Po zawarciu ze zleceniobiorcą umowy zlecenia na zleceniodawcę spada szereg obowiązków względem ZUS. Jednym z nich jest ustalanie rodzajów i charakteru ubezpieczeń, którym podlega osoba wykonująca u niego zlecenie. Aby zleceniodawca mógł ustalić to w sposób prawidłowy, powinien dysponować odpowiednimi informacjami. Musi je pozyskać od zleceniobiorcy.

Ozusowanie zleceniobiorcy

Zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń dokonuje zleceniodawca. Powinien to zrobić w ciągu 7 dni od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania. Musi jednak ustalić rodzaj i charakter ubezpieczeń, do których należy go zgłosić.

Ustalenie tego jest proste w przypadku, gdy wykonywana umowa zlecenia stanowi dla zleceniobiorcy jedyne źródło zarobkowania. Wówczas należy go zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz ubezpieczenia wypadkowego i zdrowotnego, na jednym druku – ZUS ZUA. Jako datę objęcia tymi ubezpieczeniami należy w nim podać dzień oznaczony w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania.

Podlegając obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, osoba wykonująca zlecenie może przystąpić dobrowolnie, na swój wniosek, do ubezpieczenia chorobowego. Zleceniodawca powinien więc ustalić ze zleceniobiorcą czy chce on, aby zgłosić go do tego ubezpieczenia i ewentualnie od kiedy. Należy zaznaczyć, że nie w każdym przypadku jest możliwe objęcie zleceniobiorcy dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym od wnioskowanego przez niego dnia. Objęcie nim następuje co prawda od dnia wskazanego we wniosku, lecz nie wcześniej niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony w ZUS. Wyjątek od tej zasady stanowi zgłoszenie takiego wniosku w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych (tu: w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania zlecenia).

Dodatkowe zatrudnienie

Dla niektórych zleceniobiorców umowa zlecenia stanowi – np. obok pracy na etacie – dodatkowe źródło zarobkowania. Aby prawidłowo ustalić, do jakich obowiązkowych ubezpieczeń należy zgłosić zleceniobiorcę w ZUS, zleceniodawca powinien posiadać informację o wysokości oskładkowanego przychodu uzyskiwanego przez niego ze stosunku pracy. Nie musi on podawać konkretnej kwoty. Ważne jest natomiast, aby podał (składając np. oświadczenie w tej sprawie) czy uzyskuje z pracy na etacie przychód podlegający składkom ZUS (czyli taki, od którego pracodawca nalicza mu składki emerytalno-rentowe) przynajmniej w kwocie minimalnej płacy. Jeśli tak, to wówczas z racji wykonywanego zlecenia obowiązkowe jest dla niego tylko ubezpieczenie zdrowotne. Do ubezpieczeń społecznych (emerytalno-rentowych) zleceniodawca zgłosi go tylko na jego wniosek.

Gdyby natomiast zleceniobiorca wskazał w oświadczeniu, że jego przychód z pracy na etacie jest niższy niż minimalne wynagrodzenie, wówczas ze zlecenia taka osoba musiałaby być zgłoszona – jako zleceniobiorca – nie tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, ale również do ubezpieczeń społecznych (emerytalno-rentowych i wypadkowego; do chorobowego – dobrowolnie).

Podobnie jest w przypadku jednoczesnego wykonywania kilku umów zlecenia. Wówczas osoba je wykonująca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym tylko z jednej umowy zlecenia (z każdej następnej takiej umowy składki społeczne może mieć naliczane, jeśli tego chce). Ze wszystkich umów zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. W tym przypadku (do końca bieżącego roku) nie jest istotna wysokość wynagrodzenia uzyskiwanego przez zleceniobiorcę z poszczególnych umów zlecenia.

Urlop macierzyński

Jeśli zleceniobiorca jest zatrudniony w innej firmie na podstawie umowy o pracę, trzeba też ustalić, czy czasami nie przebywa on na jednym z urlopów związanych z rodzicielstwem, w czasie których jest wypłacany zasiłek macierzyński (patrz ramka).

Osoba wykonująca umowę zlecenia, pobierająca zasiłek macierzyński np. z etatu, podlega bowiem obligatoryjnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, a nie z tytułu wykonywanego zlecenia. W takim przypadku ze zlecenia podlega wyłącznie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Umowa z uczniem i studentem

Zawierając umowę zlecenia z młodą osobą, która nie ma jeszcze ukończonych 26 lat, należy ustalić czy nie jest ona uczniem lub studentem. Taki zleceniobiorca z racji wykonywanego zlecenia nie podlega bowiem jakimkolwiek ubezpieczeniom i nie należy go w ogóle zgłaszać w ZUS. Warto jednak, aby posiadany status ucznia lub studenta zleceniobiorca poświadczył składając na tę okoliczność oświadczenie. Bezpieczniej jednak będzie, gdy zleceniobiorca potwierdzi posiadany status ucznia/studenta, przedkładając zleceniodawcy zaświadczenie ze szkoły lub uczelni albo kserokopię aktualnej legitymacji szkolnej/studenckiej.

Skutki posiadania błędnych informacji

Pozyskanie w momencie zawarcia umowy zlecenia odpowiednich informacji służących do prawidłowego zgłoszenia zleceniobiorcy w ZUS to nie wszystko. Ważna jest też ich bieżąca aktualizacja w razie ewentualnej zmiany stanu faktycznego podanego przez zleceniobiorcę w złożonym przez niego uprzednio oświadczeniu. Pozwoli to zleceniodawcy uniknąć w przyszłości korygowania dokumentów ubezpieczeniowych, a niekiedy nawet dopłaty składek wraz z odsetkami za zwłokę. Warto uczulić osoby wykonujące umowę zlecenia, aby na bieżąco informowały zleceniodawcę np. że została z nimi rozwiązana umowa o pracę, zakończyły wykonywanie umowy zlecenia w innej firmie, z której miały opłacany „pełny” ZUS albo że zawiesiły prowadzenie działalności gospodarczej i jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych stała się dla nich umowa zlecenia.

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 25 (1170) z dnia 2015-03-26

Rozliczanie umów cywilnych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl