W praktyce dość często pojawiają się sytuacje, w których sprzedawca jest zmuszony do korekty sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej, np. w związku z popełnionym błędem czy wymianą lub zwrotem towaru. Podatnik nie ma fizycznej możliwości zarówno poprawy powstałego błędu, jak i zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów. Korekta taka powinna być więc dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych.

Zwroty towarów i uznane reklamacje

Z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wynika, że w kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

W przypadku zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów czy usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, zwroty te, zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia, należy ująć w odrębnej ewidencji zawierającej:

1) datę sprzedaży,

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

3) termin dokonania zwrotu towaru bądź reklamacji towaru lub usługi,

4) wartość brutto zwracanego towaru bądź wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość VAT należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru bądź reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Tak więc zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części zapłaty z tytułu sprzedaży, podatnik ujmuje w odrębnej ewidencji (przykład 1). Następnie, w celu określenia wysokości podatku należnego z tytułu zaewidencjonowanej przy pomocy kasy sprzedaży, koryguje o te wartości dane pochodzące z raportu fiskalnego (okresowego).

Warto także dodać, że w praktyce podatnicy mogą mieć wątpliwości, co należy rozumieć pod pojęciem „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Na pewno dokumentem takim jest paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu. Jednak czy w przypadku zwrotu towaru przez klienta, który nie posiada paragonu fiskalnego dokumentującego dokonanie sprzedaży tego towaru, można wykorzystać inne dokumenty potwierdzające fakt sprzedaży?

Organy podatkowe uznają, że tak. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 28 lutego 2017 r., nr 2461-IBPP3.4512.79.2017.1.EJ, wyjaśnił, że w przypadku braku paragonu dopuszczalne jest np. odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie. Innym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), czy też przedstawienie przez klienta dowodu zapłaty kartą kredytową, dowodu dokonania przelewu na konto sprzedawcy, bądź przedłożenie karty gwarancyjnej. Dowody te potwierdzają i dowodzą, że towar lub usługa zostały zakupione w danym dniu, u danego sprzedawcy.

Korekta błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży

Zasady dokonywania korekty obrotu w związku z wystąpieniem oczywistej pomyłki zostały wskazane w § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas. W myśl tego przepisu, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznej jej korekty poprzez ujęcie w odrębnej ewidencji:

• błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
• krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Ponadto podatnik zobowiązany jest do ponownego zaewidencjonowania przy zastosowaniu kasy sprzedaży, ale już w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 6 rozporządzenia) – przykład 2.

Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26 marca 2014 r., nr IPPP2/443-46/14-4/KBr, przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej. Przykładem takiej pomyłki może być np. pomyłka w ilości towaru lub pomyłka w cenie towaru. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było. Za oczywistą pomyłkę należy uznać też przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8% naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach. Oczywista pomyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a „oczywistość” pomyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów.

Zwrócić także należy uwagę, że w sytuacji, gdy popełniono oczywistą pomyłkę, podatnik w celu dokonania jej korekty jest zobowiązany dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła ta pomyłka. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 2 listopada 2015 r., nr ILPP2/4512-1-554/15-5/MR, wyjaśnił, że jeżeli do ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas, nie zostały dołączone oryginały paragonu fiskalnego, to podatnik-sprzedawca powinien posiadać inne dokumenty świadczące o stanie faktycznym. Jak podkreślił organ interpretujący, w sytuacji, kiedy podatnik nie dysponuje oryginałem paragonu, ponieważ np. zaginie, ulegnie zniszczeniu, zostanie wydany klientowi, z którym po transakcji sprzedaży nie ma ponownego kontaktu – może skorygować obrót z tytułu sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy fiskalnej przy założeniu, że podstawą prawidłowego sporządzenia rozliczenia jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej, udokumentowany rzetelnymi dowodami i wynika z zapisów zawartych w prowadzonych urządzeniach księgowych.

Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W takiej sytuacji organ podatkowy uznał, że podatnikowi w związku z opisanymi pomyłkami ujawnionymi w wyniku samokontroli lub w wyniku zgłoszenia przez klienta przy żądaniu wystawienia faktury przysługuje uprawnienie do korekty, pomimo nieposiadania oryginału paragonu. Warunkiem jednak jest udokumentowanie tych zdarzeń innymi wiarygodnymi dowodami.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 29 (1383) z dnia 2017-04-10

Obowiązki i uprawnienia Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI). Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl