim wymaga zakupu specjalnego sprzętu. Potrzebne są: czytnik kart kryptograficznych z zainstalowanymi sterownikami w systemie operacyjnym, karta kryptograficzna z ważnym kwalifikowanym e-podpisem, skonfigurowana baza certyfikatów systemu operacyjnego. Zestaw standardowy to wydatek około 300 zł (brutto). Do tego cyklicznie dochodzą koszty odnowienia certyfikatu.
Sprzedażą sprzętu do posługiwania się e-podpisem zajmuje się obecnie pięć podmiotów certyfikacyjnych. Ich wykaz można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.
UPL-1 w systemie
E-deklaracje mogą w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej podpisywać uprawnione osoby – reprezentanci ustawowi, np. członek zarządu spółki z o.o., lub pełnomocnik. Muszą jednak legitymować się pełnomocnictwem sporządzonym na formularzu UPL-1.
Dopełnienie takich formalności jest zrozumiałe w przypadku pełnomocników. Wynikają one bowiem z art. 80a Ordynacji podatkowej. Wystawianie pełnomocnictw dla reprezentantów ustawowych nie ma natomiast prawnego uzasadnienia. Ich umocowanie do występowania w imieniu firmy wynika z mocy prawa. Okazuje się jednak, że w każdym przypadku musi być złożone pełnomocnictwo na druku UPL-1 – niezależnie od tego, kto ma podpisywać firmowe e-deklaracje.
Podyktowane jest to technicznymi rozwiązaniami systemu e-Deklaracje. Autoryzacja i weryfikacja przesyłanych dokumentów odbywa się automatycznie. Informacje znajdujące się w systemie są porównywane z danymi z certyfikatu podpisu elektronicznego użytego do złożenia podpisu. W systemie e-Deklaracje muszą więc być dane osoby uprawnionej do podpisywania dokumentów w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Obecnie, ze względu na brak integracji systemów informatycznych, jedynym sposobem ich przekazania jest złożenie UPL-1.
Może to prowadzić do kuriozalnych sytuacji. Jeżeli np. do reprezentowania spółki z o.o. uprawniony jest jednoosobowo prezes, sam siebie upoważnia do podpisywania e-deklaracji. Formularz UPL-1 musi być bowiem podpisany zgodnie z reprezentacją wynikającą z KRS (ewentualnie udzielonym w tym zakresie pełnomocnictwem).
Przyjęta procedura
UPL-1 sporządza się w formie papierowej. Wypełniony formularz należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników (szczegóły w ramce). Nie wiąże się to z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej.
Druki UPL-1 i OPL-1 można pobrać ze strony internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.
UPL-1 musi wpłynąć do urzędu skarbowego przed wysłaniem przez internet pierwszego rozliczenia. Urzędnicy potrzebują czasu na sprawdzenie podanych danych pod kątem formalnym i merytorycznym, a następnie wprowadzenie ich do systemu e-Deklaracje. Zazwyczaj wystarcza na to jeden dzień, ale zdarza się, że weryfikacja trwa 3-4 dni.
Pełnomocnictwo składa się raz. Nie trzeba go przedkładać we wszystkich urzędach skarbowych, do których firma wysyła deklaracje. Jest ważne dla wszystkich rodzajów deklaracji, zeznań i informacji składanych w formie elektronicznej przez cały okres, na jaki zostało ustanowione.
Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji może być w każdej chwili odwołane. Zawiadomienie informujące o tym składa się na formularzu OPL-1 w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników.
Urząd skarbowy właściwy w sprawach ewidencji podatników i płatników dla:
- podatników VAT, niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku – urząd skarbowy właściwy w sprawach podatku od towarów i usług,
- jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia z VAT – urząd skarbowy właściwy ze względu na ich siedzibę lub miejsce wykonywania działalności,
- pozostałych podatników będących podatnikami podatku dochodowego – urząd skarbowy właściwy w sprawach tego podatku,
- pozostałych podatników niebędących podatnikami podatku dochodowego – urząd skarbowy właściwy ze względu na ich miejsce zamieszkania lub siedzibę, a jeżeli nie mają miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce – Drugi Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście,
- płatników podatków niebędących jednocześnie wymienionymi wyżej podatnikami – urząd skarbowy właściwy ze względu na ich miejsce zamieszkania lub siedzibę, a w pozostałych przypadkach – Drugi Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)
autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 50 (987) z dnia 2013-06-24
Porady ekspertów na temat rozliczania kosztów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
Dzień dobry, Prezes Fundacji prosił mnie o rozliczanie deklaracji VAT-7 w imieniu Fundacji. Mam wykupiony podpis elektroniczny jednak po zalogowaniu się do systemu MF wyskakuje mi deklaracja VAT-7 z zaznaczona opcją „Osoba fizyczna” i wpisanymi moimi danymi, których nie mogę zlikwidować.
Jak mam uruchomić deklarację, aby zaznaczona była kratka „Podatnik niebędący osoba fizyczną” i wpisana nazwa Fundacji?
Czy w państwie prawnym ministerstwo finansów może żądać pełnomocnictwa UPL-1 od osób będących pełnomocnikami z mocy prawa ?