Wyjazdy pracowników w ramach zagranicznej podróży służbowej już dawno straciły swój incydentalny charakter, a w niektórych zawodach są one wręcz normalnym sposobem wykonywania pracy. Przykładem tego są kierowcy w transporcie międzynarodowym, regularnie wykonujący przewozy za granicą. Przy okazji zagranicznych wyjazdów służbowych pojawia się jednak konieczność rozliczenia nie tylko zagranicznej, ale również krajowej części tej podróży, co w praktyce kadrowej przysparza wielu wątpliwości.

Podróż krajowa w związku z zagraniczną

W przypadku zagranicznej podróży służbowej w zdecydowanej większości mamy do czynienia z „mieszaną” podróżą, w której wyjazd zagraniczny jest poprzedzony i zakończony podróżą krajową. Te krajowe odcinki, mimo że integralnie złączone z zagraniczną podróżą służbową, podlegają przepisom regulującym podróże krajowe. Wprawdzie określają one wysokość diety za taką podróż i regulują zasady ustalania innych świadczeń z tytułu podróży, jednak nie odnoszą się do metodyki rozliczania krajowych odcinków podróży służbowej dla celów wyliczenia diety.

Wybranie konkretnej metody ma niebagatelny wpływ na wynik obliczeń. Biorąc pod uwagę, że podróż krajowa trwająca poniżej 8 godzin nie powoduje prawa do diety, a odbyta w przedziale czasowym od 8 do 12 godzin daje pracownikowi tylko „połówkę” diety, przyjęcie zasady oddzielnego rozliczania krajowych odcinków zagranicznej podróży służbowej spowoduje ustalenie diety w niższej wysokości lub jej brak. Z kolei sumowanie wspomnianych odcinków przysporzy pracownikowi więcej diet lub dietę w wyższej wysokości.

Przepisy uzupełnione interpretacją

Mimo ważkości problemu rozliczania krajowej części podróży zagranicznej, przepisy nowego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi (…) z tytułu podróży służbowej nie odnoszą się jednoznacznie do tej kwestii. Do 28 lutego 2013 r. regulacje poprzednio obowiązującego rozporządzenia dotyczącego podróży służbowej krajowej w ogóle nie odnosiły się do omawianego problemu. Natomiast od 1 marca br. , kiedy to weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie podróży służbowych, zaczął obowiązywać § 21 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na terenie kraju, odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy dotyczące krajowej podróży służbowej. Problematyczne jest jednak to, że nie wskazują one, jak liczyć krajowe odcinki zagranicznej „delegacji”.

Wobec lakoniczności przepisów stanowisko w sprawie nurtujących wielu pracodawców wątpliwości zajął Główny Inspektorat Pracy i Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Główny Inspektorat Pracy od samego początku opowiadał się za rozdzielnym traktowaniem krajowych odcinków zagranicznej podróży służbowej, chyba że odbyłaby się ona w obrębie tej samej doby podróży (pismo z dnia 2 lutego 2009 r., znak: GPP-417-4560-10/09/PE/RP). Stanowisko to nie uległo zmianie. Co do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, to w pierwszej swojej ocenie uznało ono, iż sumowanie odcinków jest dopuszczalne (pismo z dnia 3 lutego 2009 r.). Po zmianie przepisów z zakresu podróży służbowych wyraźnie zmieniło jednak swój pogląd przyjmując, iż krajowe odcinki należy rozliczać rozdzielnie. Aktualnie więc stanowiska urzędów pozostają zasadniczo zbieżne, nakazując oddzielne traktowanie krajowej części podróży zagranicznej.

Przy rozliczaniu krajowych odcinków podróży zagranicznej stosuje się regulacje o pomniejszaniu diety w razie zapewnienia bezpłatnego posiłku.

Zasada korzyści nie w każdym przypadku

W prawie pracy obowiązuje tzw. zasada korzyści, która pozwala na ukształtowanie warunków zatrudnienia pracownika w sposób korzystniejszy niż to wynika z przepisów powszechnie obowiązujących (ustaw i rozporządzeń). Podstawą prawną jej stosowania jest art. 9 K.p., który stanowi, że postanowienia przepisów zakładowych (statutów) nie mogą odbiegać na niekorzyść od regulacji ustaw i rozporządzeń. W praktyce pracodawcy korzystają z tej zasady podwyższając pracownikom określone świadczenia ponad ich ustawowy poziom (np. przyznając wyższą niż kodeksowa odprawę emerytalną). Powstaje jednak pytanie, czy przy pomocy zasady korzyści można wprowadzać do regulaminów zakładowych lub umowy o pracę zupełnie odmienne niż w powszechnych przepisach zasady obliczania określonych świadczeń. Przykładowo, czy można wprowadzić zakładową regułę, że krajowe odcinki podróży zagranicznej rozlicza się łącznie (co w efekcie będzie korzystniejszym rozwiązaniem dla pracowników).

Analizując możliwość wprowadzenia takiego postanowienia do aktów wewnątrzzakładowych należy zauważyć, że zasada korzyści odnosi się w pierwszej kolejności do korzystniejszego uregulowania przysługujących pracownikowi świadczeń lub uprawnień. Jej przedmiotem na ogół nie jest metodyka ustalania (wyliczania) określonych świadczeń. Metodyka w dużym stopniu regulowana jest przez odpowiednie rozporządzenia. Pracodawca może więc np. przyznać pracownikom wyższy niż kodeksowy wymiar urlopu, ale nie powinien raczej wprowadzać odmiennych niż przyjęte w rozporządzeniu zasad wyliczania wynagrodzenia urlopowego. Uznanie, że na zasadzie korzyści można odmiennie ustalać przewidziane już w ustawach lub rozporządzeniach reguły wyliczania określonych świadczeń może okazać się wątpliwe, nawet jeżeli byłoby to korzystniejsze dla pracownika. Wprawdzie w zakresie sposobu wyliczania krajowych odcinków podróży zagranicznej w ogóle brak jest regulacji, która wprowadzałaby metodykę ich rozliczenia, to jednak, w świetle zaprezentowanych stanowisk urzędów, przyjęcie zasady ich sumowania jako określonego sposobu wyliczania diety, może być dyskusyjne.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 58 (995) z dnia 2013-07-22

Podróże służbowe w 2013 r. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl